Microsoft Teamsで変わる教育現場(3) オンライン会議の参加前に済ませたい3つの準備

新型コロナウイルスに対応するためにリモートワークが普及したことで、もはやオンライン会議は珍しいものではなくなりました。しかし、オンライン会議に参加するにはさまざまな準備が必要です。直前になって慌てることのないよう、今回はオンライン会議やウェビナーに参加する前に済ませておきたい3つの準備について説明します。

パソコンの装備を確認

ノートパソコンの場合、多くの機種ではマイク、スピーカー、Webカメラを標準装備していますが、中にはスピーカーしか付いていない機種もあります。デスクトップパソコンの場合は、Webカメラやマイク、スピーカーを別途用意しなければならないことがほとんどでしょう。

ディスプレイにスピーカーが内蔵されていれば、ディスプレイのスピーカーを使えます。Webカメラやマイクを増設するときは、USB接続のマイク内蔵Webカメラが便利です。ただし、自分の映像を相手に送信しない音声のみの参加ではWebカメラは不要です。

USB接続のマイク内蔵Webカメラ。ディスプレイに取り付けるタイプ

周囲に雑音が多い環境では、自分の音声のみをクリアに聞こえるようにするためにヘッドセットの利用がオススメです。ウェビナー(オンラインのセミナーや講演会)の視聴など、自分から発言しない場合はマイクは不要です。

周囲に雑音が多い環境ではヘッドセットの利用がオススメ

オンライン会議に参加する場所選び

場所を選ばず会議が行える点がオンライン会議のメリットとはいえ、こちらの映像や音声を相手方に配信する場合は、パソコンを設置する場所に気を付ける必要があります。

具体的には、背景に部外秘の資料や個人情報が載った掲示物が映り込んだり、周囲の会話がマイクに拾われたりすることを防止します。例えば、職員室でオンライン会議に参加するのは情報漏えいの観点からリスクが高いため、掲示物などがない会議室や空き教室などを使うべきです。

Teamsにはカメラ映像の背景をぼかしたり、壁紙画像と合成したりする機能がありますが安心はできません。「ちょっとした操作ミスで、意図せずに一瞬背景が映ってしまった」ということもあるからです。映像を送信する必要がないなら、Teamsのカメラをオフにするほか、Webカメラのレンズ穴にマスキングテープや付箋紙などを貼ってカメラを塞いでおいてもいいでしょう。

オンライン会議では背景に掲示物などが映り込まない部屋が望ましい。少なくともカメラに不用意な背景が映り込まないよう事前確認するA@オンライン会議では背景に掲示物などが映り込まない部屋が望ましい。少なくともカメラに不用意な背景が映り込まないよう事前確認する

同じ部屋を使って複数人が参加する時も注意が必要です。お互いに音声を拾える場所に複数のパソコンがあると、マイクがお互いに音を拾って大音響のエコーとなるハウリング現象が起きてしまうからです。

複数の参加者がそれぞれパソコンを使う際はヘッドセットを使用するようにしましょう。もしくは、発言をする人以外はマイクの設定をミュートにして順番に発言しましょう。また、1台のパソコンを共用して、部屋全体の音声を拾えるスピーカーを使用するという方法もあります。

Teamsのインストール

ブラウザで使用するWebアプリ版Teamsもありますが、デスクトップアプリ版Teamsの方が高機能です。個人的にはデスクトップアプリ版を推奨します。

前回、紹介したように、Windows 11に標準装備となったWindows 11版Teams(個人向けの無料版Teams)では組織的な管理はできないため、Microsoft 365版Teamsを利用しましょう。次の画面は、Windows 11のスタートメニューの例です。

(1)Windows 11版Teams。白地に紫の「T」のアイコン
(2)Microsoft 365版のTeams。紫地に白の「T」アイコン

Microsoft 365版Teamsがインストールされていないときは、新規にインストールする必要があります。職場によってはパソコンにアプリをインストールすることを禁止していることもあります。インストール前に職場の情報担当者あるいは責任者にTeamsをインストールしていいか確認してください。以下にインストールの手順を説明します。

Teamsを新規にインストールするには、Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザで、以下のURLにアクセスしてください。