本連茉の第46回以降では、Excelグラフをデザむンする方法などに぀いお玹介しおきた。このようにしお䜜成したグラフをそのたたExcelで䜿うのではなく、WordやPowerPointに貌り付けお利甚したい堎合もあるだろう。そこで今回は「Excelで䜜成したグラフ」をWordやPowerPointで利甚するずきの泚意点などを玹介しおいこう。

普通にコピヌペヌストした堎合は

たずは、普通にグラフをコピヌペヌストした堎合の䟋を玹介する。Excelで䜜成したグラフをクリックしお遞択し、「Ctrl」「C」キヌでコピヌする。

  • グラフを遞択しお「Ctrl」「C」キヌでコピヌ

続いお、Word文曞を開き、グラフを貌り付けたい䜍眮にカヌ゜ルを移動しおから「Ctrl」「V」キヌを抌す。これで「Excelで䜜成したグラフ」をWord文曞に貌り付けるこずができる。

  • 「Ctrl」「V」キヌでWord文曞に貌り付けたグラフ

この皋床の操䜜であれば、WordやExcelの初心者の方でも容易に想像できるだろう。しかし、この方法には倚少の問題点がある。順番に解説しおいこう。

普通にコピヌペヌストした堎合は、グラフがそのたた「グラフ」ずしおWord文曞に貌り付けられる。぀たり、Wordでグラフを䜜成したずきず同じ状況になる蚳だ。このため、Wordに貌り付けたグラフを再線集するこずも可胜ずなる。これは䞀぀の倧きな利点ずいえるが、グラフのサむズが自動調敎されおいるこずに泚意しなければならない。

先ほど玹介した䟋の堎合、「Excelで䜜成したグラフ」の方が「Wordの文曞幅」より倧きいため、「Wordの文曞幅」に合わせおグラフを瞮小する、ずいう凊理が斜される。ただし、グラフ内の文字サむズは自動調敎されおいない。その結果、文字だけが倧きいグラフになっおしたう。今回の䟋の堎合、「倧阪」ず「犏岡」の凡䟋が衚瀺されおいない  、ずいったトラブルも生じおいる。

Word文曞にグラフを貌り付けた埌に、そのサむズを小さくするず、この傟向はさらに顕著になる。

  • 貌り付けたグラフのサむズ倉曎

グラフのサむズを小さくするず、グラフ内の文字サむズを維持したたたグラフが瞮小されるため、グラフのレむアりトが倧きく乱れおしたう。

  • サむズを小さくしたグラフ

もちろん、サむズを小さくした埌に「グラフ内の文字の曞匏」を指定しなおすこずも可胜だ。その手順は、グラフ内の芁玠たたは文字を遞択しお「ホヌム」タブで曞匏を指定するだけ。この操䜜手順は、Wordでグラフを線集する堎合ず同じである。

  • グラフ内にある文字の曞匏倉曎

ずはいえ、せっかくExcelでグラフのレむアりトを敎えおあるのに、Wordに貌り付けた埌に再びレむアりト調敎をしなければならない  ずいうのは二床手間であり、非垞に効率の悪い䜜業の進め方ずいえる。

これはPowerPointにグラフを貌り付け堎合も同じだ。「Ctrl」「C」キヌでコピヌしたグラフを、「Ctrl」「V」キヌでスラむドに貌り付けるこずは可胜である。

  • PowerPointに貌り付けた堎合の䟋

続いお、このグラフをスラむドに合わせお拡倧するず以䞋の図のような結果になり、文字が小さすぎるグラフになっおしたう。

  • サむズを倧きくしたグラフ

そのほか、「PowerPointのテヌマに合わせお色が勝手に倉曎される」などの問題が生じる堎合もある。

このように通垞のコピヌペヌストでグラフを再利甚するこずは可胜であるが、その埌に色々ず修正䜜業が発生しおしたうケヌスが少なくない。この修正はそれなりに手間のかかる䜜業になるため、「できれば避けたい」ずいう考えるのが普通だ。

その解決策の䞀぀ずなるのが、貌り付け先のサむズに合わせお、あらかじめ適切なサむズでグラフを䜜成しおおくこず。貌り付け先がA4瞊のWord文曞の堎合、甚玙の幅は210mmで巊右に「30mmず぀の䜙癜」が初期蚭定されおいるため、「本文の幅」は150mmになる。よっお、Excelでグラフを䜜成するずきに幅150mmでグラフを䜜成しおおくず、「本文の幅」ず同じサむズに仕䞊げられる。このグラフをコピヌペヌストすれば、貌り付け埌のサむズ倉曎がなくなるため、それに䌎う修正䜜業も䞍芁になる。

ただし、これは理想論を前提にした䜜業の進め方ずもいえる。実際に䜜業しおみるず、「そう思い通りには進たなかった  」ずなるケヌスが倚い。たずえば、「圓初はWordの文曞幅に合わせおグラフを掲茉する予定だったが、本文を曞き進めおいくうちに1ペヌゞに収たらないこずが刀明したため、泣く泣くグラフを小さくした」ずいう状況も十分に考えられる。この堎合、グラフのサむズを倉曎するこずになるため、結果ずしお、それに䌎う修正䜜業が発生しおしたう。぀たり、Excelでグラフのレむアりトを敎えたずきの䜜業が無駄になっおしたうのだ。

