チームやプロジェクトの管理に便利なGoogleカレンダーの共有機能を活用しよう

Googleカレンダーの共有機能

Googleカレンダーには自分の予定を登録して表示するだけでなく、他のカレンダーを追加して共有することも可能です。その代表例が「日本の祝日」で、初期状態からこのカレンダーが追加されているおかげで、手動で登録する手間なく祝日をチェックできるようになっています。

カレンダーは祝日などのように汎用的なものだけでなく、他のユーザーのカレンダーを追加することも可能です。それゆえ例えば管理職の人などが、部下のカレンダーを追加しておき予定を把握するといった使い方もできます。

他のユーザーのカレンダーを追加するには、左ペインにある「他のカレンダー」の右隣にある「+」をクリックした後に「カレンダーに登録」を選びます。

するとカレンダーを追加したいユーザーを入力する画面が現れるので、そこにメールアドレスを入力して追加します。相手がカレンダーの公開を許可していれば、自身のカレンダーに追加したユーザーの予定が表示されるようになります。

もちろん、他人に勝手に予定を見られては困るという人も多いので、カレンダーの内容を公開するかどうかはユーザー側で設定可能です。カレンダー全体の公開・非公開を設定するにはまず、マイカレンダーにある自身の予定にマウスカーソルを合わせ、メニューボタンを押した後に「設定と共有」を選択します。

設定画面が現れたら、「予定のアクセス権限」を選ぶことでカレンダーの公開範囲と権限を設定できます。無料/Individual版ユーザーの場合は一般公開するか否かの設定のみですが、それ以外のユーザーの場合は「〇〇で利用できるようにする」にチェックを入れることで、自身が属している組織内のユーザーに公開するかどうか、そして公開時にどこまでの情報にアクセスできるかなどの権限も設定可能です。

この設定でカレンダーを公開状態にしていたとしても、個別の予定だけを非公開にするということももちろん可能です。予定の作成画面で公開範囲を「非公開」にして登録すれば、その予定だけは他のユーザーに表示されなくなることから、他人には知られたくないプライベートの予定などを登録しておくのに便利です。

チームやプロジェクト専用のカレンダーを作成する

個々のユーザーを直接追加するのは抵抗があるという場合は、チームやプロジェクト専用のカレンダーを作成し、そちらで予定を共有するといった使い方も可能です。カレンダーを作成するには、先のカレンダーを追加する際の操作と同様に「他のカレンダー」の右隣にある「+」を押した後、「新しいカレンダー」を選びます。

カレンダー作成画面が現れるので、名前と説明を入力して「カレンダーを作成」をクリックするれば新しいカレンダーを作成できます。

作成したカレンダーに予定を追加するには、予定の作成画面で作成したカレンダーを選び、通常通り予定を作成するだけでOKです。

さらに、作成したカレンダーを他のメンバーと共有するには、左ペインにあるそのカレンダーにマウスカーソルを合わせ、メニューボタンを押してから「設定と共有」を選択します。

続いて「特定のユーザーとの共有」を選び「ユーザーの追加」をクリックします。

ダイアログが現れたら追加したいユーザーのメールアドレスを入力し、さらにそのユーザーに付与する権限を選び「送信」をクリックします。

そのユーザーに下のようなメールアドレスが送られるので、送られた人は「このカレンダーを追加」をクリックすることでカレンダーを追加し、共有できるようになります。ちなみに先の権限で「予定の変更」を付与すれば、そのユーザーがカレンダーに予定の追加や変更ができるようになりますし「変更および共有の管理権限」を付与すれば、そのユーザーもカレンダーにメンバーを追加することが可能になります。

なお、追加したカレンダーは左ペインに表示されているそのカレンダーのチェックボタンをクリックすることで表示・非表示を切り替えられるため「予定が多くてカレンダーが見づらい」と感じた時は一時的に非表示にすることもできます。また、カレンダーの右側の「×」をクリックすれば登録解除も可能なので、不要になったカレンダーは適宜解除するのがいいでしょう。