宛名ラベルの作成に役立つ「差し込み印刷マネージャ」も、今度のWord 2008で強化された機能の1つ(Word 2004では「差し込みマネージャ」)。「Wordフィールド」など、初めてこの機能を利用するユーザにとってわかりにくい手順がなくなり、より簡単な操作で差し込み印刷を行うことが可能になった。
「差し込み印刷マネージャ」を利用した差し込み印刷の手順は、以下の6ステップに分かれている。それでは、実際にダイアログが示す流れに沿って、宛名ラベルを作成してみよう。
- 使用する宛先をExcelのワークシートに入力する
- 宛名ラベルに使用するWord文書を作成する
- 宛先一覧を探してラベルを編集する
- 宛先の要/不要や並べ替えを行う
- 差し込みの結果を確認する
- 差し込みと印刷を実行する
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「差し込み印刷マネージャ」が示す手順に従って作業すればOK |
1. 宛名ラベルファイルを用意する
差し込み印刷を実行するときには、Word 2008にあらかじめ用意されたフォーマットを利用するか、宛名や住所を差し込むだけで印刷OKという、レイアウトが完了した状態のWord文書(テンプレート)を用意しておく必要がある。
この作業例では、Office Onlineから無償ダウンロード可能なテンプレート「宛名ラベル2」を使用している。ほかのテンプレートを使用する場合は、差し込み位置などを適宜読み替えてほしい。
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今回はOffice Onlineで配布されている「宛名ラベル2」を使う |
テンプレートを開いたあとは、メニューバーから[ツール]→[差し込み印刷マネージャ]を選択、現れたダイアログの手順1で[新規作成]→[ラベル...]を選択する。今回はダウンロードしたテンプレートを使用するため、何もせず[キャンセル]ボタンをクリックすればいい。
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ラベルの新規作成を選択すると、Word 2008が情報として持つ市販品の寸法一覧が現れるが、ここでは[キャンセル]をクリックする |
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2. 宛先一覧を作成する
続いて、差し込み印刷マネージャダイアログの「宛先一覧の選択」から、[宛先一覧]→[新規データ文書]を選択しよう。現れた「データファイルの作成」ダイアログには、あらかじめ「名前」や「会社」などのフィールド名が表示されているので、これをテンプレートに一致するようフィールドを追加 / 削除すればいい。
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宛先データの新規作成を開始する |
差し込み先のフィールド名にあわせ、要不要を決定する |
サンプルに選んだテンプレートには、郵便番号 / 住所1 / 住所2 / 会社名 / 部署 / 氏名の計6つのフィールドが用意されているので、差し込みたいデータを示す見出し(ヘッダー行)が残るよう、「データファイルの作成」ダイアログ側を調整すればいい。つまり、「住所3」と「電話」フィールドが余分なため、これを選択して[フィールド名の削除]ボタンをクリックすればOK。その後[OK]ボタンをクリックすると、「データファイルの保存」ダイアログが現れるので、適当な名前でファイルを作成しよう。