Excelライブでオンライン会議中に共同編集

Microsoft Teamsにはオンライン会議中に誰かの画面を他の会議参加者に見せる「共有」機能があります。

オーソドックスな共有機能は、発表者の画面を他の参加者に見せるだけで、参加者が画面を編集することはできません。発表中にリアルタイムに編集できるのは発表者自身だけです。

それに対してTeamsでは、発表者からの一方通行ではなく、発表者と会議参加者が共有している画面を共同編集できる双方向編集機能を実現しました。

まず、第1弾としてPowerPoint Liveが実装(当連載の第122回、第123回参照)。さらに、第2弾としてExcelライブが実装されましたので、今回はExcelライブを紹介します。

Excelライブの準備

Excelライブを利用する前に、まず、オンライン会議を行うチームの共有フォルダとなる「ファイル」にExcelブックファイルを用意します。

そして、会議直前にそのExcelブックファイルを開いてから、閉じてください。一度開いておくことで、Excelブックファイルを共有する際に優先的に表示され、開きやすくなります。

(1)会議を行うチームの「ファイル」をクリックして開く。
(2)会議で共有したいExcelブックファイルを用意し、一度開いてから閉じておく。

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  会議で共有したいExcelブックファイルを「ファイル」に用意しておく

ExcelライブによるExcelブックファイルの共有

ここからはオンライン会議に参加した状態で、Excelライブの共有手順を紹介します。

(1)「共有」をクリック。
(2)「Excelライブ」枠に表示されているのがExcelライブで共有できるファイル。
(3)共有するExcelブックファイルをクリックして選択。

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  「Excelライブ」枠に共有可能なファイルが表示される

(4)「共有」をクリックして共有開始。

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  「共有」をクリックすると共有が開始される

これで、ExcelブックファイルのExcelライブ共有が始まります。Excelライブ共有では、会議に参加している複数のユーザーが同時に編集できます。

(5)自分が発表者(共有元)であることを表示。
(6)自分が編集中のセルに枠が表示される(ユーザーアイコンは表示されない)。
(7)他のユーザーが編集中の枠は色分けされ、ユーザーアイコンが表示される。
(8)「共有を停止」をクリックすると共有を終了する。

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  Excelライブ共有が始まると、自分が編集中のセルに枠が表示される

「共有を停止」ボタンは、最初にExcelブックファイルの共有を開始した発表者のウインドウにしか表示されません。

(9)他のユーザーが編集中のセルのユーザーアイコンにマウスを合わせると、編集中のユーザー名が表示される。

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  編集中のセルのユーザーアイコンにマウスを合わせるとユーザー名が表示される

会議参加者のウインドウ

続いて、会議参加者のウインドウを紹介します。

(1)発表者以外には「～をフォローしています」と表示。
(2)自分が編集中のセル。
(3)他のユーザーが編集中のセル。

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  会議参加者から見たウインドウの様子

なお、発表者でない参加者のウインドウには「共有を停止」ボタンはありません。

ライブではない共有

他のユーザーの編集を許可しないExcelブックファイル画面の共有を行う際は、従来通りのオーソドックスな共有機能を利用してください。まず、あらかじめ他のウインドウでExcelブックファイルを開いておきます。

(1)「共有」ボタンをクリック。
(2)「画面、ウインドウ、またはタブ」をクリック。

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  オーソドックスな共有機能でのExcelブックファイル画面の共有

(3)「ウインドウ」タブをクリック。
(4)共有したいExcelのウインドウをクリックして選択。
(5)「共有」ボタンをクリック。

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  「ウインドウ」タブから共有したいExcelのウインドウを選択

こうして共有したExcelウインドウは、発表者だけが編集することができ、発表者以外の会議参加者は見ることしかできません。必要に応じて2つの共有方法を使い分けてください。