目次を作成するときの基本的な編集作業

ページ数の多い文書は、最初に「目次」を作成しておくと、使い勝手のよい文書に仕上げられる。今回は、Wordに用意されている機能を使って「目次」を自動作成する方法を紹介していこう。

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  目次の更新と掲載レベルの変更

目次の自動作成

まずは、目次を自動作成するときの操作手順から紹介しよう。最初に、目次を挿入する位置へカーソルを移動する。まだ表紙を作成していない場合、この位置は「文書の先頭」になるのが一般的だ。

ちなみに、連載第28回で紹介した「新しいアウトラインの定義」を使って見出し番号(第X章など)を自動入力している場合は、以下の図に示した位置が文書の先頭になる。ここにカーソルを移動する。

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  文書の先頭にカーソルを移動

続いて、「参考資料」タブを選択し、「目次」コマンドから「自動作成の目次1」または「自動作成の目次2」を選択する。両者の違いは、タイトル部分の表記が「内容」になるか、それとも「目次」になるかの違いでしかない。「目次」と表記したい場合は「自動作成の目次2」を選択すればよい。

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  目次を自動作成する操作

以上で、目次の作成作業は完了。アウトライン レベルが指定されている段落(見出し)が自動的にピックアップされ、それぞれのレベルに応じた形で「階層分けした目次」が作成される。なお、アウトライン レベルについては連載第26回で詳しく解説しているので、よくわからない方は先にご一読いただきたい。

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  自動作成された目次

念のため、目次を挿入した文書のページ構成についても紹介しておこう。目次を挿入すると、それ以降の文字(本文)が次ページに送られて配置される。文書の先頭に目次を配置した場合、1ページ目が「目次」、2ページ目以降が「本文」という構成になる。

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  目次を挿入した文書のページ構成

もちろん、目次の分量によっては、1～2ページ目が「目次」となり、3ページ目以降に「本文」が配置されるケースもある。いずれにしても、ここで覚えておくべきポイントは「目次を挿入すると本文の先頭ページは1でなく、2や3などに変化する」ということだ。これを踏まえたうえで、目次の更新について解説していこう。

目次の更新

先ほど作成した目次をよく見ると、「第1章　改修の基本方針」のページ番号が「1」と表示されていることに気づくだろう。しかし、実際には、目次の挿入によりページ番号がズレていることに注意しなければならない。

今回の例では1ページ目に「目次」が挿入されたため、「本文」は2ページ目から始まっている。よって、「第1章　改修の基本方針」のページ番号は「2」でなければならない。にもかかわらず、この見出しのページ番号は「1」と表示されている。以降の見出しについても同様だ。

こういった不具合を解消するには、目次を挿入した直後に「目次の更新」を行っておく必要がある。目次の範囲内にカーソルを移動し、「目次の更新」をクリックする。

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  目次の更新(1)

すると、更新内容を選択するダイアログが表示される。ここでは「ページ番号だけを更新する」または「目次をすべて更新する」を選択して「OK」ボタンをクリックすればよい。

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  目次の更新(2)

すると、現在の文書の状況に合わせて目次が自動更新される。これで正しい目次に修正できるようになる。

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  更新された目次

このように、「正しい目次」にするには定期的な手動更新が必要だ。Wordの目次は、「目次を作成する直前」の状況に基づいて自動作成される仕組みになっている。目次の挿入によりページ番号が変化することは考慮されていないし、目次の作成後に行った編集作業も自動反映してくれない。

このため、「間違った目次」になっている可能性も十分にあり得る。特に、以下の作業を行ったときは、目次の情報が古いままになっているので、手動で「目次の更新」を行っておく必要がある。

• 文章の増減により、見出しの位置(ページ番号)が変化した場合
• 見出しの追加/削除を行った場合
• 見出しの文字を変更した場合

これらの変更を施したときは、各自が手動で「目次の更新」を行わなければならない。この点を間違えないように注意しておくこと。万全を期すのであれば、何らかの編集作業を行った後(または定期的)に「目次の更新」を行っておくとよいだろう。

目次を使って該当ページにジャンプする

続いては、目次に備えられているジャンプ機能の使い方を紹介しておこう。といっても特に難しいものではない。操作手順は「Ctrl」キーを押しながら目次の文字(見出し)をクリックするだけだ。

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  「Ctrl」キーを押しながら目次の文字をクリック

すると、その該当ページまで画面をジャンプさせることができる。目的の位置まで文書を延々とスクロールしていく必要はない。

とても便利な機能なので、目次を有効活用するという意味でも、ぜひ覚えておくとよいだろう。

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  該当ページにジャンプした様子

レベル4以降の見出しを目次に掲載する場合は?

目次の自動作成機能は、アウトライン レベルが「レベル1」～「レベル3」の段落(見出し)を目次として自動的にピックアップする仕組みになっている。とはいえ、「レベル4以降の段落(見出し)も目次に掲載したい」というケースもあるだろう。

以下の図は、見出しが「レベル4」まである文書の例だ。ナビゲーション ウィンドウには全レベルの見出しが表示されるため、「レベル4」の見出しも問題なく表示されている。一方、これらの見出しは「目次」には含まれていない。目次に掲載されているのは「レベル3」以上の見出しに限定されている。

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  ナビゲーション ウィンドウと目次の比較

このような場合は、設定変更により「目次に掲載するレベル」をコントロールしてあげる必要がある。「参考資料」タブにある「目次」をクリックし、「ユーザー設定の目次」を選択する。

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  「ユーザー設定の目次」の呼び出し

すると、目次の設定画面が表示される。ここで「アウトライン レベル」の項目を4に変更し、「OK」ボタンをクリックする。

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  目次に掲載するレベルの変更

続いて、現在の目次を置き換えることを確認するダイアログが表示されるので、「はい」ボタンをクリックする。

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  目次の置き換えを確認する画面

以上で「目次に掲載するレベル」の変更は完了。「レベル1」～「レベル3」だけでなく、「レベル4」の見出しも目次に掲載されるようになる。

このように、目次に掲載するレベルは自由に変更できるようになっている。先の例とは逆に、目次に掲載するレベルを「レベル2」までに限定したい場合も、同様の手順で設定を変更すればよい。

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  レベル4まで表示した目次

リーダーの種類の変更

先ほど示した目次の設定画面には、「見出し」と「ページ番号」をつなぐ点線(リーダー)の種類をカスタマイズする項目も用意されている。初期設定では、文字の下端にリーダーが表示されているが、これを上下中央のリーダーに変更してもよい。この設定は、以下の図に示した項目で変更できる。

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  リーダーの変更

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  リーダーの位置を上下中央に変更した目次

そのほか、リーダーなし/実線のリーダー/破線のリーダーなど、5種類のリーダーを選べるようになっている。各自の好みに応じて好きなリーダーを選択しておくとよいだろう。

ということで、今回は「目次」の基本的な作成方法を紹介した。次回は、目次の書式をカスタマイズして、もっと見やすい目次に仕上げていく方法を紹介していこう。