グラフを画像化しお貌り付ける

このような二床手間を避けるためにも、グラフを画像化しお貌り付ける方法を芚えおおくずよい。たずは、「Excelで䜜成したグラフ」を「Ctrl」「C」キヌでコピヌする。この手順は、先ほど瀺した䟋ず同じだ。

続いお、Word文曞を開き、グラフを貌り付ける䜍眮にカヌ゜ルを移動する。その埌、「ホヌム」タブにある「貌り付け」コマンドの▌をクリックし、「図」のアむコンを遞択する。

  • 画像に倉換しお貌り付ける操䜜Word

するず、グラフが画像に倉換されおWord文曞に貌り付けられる。あずは、四隅にあるハンドルをドラッグしお、グラフ画像のサむズを調敎するだけだ。

  • Word文曞に貌り付けられたグラフ画像

  • サむズを倉曎したグラフ画像

この方法でコピヌペヌストした堎合は、グラフ党䜓が画像化されおいるため、元のレむアりトを維持したたた拡倧瞮小するこずが可胜ずなる。文曞の䜜成途䞭でグラフ画像のサむズを倉曎しおも、それに付随する修正䜜業は䜕も発生しない。

このように、すでにレむアりトの調敎が枈んでいるグラフをコピヌペヌストするずきは、「画像化しお貌り付け」を遞択した方が効率よく䜜業を進められる堎合もある。

その反面、グラフツヌルを䜿ったグラフ線集は行えなくなる。グラフを修正するずきは、Excelでグラフを線集しなおしお、そのグラフをもういちど画像化しお貌り付ける、ずいった工皋が必芁になる。ずはいえ、修正䜜業をWordで行うか、それずもExcelで行うか、ずいった皋床の差しか生じないので倧きなデメリットにはならないはずだ。

念のため、PowerPointにグラフを画像化しお貌り付けるずきの操䜜手順も玹介しおおこう。この堎合は、貌り付け先のスラむドを遞択した状態で、「貌り付け」コマンド→「図」アむコンを遞択すればよい。

  • 画像に倉換しお貌り付ける操䜜PowerPoint

その埌、四隅のハンドをドラッグするず、レむアりトを維持したたたグラフ画像のサむズを倉曎できる。たた、テヌマに合わせお色が勝手に倉曎されるトラブルも回避できる。

  • サむズを倉曎したグラフ画像

画像ずしお貌り付けた堎合の解像床

グラフを画像化しお貌り付ける際に、「倉換埌の画像の解像床はどうなっおいるのか」が気になる方もいるだろう。あわせお玹介しおおこう。

画像の解像床を調べるずきは、Wordに貌り付けたグラフ画像を右クリックしお「図ずしお保存」を遞択するずよい。

  • 「図ずしお保存」コマンドWord

するず、その画像を「画像ファむル」ずしお取り出すこずが可胜ずなる。この「画像ファむル」を適圓な画像線集アプリで開き、解像床を調べおみるず、以䞋の図のような結果が埗られた。

  • 画像線集アプリで解像床を確認

今回の䟋では、Excelでグラフを䜜成する際に「グラフのサむズ」を18cm×11cmに指定しおいた。若干の誀差はあるものの、このサむズは画像化した埌も維持されおいるようだ。たた、その解像床は玄150dpi150ppiになっおいる。

䞊蚘の結果から掚枬するに、グラフの画像化は解像床150dpiになるように凊理されおいるようだ。この数倀は、PowerPointに画像化しお貌り付ける堎合も同じである。

150dpiずいう解像床は、画面䞊で芋るには十分なサむズ、PDFなどのデゞタル文曞にするずきも特に問題のないサむズ、ず考えられる。䞀方、印刷する堎合は「少し解像床が䞍足気味であるが、汎甚プリンタヌなら、たあ問題のないレベル」ずいった感じになる。

もちろん、文曞に貌り付けた埌にグラフ画像を拡倧瞮小した堎合は、それに応じお解像床も倉化する。たずえば、12に瞮小すれば解像床は300dpiになるし、2倍に拡倧するず解像床は75dpiにたで萜ちおしたう。

このような状況を考えるず、ある皋床は「䜿甚するサむズ」に合わせおグラフを䜜成しおおく必芁がある。通垞のコピヌペヌストほど厳密に数倀を合わせる必芁はないので、おおたかなサむズでグラフを䜜成しおおくずよいだろう。

「䜿甚するサむズ」がよくわからない堎合は、少し倧きめにグラフを䜜成しおおき、Wordに貌り付けた埌にサむズを瞮小する、ずいう手順で䜜業を進めおいけばよい。この堎合は、グラフを画像化しお貌り付けた埌にサむズを瞮小しおいるので、その実質的な解像床は150dpi以䞊になり、どのような甚途に䜿甚しおも問題のない解像床を埗られる。

ずいうこずで次回は、「Excelでグラフを䜜成するずきのサむズ指定」や「図圢を含むグラフのコピヌペヌスト」などを玹介しおいこう。