Q：2つのフォルダに関連するファイルがあるのですが、整理するのに便利な方法はありませんか？
A：ファイルを複製する方法のほか、「エイリアス」を使う方法も紹介します
本連載の前回記事で、書類をフォルダに分けて整理する方法を紹介しました。自分でルールを決めてフォルダを作り、使いやすいように分類すればいいのですが、どうもうまくいかないなと感じることもあります。
2つのフォルダに関連するファイル、どう整理する？
こんなケースを想定してみてください。経理の書類は1つのフォルダにまとめておきたいとします。そして人材採用の業務と新製品発売の業務でフォルダを分けているのですが、どちらの業務にも経理の書類があります。この場合、どのように整理すると使いやすいでしょうか。
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「書類」フォルダの中に、「経理」「人材採用」「新製品発売」の3つのフォルダがあり、それぞれに関連する書類を分類しています
人材採用に関連する経理の書類であれば、書類を複製して「人材採用」フォルダと「経理」フォルダの両方に入れておけばいいかもしれません。それも、1つの方法です。
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ファイルをクリックして選択し、「ファイル」メニューの「複製」を選択します
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同一のフォルダの中に同じ名前のファイルを置くことはできないと決まっているので、「（元の名前）のコピー」という名前で複製されます。ファイルの内容は同じです
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複製したファイルをもう1つのフォルダにドラッグして移動します。この後、ファイル名を変更して「のコピー」の部分を削除してかまいません
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Finderウインドウを2つ開いておき、ファイルをOptionキーを押しながらドラッグして複製することもできます。この方法だと複製されたファイルは別のフォルダに作成されるので、ファイル名に「のコピー」と付きません
完成して今後は一切編集しない書類であればこの方法でいいのですが、編集する必要が生じるとちょっと困ります。一方を編集しても、もう一方はそのままなので、2つの書類の内容が異なることになってしまいます。
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2つのファイルは別のものなので、一方を編集すると内容が食い違ってしまいます
もちろん、一方を編集した後でまた複製し、もう一方を入れ替えれば解決しますが、面倒ですし忘れてしまいがちです。 何か良い方法はないでしょうか。
エイリアスを活用すればファイル自体は1つだけ
このような場合に役立つのがエイリアスです。ファイルそのものは1つだけで、そのファイルへのリンクを表すアイコンとして「エイリアス」を使うことができます。 ちなみにWindowsパソコンでは「ショートカットアイコン」という名前で同様の機能があります。
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ファイルをクリックして選択し、「ファイル」メニューの「エイリアスを作成」を選択します
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エイリアスが作られます。先ほどの「のコピー」と同様に、ファイル名の末尾に「のエイリアス」と付きます
エイリアスは、アイコンの左下に小さい矢印が付いているのが目印です。
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エイリアスをもう1つのフォルダにドラッグして移動します。こちらもこの後、「のエイリアス」の部分を削除してかまいません
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Finderウインドウを2つ開いておき、ファイルをCommandキーとOptionキーを押しながらドラッグしてエイリアスを作成することもできます
どちらに元のファイルを置いて、どちらにエイリアスを置くかは、特に決まりはありません。また、エイリアスはいくつでも作ることができます。
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エイリアスのアイコンをダブルクリックすると、開くのは元のファイルです。ファイルが2つあるわけではないので、内容が食い違ってしまうことはありません
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元のファイルがどこにあるかを調べたいときは、エイリアスのアイコンをクリックして選択し、「ファイル」メニューの「オリジナルを表示」を選択します。すると元のファイルが表示されます
ここまではファイルのエイリアスを作って整理する方法を紹介してきましたが、フォルダのエイリアスを作ることもできます。ファイルと同様にフォルダのエイリアスも、ダブルクリックすると元のフォルダが開きます。 また、エイリアスをゴミ箱に移動して削除しても、元のファイルやフォルダは削除されません。
【今回の余談】
人材採用の書類でもあり経理の書類でもある、というようなファイルを整理するのに役立つ方法として、次回はタグの機能を紹介します。
それでは次回も、よろしくお願いします。
