ゴルフとメールの18の共通点

今週、バラクーダネットワークスは、ネバダ州リノにあるモントローゴルフ&カントリークラブで開催されるPGAツアーにおいて、バラクーダチャンピオンシップのスポンサーを務めます。ゴルフでは、ゴルフ用品、コース戦略、コースの場所、一緒にプレイする人、一緒にプレイしない人など、さまざまなオプションが存在し、さまざまな意思決定を行う必要があります。特に、筆者にとって重要なのは、プレイ中に何を飲むか、です。筆者の場合はハイネケンを飲むのですが、他のオプション同様、それぞれさまざまな意見があるでしょう。メールの管理方法も同じです。今日は、バラクーダチャンピオンシップの初開催を記念して、ゴルフとメールの共通点についてお話ししましょう。

フロントナイン：前半

1番ホール：ボールはどこへ？

筆者はゴルフをかなりプレイしますが、かなりの数のボールをなくしています。筆者はこれを、避けがたい人生の現実として受け入れていますが、Costcoのおかげで安く購入しています。完璧なスイングをイメージするものの、実際のスイングとは、ティーとピンの間ほどの差があります。 その結果、ラフ、林の中、芝、雑草など、フェアウェイに沿ってボールを探して歩くことになります。そのうち、「ボール探し」がミッションになってしまいます。メールシステムにも、これと非常に似た特徴があります。ほとんどの場合、メールはサーバに送信されますが、バックアップテープやディスクに保存されることもあります。もちろんこれは問題ありません。しかし時間の経過とともに、メールがフェアウェイから逸れてラフに入ってしまうことがあります。ラフに打ち込んだボールを探すのは大変ですが、このようなメールを他のメールの中から探し出すのも非常に困難です。しかし、ボールの位置をコース上で正確に特定できる検索ツールがあればどうでしょうか？その機能を備えているのがメールアーカイブです。メールアーカイブは、必要なものだけを保管し、不要な「雑草」をすべて処理してくれます。アーカイブしたメールはインデックス付きで保管されるので、簡単なインターフェイスを使って2年前のメールもすぐに見つけることができます。また、eディスカバリが格段に容易になります。

2番ホール：古いクラブと新しいクラブを両方持っていく？

新しいクラブを購入したときのことを思い出してください。ゴルフバッグに、新しいクラブと一緒に古いクラブも入れておきましたか？もちろん、そのようなことはしないはずです。古いクラブは、子供や妻にあげたり、物置に保管しておくのではないでしょうか。これを、メールに当てはめて考えてみましょう。メールサーバのアップグレードを計画中、または実際にアップグレードしたことのある方は、メールサーバ内のレガシーメールはどのように処理しましたか？新しいサーバにすべて移行しましたか？移行した場合、なぜ移行したのでしょうか？古いメールを移行することは、古いクラブをすべて持っていくようなものです。そのようなことをすれば、重くて疲れてしまい、プレイにも影響するでしょう。アップグレード後に古いメールを新品のメールサーバに移行する場合も、同じことが起こります。新しいサーバが64ビットのハイパフォーマンスマシンであったとしても、そのうち古いメールが原因でパフォーマンスは低下してしまうでしょう。例えて言えば、ポルシェでキャンピングカーを引っ張るようなものです。このような場合には、移行前にメールアーカイブを実装しておくと、アップグレード／移行プロセスが効率よく進むだけでなく、レガシーメールの影響を受けることなく、新しいメールシステムのパフォーマンスを最大限に引き出すことができます。古いメールをすべて安全に保管できるだけでなく、インデックスが割り当てられるので、Outlookやモバイルデバイスから時間や場所を問わずアクセスできます。特定のメールの開示を求められた場合でも、簡単に検索できます。上記の「1番ホール」をご覧ください。

