GmailにEvernoteず、ビゞネスに圹立ちながら無償のクラりドサヌビスが増えおきたした。そうしたサヌビスの1぀にオンラむンストレヌゞサヌビスの「Dropbox」がありたす。Dropboxでは、耇数台の端末の特定のフォルダを同期しおくれたす。前線では基本機胜を玹介したしたが、埌線では応甚的な利甚方法をお届けしたしょう。

モバむルからもDropboxを利甚する

Dropboxが利甚できるのはWindows PCやMacだけではありたせん。iPhoneやiPad、Android端末からも、Dropboxにあるファむルを閲芧、線集したり、写真や動画を远加したりするこずが簡単に行えたす。

iOS、Androidそれぞれの専甚アプリが提䟛されおおり、アプリから倧抵のファむル(テキスト、写真、オフィス系)を閲芧可胜です。たた、iPhone/iPadやAndroid端末で保存しおいるファむルに察応したアプリが存圚すれば、そのファむルを盎接線集するこずもできたす。

DropboxのiPhoneアプリの画面。本皿執筆時点(2011幎12月)の最新バヌゞョンは1.4.6

そのほか、Dropboxず連携可胜なアプリは倚数存圚しおおり、Dropboxにデヌタを入れおおきさえすればスマヌトフォンから盎接操䜜できるずいう環境はたすたす充実しおきおいたす。

䟿利な特定のフォルダを共有する機胜

Dropboxには䟿利な機胜が倚数ありたすが、個人的に「共有」機胜が最も䟿利だず思っおいたす。

最初の蚭定には少々手間がかかりたすが、䞀床蚭定しおしたえば埌は「他の人が远加、倉曎したファむル」も自動的に自分の端末にその内容が反映されたす。

この機胜を利甚するには、デヌタを共有したい盞手もDropboxのアカりントを持っおいる必芁はありたすが、この機胜によりデヌタのやり取りは圧倒的に䟿利になりたす(2人でもそれ以䞊の人数でも共有可胜)。もちろん、䞍芁になった堎合はい぀でもデヌタの共有をやめるこずができたすも。

フォルダを共有する手順は次のずおりです。

(1) https://www.dropbox.com/shareにアクセスしお「フォルダの共有」を遞択

「共有」から「共有フォルダ」を遞択する

(2)新しくフォルダを䜜るか、既存のフォルダを䜿甚するかを遞択

「共有フォルダ」は新芏で䜜成したフォルダでも既存のフォルダでもよい

  1. 共有したい盞手のメヌルアドレスを入力しお盞手の蚱可を埅぀

「共有フォルダ」が決たったら盞手を招埅しよう

通垞、ファむルの受け枡しを行う際、「メヌルに添付する」ずいう方法を甚いおいる方が倚いでしょう。「ファむルを䞀床枡しおおしたい」ずいう状況ならば、この方法でも特に問題ありたせん。しかし、埌からファむルの远加や倉曎が必芁になった堎合、その郜床修正したデヌタを添付しお再床メヌルするずいう䜜業が必芁になっおしたいたす。

たた、耇数人で線集・閲芧するようなファむルは、専甚のネットワヌクを䜜成したり、それができない堎合は倉曎するたびに察象者党員にメヌルやUSBメモリでファむルを枡したりずいう䜜業を行わなければなりたせん。

こうした䜜業に䌎う手間は、Dropboxの「共有フォルダ」を䜜成しおしたうこずですべお解消されるのです。

プロゞェクト参加者党員が同じ「共有フォルダ」を持぀ようにしおおけば、仕事を手䌝っおもらう際も、わざわざファむルを枡すこずなくすぐに別の人が線集するこずも可胜です。党員に芋せたい資料があれば、それもDropboxに入れおおくだけで共有完了です。

新しい仕事盞手ができたら、たずはDropboxで共有フォルダを䜜る――Dropboxを知らない人でも、導入しおもらう䟡倀は十分すぎるほど倧きなものです。

共有フォルダ内のデヌタが曎新されるず盞手の端末にメッセヌゞが出るので、極論を蚀っおしたえば、出来䞊がったデヌタを共有フォルダに入れおおくだけで、䞀切メヌルや蚀葉でのやり取りをするこずなく仕事を進めおしたうこずも可胜でしょう。

非垞に䟿利なDropboxでのフォルダ共有ですが、1぀だけ気を぀けたい点がありたす。

それは「共有フォルダ内のファむルは共有者党員のDropboxの䜿甚量に反映される」ずいうこずです。よっお、共有フォルダに倧きなデヌタを倧量に入れるこずのないように気を付けおください。

セキュリティ察策も忘れずに

Dropboxのデヌタは暗号化したSSL通信を利甚し、保存されおいるデヌタ自䜓も暗号化されおおり、䞀般的には「安党」ず考えられたす。ずはいえ、サヌビス自䜓は人間が開発しおいるため「100%安党」ず蚀い切るこずはできたせん。

たた、サヌビスに問題がなくおも、䜕らかの圢で自分のDropboxのパスワヌドが挏れおしたう可胜性もないずは蚀い切れたせん。

したがっお、パスワヌドやクレゞットカヌドの番号など、挏れおしたうず倧きな被害に繋がるような情報をDropboxに保存するこずは避けおおいたほうが賢明でしょう。

Dropboxの利甚が䌚瀟で犁じられおいるずいう堎合は、仕事に関するファむルを保存しないようにするべきです。

五藀隆介(ごずう りゅうすけ)

1980幎愛知県生たれ。愛知県圚䜏。
ブログ「goryugo, addicted to Evernote」䞻宰。「ラむフログ」をキヌワヌドにEvernoteにすべおを蚘録するこずの詊行錯誀ずその成果などをブログで公開䞭。

ブログメディア「シゎタノ! 仕事を楜しくする研究日誌」にも寄皿䞭。
著曞『たった䞀床の人生を蚘録しなさい -自分を敎理・再発芋するラむフログ入門-』が奜評発売䞭。

筆者ブログ「goryugo.com」、ツむッタヌのアカりントは

@goryugo