Excelデータ分析の基本ワザ (10) 使い方が難しい「カラースケール」を効果的に活用するには？

今回は「条件付き書式」の中でも使用される頻度が低い「カラースケール」の活用方法を紹介していこう。カラースケールは数値データの大きさを背景色で示す機能であるが、見やすい結果にならい場合が多く、あまり使い勝手がよくないのが実情である。そこで、カラースケールを効果的に活用する方法を紹介していこう。

カラースケールは意外と使いにくい

「条件付き書式」には、数値の大小を背景色で示すことができる「カラースケール」という機能が用意されている。ただし、この機能を活用した書類を見かける機会は滅多にない。というのも、カラースケールを利用しても「見やすい結果」にならないケースが多いからである。

具体的な例で紹介していこう。以下の図は、「条件付き書式」コマンドを使って「売上」の数値をカラースケールで示した例となる。

コマンドからカラースケールを指定した場合

数値の大小に応じて背景色が「赤→黄→緑」と変化していくのは理解できるが、果たしてこれは「本当に見やすい表」といえるだろうか？　数値データを視覚的に示したいのであれば、データバーを使った方がよっぽど効果的である。

このように、カラースケールは上手に使うのが難しい機能となる。たいていの場合、データバーを使った方が良好な結果を得られると思われる。

では、どういった場合にカラースケールを便利に活用できるのだろうか？　以下の図は「2019年4月の東京の最高気温」をまとめた表であるが、こういった表ではデータバーを指定しても「見やすい結果」になってくれない。

2019年4月の東京の最高気温（データバーを指定）

このような場合にカラースケールを利用すると、「暖かかった日」と「寒かった日」が一目瞭然になり、状況を把握しやい表を作成できる。

カラースケールの活用例

つまり、カラースケールを効果的に活用できるのは、

　・数値データが縦一列に並んでいない場合
　・数値の大小を「色」でイメージしやすい場合

になると考えられる。

ちなみに、過去の気象データは「気象庁のWebサイト」から簡単に入手することが可能である。店舗を経営している方にとって、気象データは「来客数」や「売れ筋」などの予測に役立つ貴重なデータとなる。「あの日は暑かったから・・・」といった漠然としたイメージだけを頼りに戦略を練るのではなく、いちど「過去の売上データ」と「気象データ」について比較・分析しておくとよいだろう。より高い精度で予測を立てられるようになるはずだ。

「新しいルール」を使ったカラースケールの指定

それでは、先ほど示した例を使ってカラースケールの指定手順を解説していこう。カラースケールを利用するときも、「新しいルール」を使って最小値／中間値／最大値や色を自分で指定していくのが基本となる。

最初に、カラースケールを適用するセル範囲を選択する。先ほど示した例のようにセル範囲が離れている場合でも、いちどの操作でカラースケール（条件付き書式）を指定することが可能だ。まずは、マウスのドラッグにより「1つ目のセル範囲」を選択する。

セル範囲の選択

続いて、「Ctrl」キーを押しながらマウスをドラッグして、現在の選択範囲に「新たなセル範囲」を追加していく。

セル範囲の追加選択

すべてのセル範囲を選択できたら「条件付き書式」→「新しいルール」を選択する。カラースケールを指定するときは、「セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定」を選択し、書式スタイルに「2色スケール」または「3色スケール」を指定すればよい。

「新しいルール」の作成開始

書式スタイルに「3色スケール」を指定

続いて、最小値／中間値／最大値を指定していく。これらの値を具体的な数値で指定したい場合は、種類に「数値」を選択する。なお、「数値」以外の項目については第8回の連載で詳しく解説しているので、気になる方は参照しておくとよいだろう。

種類に「数値」を指定

今回の例では、それぞれの値を以下の図のように指定した。気象庁のWebサイトによると、平年における「東京の4月の最高気温」は19.0℃とのこと。これを中間値に指定し、全データをカバーするようにプラスマイナス10℃した値を最小値／最大値に指定した。

最小値／中間値／最大値の指定

最後に、これらの値に対応する色を指定していく。ここでのポイントは中間値に「白」を指定すること。「3色スケール」では3つの色を指定できるが、欲張って3つの色を指定すると、逆に見づらい結果になってしまう。基準となる中間値には「白」を指定し、そこから離れるほど色が濃くなっていくように指定するのが「3色スケール」を効果的に活用するコツとなる。