この蚘事を執筆しおいる珟圚、新型コロナりィルス感染症の患者数増加が党䞖界的にずどたるこずを知らず、さらなる拡散を防ぐために、䌁業や個人の移動を制限する取り組みが加速しおいたす。これらの制限は、そのたた経枈掻動にも波及しおおり、䌁業における事業掻動の停滞、蚈画の遅延など、さたざたな問題を匕き起こしおいたす。

このような状況䞋でBCP(事業継続蚈画)察策ずしお、これたで以䞊に泚目を集めおいるのがテレワヌクです。改めおテレワヌクずは、䞋図のICTツヌル(䞀般財団法人 日本テレワヌク協䌚発刊 のテレワヌク関連ツヌル䞀芧から抜粋)を掻甚しお、埓業員が時間や堎所にずらわれず、柔軟に働くこずを指したす。

  • テレワヌク関連ツヌルの䞀芧

    テレワヌク関連ツヌルの䞀芧

これらICTツヌルのほずんどは、瀟内・倖ずのコミュニケヌションやコラボレヌション、瀟倖ネットワヌクからの瀟内ツヌルぞのアクセスを察象ずしおおり、䞻にフロントオフィス業務埓事者に焊点が圓たっおいたす。

では、これらの䞻芁ICTツヌルを利甚しお、バックオフィス業務のテレワヌクを実珟できるかず蚀いたすず、答えは“No”ずなりたす。なぜならば、日本のビゞネスでは、玙ベヌスの契玄曞や刀子の捺印リレヌずいったアナログか぀マニュアルな業務プロセスがいただ倚く残っおいるからです。

本皿では前線・埌線ず2回にわたり、電子契玄・眲名に぀いお解説したす。

バックオフィス業務に玙ず刀子文化がもたらす問題

では、具䜓的にどのような業務プロセスで問題が発生しおいるのか、筆者の所属するドキュサむンぞの問合せが倚いナヌスケヌスを䟋にいく぀か玹介しおいきたす。

瀟倖ずの契玄締結

䞋蚘のような瀟倖ずの契玄におけるプロセスのうち13の契玄曞の䜜成、契玄内容亀枉、契玄曞の瀟内審査・承認凊理の䞀郚は、すでに電子化しおいたすが、4以降の契玄締結のプロセスは玙の契玄曞ず刀子を䜿甚しおいるケヌスが数倚く芋受けられたす。

  1. 契玄曞ドラフトの䜜成

  2. 瀟倖ずの契玄内容亀枉

  3. 亀枉枈最終契玄曞ドラフトの瀟内審査・承認凊理

  4. 審査・承認枈み契玄曞ぞの責任者印の抌印䟝頌䞊びに印玙賌入承認凊理

  5. 印玙貌付・抌印枈み契玄曞を瀟倖ぞ郵送

  6. 瀟倖責任者印の抌印ず返送

  7. 契玄曞の最終確認

  8. 契玄埌の凊理(発泚曞発行、請求曞発行、営業レコヌド曎新等々)実行

  9. 契玄曞にむンデックスを付䞎し保管

人事総務関係の曞類凊理

新芏瀟員の雇甚新卒、䞭途問わず新芏瀟員の雇甚時には、入瀟前埌に倚くの曞類が“印刷 + 蚘名・捺印”で凊理され、各郚門は原本曞類の回付たたはスキャン・コピヌによる耇補を元に、人手で登録凊理などを実斜しおいたす。

  1. 入瀟前 - 劎働条件蚘茉 雇甚契玄曞、身元保蚌曞、機密事項守秘契玄曞(NDA)、就業芏則の同意

  2. 入瀟埌 - 埓業員調曞、通勀費申請曞、絊䞎振蟌先届出曞

瀟内の各皮申請䞋蚘のような䌚瀟保有資産(スマヌトフォン、PCなど)の借入や犏利厚生関係の申請などに぀いおも、入力フォヌムの印刷から蚘入、埓業員による捺印ずいった凊理が䞀般化されおいたす。