3番ホール：同じホールはない

コースの設計者は、大変なエネルギーと時間をかけて、すべてのコースで異なる設計を行い、攻略しにくく特徴的なコースにしようとします。コースの設計では、障害物、ドッグレッグ、カーブ、ベンド、林、ヒル、池など、さまざまな特徴を盛り込みます。たとえば筆者は、野生のキツネ、七面鳥、ガチョウが歩き回るコースでプレイした経験があります。このように趣向を凝らしたコースであれば、何度プレイしても楽しいものです。ゴルフコースのホールと同様に、メールも1つとして同じものはありません。サイズ、添付ファイル、社内／社外など、メールにはさまざまな特徴がありますが、最も重視すべき点は重要度です。最小公倍数的な保持ポリシーを全社で適用してしまうと、将来的に問題が発生するでしょう。保持ポリシーには、法規制や社内規定などさまざまなものがありますが、Barracuda Message Archiverがあれば、アーカイブポリシーを組織のニーズに合わせてカスタマイズし、適用できます。たとえば、コンテキスト、ヘッダ、添付ファイルに基づいてポリシーを定義することが可能です。さきほどは「1つとして同じメールはない」と説明しましたが、共通点もあります。特に、添付ファイルはその1つです。Barracuda Message Archiverは、シングルインスタンスストレージと呼ばれる重複排除機能を備えており、新しいメールと古いメールの両方が実行対象になります。この機能は、高額なティア1ストレージの容量節約と、メールデータのバックアップ時間の短縮で威力を発揮します。

4番ホール：誰もがエキスパートに！

一緒にコースを回る人は、あなたのスタンス、スイング、そしてプレイ全体を見て、評価します（評価結果をあなたに言うか言わないかは別ですが）。つまり、誰もがエキスパートなのです。これは、メールを取り扱う方法にも当てはまります。メールの取り扱いについては、永久保存すべきだ、すぐに削除した方がよい、などさまざまな意見があります。また、カテゴリを作成してメールを分類させたとしても、ドロップダウンメニューの一番上に「パーソナル」というカテゴリがある場合、メールの99%が「パーソナル」というカテゴリに分類されてしまうだろう、という意見もあります。このような場合、メールアーカイブがあれば、ルールの適用、ベストプラクティスの提案、効率化など、データセンターのエキスパートとして威力を発揮します。Barracuda Message Archiverは、法務担当者、エグゼクティブ、人事部が求めるポリシーに従って、確実に例外なくアーカイブ作業を行います。

5番ホール：ゴルフクラブのようなアプライアンス

ゴルフバッグには最大14本のクラブが入っていますが、それぞれのショットにどのクラブを使うかは悩みどころです。実際には、プレイしていくうちに、ティーショット、フェアウェイ、グリーンでいつも使用するクラブは数本に絞られていきます。ゴルフクラブのメーカーは、複数のクラブの機能を1本に集約したハイブリッドと呼ばれるクラブを製造しています。このようなユーティリティクラブは、常にその機能を発揮してくれる信頼のクラブです。これと同じトレンドが、専用サーバから専用アプライアンスへのシフトだといえます。Sure Exchangeは、アーカイブ／保持機能を製品に組み込みましたが、実際には、サーバとExchangeが処理する負荷が増大しただけの結果に終わっています。一方、専用アーカイブアプライアンスを導入すれば、複数のソフトウェア／ハードウェア／NIC／パッチ／セキュリティラッパーなどを統合する必要がなくなります。アプライアンスはすべてがインストールされた状態で到着するので、すぐに稼働を開始できます。実際、開梱して稼働開始までに1時間もかからないほど簡単です。アーカイブアプライアンスは、まるでユーティリティクラブのように、必要な処理を常に確実に実行してくれます。

Barracuda Message Archiverの詳細については、製品情報ページ、または下記の動画をご覧ください。バラクーダチャンピオンシップについてはこのブログ記事とプレスリリースでご紹介しています。

アップデート：シリーズの各記事を読む

第1回：フロントナイン：前半
第2回：フロントナイン：後半
第3回：バックナイン：前半
第4回：バックナイン：後半

※本内容はBarracuda Product Blog 2014年8月1日18 ways that golf and email are alike … を翻訳したものです。

クリスティーン・バリー（Christine Barry）（バラクーダネットワークス、チーフブロガー）

本稿は、バラクーダネットワークスのWebサイトに掲載されている『バラクーダラボ』8月28日付の記事の転載です。