変更履歴機能が有効な文書に変更 (文字列の削除) を加えると、その人物の名前と変更日時の情報が記載された吹き出しが作成され、削除した箇所を指し示す。その部分に文字列を入力すると、下線付きで表示されるため、オリジナルの文書に変更が加えられたことが一目で分かる仕組みだ。

文章そのものではなく書式に変更が加えられた場合も、基本的には同じ。変更箇所を示す吹き出しが作成され、「書式変更:フォント:太字、斜体」といった情報が記載される。

このように、文書の特定範囲がどのように / いつ / 誰に変更されたかが一目瞭然

なお、変更履歴機能で挿入された情報は、Word 2007 (Windows版) やWord 2008などの対応するソフトでなければ正常に表示できない。たとえば、Mac OS Xに付属の「テキストエディット」で変更履歴機能が有効なWord文書を開くと、履歴情報はまったく表示されない。Wordとファイル互換機能を持つワープロソフトでも、削除前の文字列が残るなど支障がある場合があるため、Word専用の機能と考えておくべきだろう。