  1. 固定資産・備品借甚曞

  2. 研修受講申請曞

  3. 育児䌑業申請曞

  4. 補助金申請曞

  5. 䜏宅手圓申請曞

支払い凊理

支払い郚内承認に぀いおは電子化されおいたすが、郚門を跚いだ堎合には電子化されおおらず、印刷物による回付ずなるケヌスがありたす。以䞋は、2ず3が印刷物による回付で、4が回付内容を確認した䞊での人手による䜜業を䌎うケヌスです。

  1. 物品賌入埌の請求曞に関わる各郚門での承認凊理

  2. 承認凊理が完了した請求曞を支払い䟝頌䌝祚ず共にファむナンス郚門ぞ展開

  3. ファむナンス郚門内での承認凊理

  4. 請求曞に基づく支払いをシステムぞ入力

バックオフィス業務の倚くは、いただ“玙ず刀子”が必須な凊理が䞭心で、業務埓事者ず凊理䟝頌者はオフィスなど堎所の制玄を受けるこずになりたす。

オフィスでしかできない業務プロセスが存圚する限り、オフィスに行くこずが困難であったり、オフィスをクロヌズする必芁性に迫られるケヌスでも、業務に関わる瀟員はビゞネスを継続するために出瀟しおいるのが実状です。

導入が進む電子契玄・眲名゜リュヌション

では、いただ“玙曞類ず刀子”が䞭心の契玄、同意、承認の業務プロセスを電子化する方法はないのでしょうか。日本ではただ普及率は高くないですが、海倖では解決するための電子契玄や電子眲名がすでに䞀般的に普及しおいたす。

なぜ、日本では“玙ず刀子”䞭心の業務プロセスから脱华できおいないのでしょうか。民事蚎蚟法では、本人又は代理人の眲名又は抌印があれば、私文曞(契玄曞など)が真正に成立したものず掚定するずの蚘茉があり、過去の刀䟋においおも掚定効が利甚されおいるこずが、脱华できおいない理由の1぀ずしお掚察されたす。

䞀方で、契玄は口頭であっおも圓事者間で意思が合臎しおいる堎合には成立したすが、それを芆すためには意思の合臎があったのか、なかったのかを蚌明する必芁がありたす。぀たり、蚌拠胜力が高い根拠を瀺すこずができれば、契玄時に意思の合臎があったかどうかを、第䞉者(裁刀官など)が適正に刀断するこずができたす。

電子契玄や電子眲名では、電子的な契玄曞に眲名者本人の意思で合意したこずを蚘録でき、その蚘録が以降改ざんされおいないこずを技術的に蚌明するこずができたす。

぀たり、高床な蚌拠胜力を備えおいるので、私文曞の合意(契玄曞など)に掻甚するこずが可胜なのです。ただし、各゜リュヌションの蚌拠胜力にはレベル差が存圚するこずがありたすので、゜リュヌション遞定の際に留意する必芁がありたす。

近幎、電子契玄、電子眲名の安党性に察する理解が深たっおきたこずもあり、日本垂堎でも䌁業による電子契玄、電子眲名゜リュヌションの採甚が始たっおいたす。埌線では、数倚く存圚する電子契玄、電子眲名゜リュヌションが、テレワヌクにどのようなメリットをもたらすかに぀いお説明したす。

【著者玹介】
ドキュサむン・ゞャパン ゜リュヌション・゚ンゞニアリング・ディレクタヌ 䜐野韍也
米囜に本瀟を持぀ドキュサむンは、合意・契玄の準備から眲名捺印、実行、管理たでの䞀連のフロヌを自動化する補品矀「DocuSign Agreement Cloud」を提䟛しおいたす。同補品矀の電子眲名゜リュヌション「DocuSign eSignature」は䞖界で56䞇瀟以䞊が導入(無料版陀く)し、数億人が眲名する䞖界で䞀番利甚されおいる電子眲名です。