知って得するWord使いこなし術(65) 定型句を「文書のひな形」(テンプレート)として利用する

定型句で文書の書式を指定

Wordの定型句は、「文字」だけでなく、「書式」も記録される仕組みになっている。この仕組みを応用して、定型句を「文書のひな形」(テンプレート)として利用する使い方もある。文書をすばやく作成するための裏技として覚えておくと役に立つだろう。そのほか、不要になった定型句を削除する方法、定型句を分類して管理する方法についても紹介しておこう。

定型句で文書全体の書式を指定する

ビジネス文書は似たような形式(書式)で作成されるケースが多いため、「文書のひな形」を用意しておくと文書をすばやく作成できるようになる。たとえば、以下の図のようなひな形を用意しておくと、日付、タイトル、本文などを書き換えていくだけで文書の作成を完了できる。そのつど書式指定を行う必要はない。

ひな形として作成した文書(前半部分)

ひな形の後半部分についても紹介しておこう。ここには「箇条書き」の書式(日時、場所)、「お問い合わせ先」といった記述がひな形として用意されている。

ひな形として作成した文書(後半部分)

こういった文書のひな形は「Wordファイル」として保存・管理するのが一般的であるが、これを「定型句」として利用する方法もある。その手順を紹介していこう。

ひな形として作成した文書全体を選択し、「挿入」タブにある「クイックパーツ」から「定型句」→「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選択する。

文書全体を定型句として登録

あとは適当な「名前」を付けて「OK」ボタンをクリックするだけ。このとき、オプション設定を「内容をページのまま挿入」に変更してしまうと、定型句の前後に「改ページ」が自動挿入されるようなり、かえって面倒な状況になってしまう。よって、オプション設定は「内容のみ挿入」のままで構わない。

定型句の名前の指定

以上で「文書のひな形」を定型句に登録する作業は完了。これで、いつでも手軽に「文書のひな形」を呼び出せるようになる。

続いては、新しい文書を作成するときの操作手順を紹介しておこう。新しいWord文書を開き、「挿入」タブにある「クイックパーツ」から「定型句」→(文書のひな形)を選択する。

新しい文書に定型句を挿入

先ほど登録した内容(ひな形)が、そのまま文書に挿入される。あとは日付やタイトル、本文などを書き換えていくだけ。これで文書の作成を完了できる。なお、「日時」や「場所」など(箇条書き)が不要な場合は、それらの段落を削除してしまえばよい。

挿入された定型句

このように「文書のひな形」を定型句として登録しておくと、いつでも即座に呼び出せる。ひな形のWordファイルを用意しておく方法もあるが、それよりも快適な環境で文書作成を開始できるだろう。用途に応じて「文書のひな形」を何パターンか登録しておけば、ほとんど書式指定を行わなくても文書を作成できるようになるはずだ。

定型句で文書のスタイルを指定する

1〜2ページ程度の短い文書ではなく、長い文書を作成するときは「スタイル」を使って書式を指定するケースが多いと思われる。このような場合にも定型句が活用できる。

まずは「各スタイルを適用した段落」を集めたひな形を作成する。たとえば、「大見出し」、「中見出し」、「小見出し」、「本文の箇条書き」、「本文強調」といった5個の自作スタイルを利用する場合は、以下の図のような感じでひな形を作成すればよい。

ひな形として作成した文書(スタイルを含む)

続いて、これらの段落を定型句として登録する。操作手順は先ほどと同じ。文書全体を選択した状態で、定型句の登録作業を進めていけばよい。

文書全体を定型句として登録

定型句の名前の指定

これで定型句の登録は完了。念のため、この定型句を利用するときの操作手順も紹介しておこう。新しいWord文書を開き、「挿入」タブにある「クイックパーツ」から「定型句」→(文書のひな形)を選択する。

新しい文書に定型句を挿入

先ほど登録した内容(ひな形)が、そのまま文書に挿入される。同時に、各段落に適用されていた「スタイル」が新しい文書に自動登録される。試しに、スタイルの一覧を開いてみると、自作のスタイルが一覧に追加されていることを確認できるだろう。

挿入された定型句

自動追加されたスタイル

スタイルの追加を確認できたら、文書に挿入した内容は削除してしまって構わない。というのも、この使い方で重要になるのは「文書に挿入した内容」ではなく、「スタイル」となるからだ。以降は、各段落(または文字)にスタイルを適用して書式を指定すればよい。このように「スタイルの取り込み」を目的に定型句を活用する方法もある。