「アドオン」を使ってGmailとほかのサービスとの連携を強化する

今回は久しぶりにWeb版のGmailに関する機能について説明していきましょう。触れていきたいのは「アドオン」についてです。

アドオンとは、グーグル以外のさまざまな企業がGmailに独自の機能を追加できるプラグインのこと。

第32回で紹介した、Gmailを便利にするChromeの機能拡張に似ていますが、大きく異なるのはブラウザに依存することなく機能追加できることです。

それゆえ、アドオンではChromeの通知機能のように特定のブラウザに依存した機能を使うことはできませんが、SafariやEdge、Firefoxなどの各ブラウザを使用していてもGmailへの機能追加ができるというのはメリットと言えるでしょう。

では、実際にアドオンを追加し、利用するための方法について説明したいと思います。ここでは、GmailからDropboxの一部機能が利用できる「Dropbox for Gmail」を例に挙げて説明していきましょう。

まずは、Gmailの設定画面を呼び出し「アドオン」タブを選んだ後に「アドオンを取得」をタップします。

• 設定画面から「アドオン」タブ(1)を選び、「アドオンを取得」(2)をクリック

すると「G Suite Marketplace」というウィンドウが開き、アドオンの一覧が表示されるので、画面をスクロールして「Dropbox for Gmail」をクリックします。

• アドオンの画面が現れたら、追加したいアドオンを選んでクリックする

その後、アドオンの詳細画面が現れるので、「インストール」をクリックします。

• アドオンの詳細画面が現れたら「インストール」をクリック

アドオンを利用するのにGoogleサービスに関する何らかの権限が必要な場合は、ダイアログが現れるので「続行」をクリックします。

• アドオンにGmailの権限が必要な場合はこのようなダイアログが現れるので、「続行」をクリック

続いて、アドオンを使用するアカウントを選択します。

• Gmailに使用しているアカウントを選択する

その後、権限を確認した後「許可」をクリックすると、アドオンが使えるようになります。

• 権限を確認して「許可」をクリックする

インストールされたアドオンは、基本的に右端のバーにアイコンとして追加されるので、利用する場合はアイコンをクリックします。

• アドオンを使用するには、右端のバー上にあるアイコンをクリックする

Dropbox for Gmailの場合は、Dropboxを利用するためのログイン作業が必要になります。登録しているメールアドレスとパスワードを入力してログインします。

• ログイン画面が現れたら、Dropboxのアカウントでログインする。Googleのアカウントを使っているなら、「Sign with Google」でログインすることも可能だ

続いてDropbox側にアドオンを利用するための許諾を与える必要があることから、このような画面が現れたら「Allow」をクリックするとアドオンの利用が可能になります。

• Dropbox側でアドオンの利用を許可するため「Allow」のボタンを押せば、アドオンの利用が可能になる

ちなみに、Dropbox for Gmailで使える機能は大きく2つあります。1つ目は、Gmailに添付された画像などのファイルをDropboxに保存すること。添付ファイルのあるメールを開いてアドオンを呼び出すと、添付ファイルの一覧が現れるので、保存したいファイルをクリックします。

• 添付ファイルのあるメールを開いてアドオンを呼び出し、保存したいファイルを選択する

するとファイルを保存するフォルダを選ぶ画面に切り替わるので、フォルダを選んで「保存」をクリックすれば、Dropboxにファイルを保存できます。

• 保存したいフォルダを選んで「保存」をクリックすれば、Dropbox上に添付ファイルを直接保存できる

そして2つ目は、メール送信時にDropboxのファイルをリンクとして添付できること。アドオンをインストールするとメール送信画面にDropboxのアイコンが現れるので、それをクリックします。

• アドオンをインストールするとメール送信画面にDropboxのアイコンが現れるので、それをクリックする

Dropbox内のファイル一覧が現れるので、ここから添付したいファイルを選ぶと、そのファイルに直接アクセスできるリンクを添付することができます。

• Dropbox内のファイル一覧が現れるので、選択することでそのファイルへのリンクを添付できる

Gmailで提供されているアドオンの内容を見ると、海外向けのものが多くを占めているようで、日本のGmailユーザーが利用できる、あるいは利用しやすいアドオンは数が少ないというのが正直な所です。

しかし、Dropboxだけでなく「Evernote」「Box」「Slack」など、日本でも人気のビジネス関連サービスを、Gmail上から利用しやすくするアドオンがいくつか揃っているので、対応するサービスを使っている人なら、アドオンを有効活用してみるといいのではないでしょうか。