AIでメールの下書きや推敲ができる「Gmail」の「文章作成サポート」を活用しよう

Gmailで「文章作成サポート」の使い方

これは英語版などで「Help me write」として既に提供されている機能。プロンプトを入力してメールの文章の下書きを作成したり、下書きしたメールを推敲したりできるもの。Geminiなど他のAIツールを使用する必要なく文章作成ができるので、Gmailだけでメールの文章を書く効率を大幅に向上させられるのがポイントになります。

文書作成サポートの主な使い方の1つは、相手に送りたいメールの内容をプロンプトで入力し、自動でメールの下書きを作成すること。この機能を利用するにはまず、新規または返信でメッセージ作成のウィンドウを表示した後、画面下部の左から2番目にある文書作成サポートボタンを押すか、Windowsであれば「Alt」キーと「H」キーを同時に押します。

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  文書作成サポートを利用するには、メッセージ作成ウィンドウで下部の左から2番目にあるボタンを押すか、「Alt」+「H」キーを押す

下部にプロンプトを入力するテキストボックスが現れるので、書きたいメールの内容を簡単な文章でプロンプトとして入力し、「作成」ボタンをクリックします。

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  テキストボックスが現れたら、プロンプトを入力して「作成」ボタンを押す

すると自動的に下書きを作成してくれるので、内容に問題がない場合は「挿入」ボタンを押すと下書きがメール本文に入力されます。

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  プロンプトをもとに下書きを自動作成してくれるので、問題なければ「挿入」ボタンを押す

あとは必要に応じて名前や本文の内容などを加筆修正していくことで、メールを完成させていけばOKです。

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  下書きの文章が挿入されたら、後は必要に応じて内容を編集し、メールを作成すればよい

一方で、作成された内容がイマイチという場合は、先の画面から「再作成」ボタンを押して新たな下書きの候補を作成するか、あるいは「ブラッシュアップ」を選びます。

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  下書きの内容を変えたい場合は「再作成」ボタン(1)、あるいは「ブラッシュアップ」ボタン(2)を選ぶ

「フォーマル」「洗練させる」「短い形式」の3つの項目が現れるので、それぞれを選ぶことで、下書きをよりフォーマルな文章、より内容を詳しく説明した文章、より短い文章へと、3つのパターンに変えることができます。

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  ブラッシュアップボタンを押すと3つの項目が現れるので、それぞれを選ぶことで文章の表現や文章量を変えることができる

下書きをAIで「推敲」

もう1つ、文書作成サポートの主な使い方となるのが、作成したメールの下書きをAIで推敲することです。推敲するには、メールのウィンドウに下書きを入力した後に、文書作成サポートボタンを押すか、「Alt」ボタンと「H」ボタンを同時押しします。

「推敲」「フォーマル」「洗練させる」「短い形式」の4つの項目が現れるので、これらのうちいずれかの項目を選ぶと、選んだ項目に沿った新しいメールの下書き候補が現れます。

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  作成した下書きをAIで推敲するには、文章入力後に文章作成サポートボタンを押し、「推敲」などの項目を選べばよい

「推敲」を選ぶと文章をより最適な形にまとめてくれるほか、「フォーマル」「洗練させる」「短い形式」を選ぶと、下書き作成時と同じスタイルで文章を変更してくれます。

それら内容が気に入ったら、「挿入」を押せばメール本文に推敲した文章が追加されます。この際既存のメールの内容を上書きするのではなく、その下に推敲した文章が追加されることから、推敲した内容でメールを送る場合は、既存の内容を消してからメールを送信して下さい。

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  推敲した内容が現れたら内容を確認し、問題なければ「挿入」ボタンを押すと本文の下にその内容が追加される。本文が上書きされる訳ではない点に注意しよう

なお、推敲をする際は文書作成サポートボタンを押した後のメニューに「テキスト作成ヘルパー」という項目も選ぶことができますが、これは要するに新たな文章を生成して追加できる機能になります。

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  推敲時に文書作成サポートボタンを押した際には、「テキスト作成ヘルパー」という項目も現れる

実際、こちらを選ぶとプロンプト入力用のテキストボックスが現れるので、追加したい文章をプロンプトで指示し「作成」ボタンを押せば、新たなテキストを生成・追加できます。

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  「テキスト作成ヘルパー」を選べば下書き作成時と同様、プロンプトを入力するテキストボックスが現れるので、メールに追加したい文章を生成するのに役立てられる

メールの文章に新たな内容を追加したい時などに用いると便利なので、覚えておくと大いに役立つのではないでしょうか。