メールを開くと負けである。とPowerShellを使って"朝真っ先にやるべきこと通知システム"を限られた環境で構築した筆者であったが、すこぶる順調でこれは良いと満足している。なぜメールを開くと負けなのか？と言えば、ひとえに"量"の問題だ。

秒単位で受信するメールでは、開くたびに重かったり、送信メール文面が飛んだりとやはり"非機能要件"にも若干の不安を感じてしまう。ハードウェアやネットワークのスペック向上には、絶対的な信頼と渇望がある。メールがビジネスの最重要ツールであることには代わりないため、このような状態で朝一から没入してしまうと、他のタスクが思わず後ろ倒しになるのだ。

最近、筆者は一部のメール環境がOutlookに変わったことにより、10年以上ぶりにメールUIが変わっている。当時とは大きく変わりメニューや機能もかなり違う。機能が豊富なことは良いのだが、振り分け方法や個別のメール表示方法も複雑になり、メール処理に苦戦。輪をかけて相当な時間を取られてしまっていた。

大量メールにOutlookのMicrosoft 365 Copilot

そんななか、光明が指す機能がある。やはり、AIを活用する機能だ。Microsoft 365 Copilotがメール環境で使えるようになったため、彼と壁打ち談義を重ねながら、思わず忘れていた機能に改めてたどり着いた。"返信が必要なメールを抽出できます"とCopilot。そう言えば、まっさきにAIメール環境をGmailで試してはいたが、Outlook環境で試したことは無かった。

返信が必要なメールを抽出して

としてみたところ、

  • "返信が必要なメールを抽出して"とプロンプト

    "返信が必要なメールを抽出して"とプロンプト

  • 即座の対応が求められるものを判断してピックアップ

    即座の対応が求められるものを判断してピックアップ

  • 即座ではないが対応しておいたほうがいいよ！というメールも候補としてあげてくれる

    即座ではないが対応しておいたほうがいいよ！というメールも候補としてあげてくれる

過信はできないが、筆者の大量メール環境でも返信が必要なメールをうまくピックアップ。より細かな文言や設定をプロンプトで指示し、"リスト化して"とすれば、メールへの直接リンクをCopilot上に一覧で示してくれるわけだから、大量メールで困っているような場合には奏効しそうだ。

ただし、つぶさに振り分け設定をしていくことはフォルダの視認性も相まって重要な所作である。時間はかかってしまうが、引き継がれなかったフォルダの振り分け設定を地道にまた構築していこう。