前回前々回の記事では、Googleサイトの「新しいGoogleサイト」を用いて営業管理データベースサイトの作成を行った。今回からは、「以前のGoogleサイト」で営業管理データベースサイトを作成してみよう。

なお、社内ポータル作成の中心となるGoogleサイトでは、2018年10月現在で「新しいGoogleサイト」と「以前のGoogleサイト」の2種類が選べるようになっているが、今後ナビゲーションが統一される可能性もあるので、その点だけご注意いただきたい。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。



提供:サテライトオフィス

営業管理データベースサイトを作成する

それでは実際に、「以前のGoogleサイト」を使って営業管理データベースサイトの作成を進めていこう。まずは「第5回 安否確認にも役立つ災害情報サイトを作る(その3)」と同様の手順で、管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから「サイト」を選択。左上の「作成」から「以前のGoogleサイトを使用」をクリックする。Googleサイトが開いたら、サイト名とURLの入力、テーマ選択などを行えば、下準備は完了だ。

  • 管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから「サイト」を選択

    管理コンソールやGmailなどの右上にある「Googleアプリ」アイコンから「サイト」を選択

  • 左上の「作成」から「以前のGoogleサイトを使用」をクリック

    左上の「作成」から「以前のGoogleサイトを使用」をクリック

  • ギャラリーからテンプレートを選ぶこともできるが、今回は「空のテンプレート」を使用。サイト名とURLを入力する

    ギャラリーからテンプレートを選ぶこともできるが、今回は「空のテンプレート」を使用。サイト名とURLを入力する

  • 「テーマを選択」をクリックすると、50種類以上もの豊富なテーマが選択可能。今回は「オールドスタイル」を選択した

    「テーマを選択」をクリックすると、50種類以上もの豊富なテーマが選択可能。今回は「オールドスタイル」を選択した

  • 「その他のオプション」をクリックすると、サイトのカテゴリや説明を入力できる。一通りの設定を終えたら上部にある「作成」をクリック

    「その他のオプション」をクリックすると、サイトのカテゴリや説明を入力できる。一通りの設定を終えたら上部にある「作成」をクリック

レイアウトの変更とグラフの表示

営業管理データベースサイトの枠組みができたら、続いてはコンテンツを追加していく。今回はレイアウトを左右2列に変更し、その左側にお知らせページを、右側にグラフを表示してみよう。

なお、グラフ部分には「第8回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その1)」で作成したスプレッドシートを使用したので、スプレッドシートの作成方法についてはそちらを参照していただきたい。

  • 新たにサイトが作成されたら、お知らせページを作るため上部にある「ページを作成」をクリック

    新たにサイトが作成されたら、お知らせページを作るため上部にある「ページを作成」をクリック

  • ページ名とURLを入力し、「使用するテンプレート」から「お知らせ」を選択。「場所を選択」で「『ホーム』の下に置く」にチェックを入れ、上部の「作成」をクリック

    ページ名とURLを入力し、「使用するテンプレート」から「お知らせ」を選択。「場所を選択」で「『ホーム』の下に置く」にチェックを入れ、上部の「作成」をクリック

  • お知らせページが完成したら、ホームへ戻る

    お知らせページが完成したら、ホームへ戻る

  • ホームに戻ったら、上部にある「ページを編集」をクリック

    ホームに戻ったら、上部にある「ページを編集」をクリック

  • 上部にある「レイアウト」から「2列(シンプル)」を選択

    上部にある「レイアウト」から「2列(シンプル)」を選択

  • レイアウトが2列になったら、お知らせページを挿入したい部分をクリックし、「挿入」から「最新の投稿」を選択

    レイアウトが2列になったら、お知らせページを挿入したい部分をクリックし、「挿入」から「最新の投稿」を選択

  • 「投稿があるページ」から、先ほど作成したお知らせページを選択。投稿の長さや表示数などを設定したら「保存」をクリック

    「投稿があるページ」から、先ほど作成したお知らせページを選択。投稿の長さや表示数などを設定したら「保存」をクリック

  • 右上にある「保存」をクリック

    右上にある「保存」をクリック

  • これで左側にお知らせが表示された。続いて右側にグラフを表示するため、再び右上の「ページを編集」をクリック

    これで左側にお知らせが表示された。続いて右側にグラフを表示するため、再び右上の「ページを編集」をクリック

  • 「挿入」→「ドライブ」→「スプレッドシート」の順に選択

    「挿入」→「ドライブ」→「スプレッドシート」の順に選択

  • 「第8回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その1)」で作成したスプレッドシートを選んで「選択」をクリック

    「第8回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その1)」で作成したスプレッドシートを選んで「選択」をクリック

参考:第8回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その1)

  • 枠線やタイトルの表示、サイズなどを選択して「保存」をクリック

    枠線やタイトルの表示、サイズなどを選択して「保存」をクリック

  • 右上にある「保存」をクリック

    右上にある「保存」をクリック

  • このように、お知らせとグラフが並んで表示された

    このように、お知らせとグラフが並んで表示された

Googleカレンダーでスケジュールを共有

続いては、営業管理データベースサイトに営業部全体のカレンダーを表示させる。会議や打ち合わせなどの予定を共有しておけば、臨時のミーティングを開催したい時もスケジュールが立てやすくなるだろう。

G Suiteは「Googleカレンダー」との連携により、こうしたスケジュール共有が簡単に行えるようになっている。時間や繰り返しなどの細かい指定も可能なので、ぜひ日頃のスケジュール管理に役立てていただきたい。

今回は、「第9回 社内ポータルで日々の営業活動を管理(その2)」で作成したカレンダーを使用したので、カレンダーの作成方法についてはそちらを参照していただきたい。

  • ホームで「ページを編集」をクリック

    ホームで「ページを編集」をクリック

  • 「最新のお知らせ」の下部を指定し、「挿入」から「カレンダー」を選択

    「最新のお知らせ」の下部を指定し、「挿入」から「カレンダー」を選択

  • 作成したカレンダーにチェックを入れて「選択」をクリック

    作成したカレンダーにチェックを入れて「選択」をクリック

  • サイズや表示(週/月/予定リスト)、表示オプションなどを選択して「保存」をクリック

    サイズや表示(週/月/予定リスト)、表示オプションなどを選択して「保存」をクリック

  • 右上にある「保存」をクリック

    右上にある「保存」をクリック

  • 見づらければ再度サイズ調整を行い、カレンダーの表示が完了した

    見づらければ再度サイズ調整を行い、カレンダーの表示が完了した

今回はグラフやスケジュールの表示をメインに、営業部全体に関する管理データベースサイトの作成手順を紹介した。そこで次回は、行先予定表など各課単位の項目を追加していきたいと思う。

サテライトオフィス


◆◆ Google 社の GSuite(旧名:Google Apps)導入/アドオン提供実績3万社以上◆◆ G Suite 導入支援で業界No.1の実績。小規模~大規模導入まで、経験豊富なスペシャリストがサポートいたします。 また、「組織&グループカレンダー for GSuite」をはじめ、GSuite拡張ソリューション(シングルサインオン、ワークフロー、アカウント同期機能など)を多数提供しています。

●●無料活用セミナー 随時開催中!!●●

提供:サテライトオフィス

[PR]提供:サテライトオフィス