同じセル範囲に複数のルールを指定

これまで「新しいルール」を使って「条件付き書式」を指定する方法を紹介してきたが、状況によっては「もっと条件を追加したい」と感じるケースもあるだろう。

以下の図は、「あるTシャツ屋さん」の2019年・春の新作商品について、店頭での販売数、Webでの販売数、売上金額、在庫数などのデータをまとめた表となる。「条件付き書式」を利用して「残在庫が400枚以上のデータ」を強調表示することで、売れ残りそうな商品が一目でわかるように工夫してある（第7回の連載で紹介した内容と同じ）。

  • 400以上を「赤色の背景」にした「条件付き書式」

このように「条件付き書式」を利用すると、「売れ残りが懸念される商品」を一目で把握できるようになるが、「400枚以上」という条件が本当に適切なのかは判断に迷うところである。もしかすると「残在庫が300枚以上」の商品も、最終的には売れ残ってしまうかもしれない。

このような場合は、同じセル範囲に「条件付き書式」を追加してあげると、より状況を把握しやすくなる。「条件付き書式」の基本的な指定手順は同じであるが、念のため、詳しく手順を紹介しておこう。

まずは、対象となるセル範囲（J4:J18）を選択し、「条件付き書式」→「新しいルール」を選択する。

  • セル範囲の選択と「新しいルール」の作成開始

続いて、「条件」と「書式」を指定する。「残在庫が300枚以上」のデータを強調したい場合は、「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択し、「300以上」という条件を指定すればよい。その後、「書式」ボタンをクリックして書式を指定する。今回の例では、以下の図のように背景を「黄」に変更する書式を指定した。

  • 条件の指定

  • 書式の指定

このような手順で「条件付き書式」を追加すると、表は以下の図のように表示される。確かに、数値が「300以上」のデータは「黄」の背景色で表示されているが、「400以上」のデータまで「黄」の背景色で表示されてしまうのは意図していた結果とはいえない。

  • 「条件付き書式」により指定された書式

このような結果になってしまうのは、それぞれの「条件付き書式」（ルール）の優先順位が正しく指定されていないことが原因だ。これを修正するには「ルールの管理」を編集する必要がある。「条件付き書式」を指定したセルを選択し、「条件付き書式」→「ルールの管理」を選択しよう。

  • 管理画面の呼び出し

  • ルールの一覧

それぞれのルールは、上に表示されているものほど（後から指定したものほど）優先順位が高くなる仕組みになっている。今回の例では、「条件400以上のルール」よりも「条件300以上のルール」の方が優先順位が高いことになる。

このため、数値が400以上のデータは、

（1）「条件400以上のルール」により「背景色：赤、文字色：白」に変更される
（2）さらに「条件300以上」のルールも満たすため、「背景色：黄」に変更される

という処理が行われることになる。結果として「背景色：黄、文字色：白」の書式で表示されることになる。

こういった不具合を解消するには、「条件400以上のルール」の方が優先順位が高くなるように変更しなければならない。この操作はルールをクリックして選択し、▲や▼のボタンで上下に移動させると実行できる。

  • ルールの優先順位の変更

このように設定を変更することで、意図していた通りの結果を得ることができる。

  • 「条件付き書式」により指定された書式

もちろん、同じセル範囲に3つ以上の「条件付き書式」（ルール）を指定することも可能だ。以下の図は、数値が「250以上」のデータを「背景色：緑」で表示するように指定した場合の例となる。各ルールの優先順位を適切に指定すれば、売れ残りが懸念される在庫を3段階の警告として強調表示できるようになる。

  • 3つのルールを指定した場合

  • 「条件付き書式」により指定された書式

ただし、ルールを追加していくと、それに合わせて見た目もカラフルになっていき、「どのデータに注目すべきか？」がわかりづらい表になってしまう可能性もある。これでは「条件付き書式」を無駄に利用している結果となりかねない。文字色や太字などの書式を併用したり、できるだけルールの数を少なくしたりするなど、用途に応じた工夫は必要である。

データバーを併用した書式指定

同じセル範囲に「複数のルール」を適用するときは、データバーを併用するのも一つの手法となる。簡単な例を紹介しておこう。

以下の図は、「売上」の数値をデータバーで示し、さらに「売上トップ5」のデータに「背景色：緑」の書式を指定した例となる（データバーの詳しい指定方法は第8回の連載を参照）。

  • 「データバー」と「背景色」を使った表示

こうすることで、売上が好調な商品を「背景色」で確認できるようになり、同時に「グラフ」で数値の比較も行えるようになる。「データバー」と「背景色」を組み合わせる方法は何かと使い勝手がよいので、「条件付き書式」を利用するときのテクニックの一つとして覚えておくとよい。

参考までに、このセル範囲（H4:H18）に指定されている「ルールの一覧」も示しておくと、以下の図のようになる。

  • ルールの一覧

ここで例として紹介した表は行数が少ないため、「条件付き書式」を使わなくても十分にデータを読み取ることが可能かもしれない。しかし、データが何十行、何百行という規模になってくると、「注意すべきデータ」が一目でわかるように工夫しておかないと、重要なデータを見落としてしまう可能性がある。そうならないためにも、「条件付き書式」を上手に活用していくテクニックを学んでおくと便利である。

なお、次回の連載では、「どう使うのが正解なのか？」が少し見えにくい「カラースケール」を効果的に活用する方法を紹介していこう。