サイボウズ Officeに別れを告げてkintoneに引っ越した清田産業、乗り越えた壁とは

サイボウズはこのほど、同社が提供する「kintone(キントーン)」のユーザーイベント「kintone hive(キントーンハイブ)」をZepp名古屋で開催した。kintone hiveは、kintoneの活用アイデアをユーザー同士で共有するライブイベントで、企業や団体が活用ノウハウをプレゼン形式で発表する場だ。

2024年の「kintone hive」は広島、札幌、福岡、大阪、名古屋、東京の6カ所で開催された。本稿では、名古屋会場に集まった清田産業のkintone活用事例を紹介する。なお、地区代表に選ばれた桜和設備の事例はこちらの記事で紹介している。

「kintone hive nagoya」が6月25日に開催された

1932年に創立し名古屋市に本社を置く食品原材料商社の清田産業は、2008年に導入したグループウェア「サイボウズ Office」を15年間愛用していた。同社の社員140人は皆、サイボウズ Officeを使いこなし、掲示板やアドレス帳、ワークフローや報告書など、さまざまなツールを活用していた。サイボウズ Officeなしでは仕事ができない状況だったという。

ところが、2021年に転機は訪れる。情報システム部門の寺西柚佳里さんが「だれからも求められない孤独な闘い」と表現する営業DXプロジェクトが発足され、サイボウズ Officeを手放し、それに代わる新たなツールの導入が進められた。

清田産業情報システム部門寺西柚佳里さん

15年間愛用した「サイボウズ Office」に別れを告げた理由

長年愛用していたサイボウズ Officeに対して、中途で入社した寺西さんは3つの課題を感じていた。

1つ目は、アドレス帳の表記ブレだ。手入力だったため「サイボウズ株式会社」「サイボウズ(株)」「Cybozu」といったように、同じ社名でもバラバラの表記で登録されていた。「データの正確性に問題がありました」と寺西さんは振り返る。

サイボウズ Office時代のアドレス帳

2つ目の課題は、商談報告書の煩雑さだ。案件軸や顧客担当者軸で記載されておらず、検索をかけて案件を見つけ出すことが難しい状態だった。また、サイボウズ Officeで管理するのが難しいといった理由で、Excelで報告書を管理している社員も一定数いて、二重管理が発生していた。「毎日読んでいる人からすると読みやすい新聞紙のようでした」(寺西さん)

サイボウズ Office時代の商談報告書

そして最も大きな問題は、大量の「野良カスタムアプリ」の存在だった。標準機能にはないアプリを社員自らが作成できるカスタムアプリが約210以上存在し、同社の社員数よりも多かった。

「まったく使われていない『野良カスタムアプリ』が多く存在し、長年使いすぎてデータ量が多くなり検索が重くなっていました。検索が重くなるたびに新しいアプリを作り直すといったことが発生し、データが分断されている状態でした」(寺西さん)

まったく使われていない『野良カスタムアプリ』が散在

現場の社員はサイボウズ Officeに対して不満を抱えていなかったが、情報システム部門は「これでは絶対に生産性は上がらない」と考え、これらの課題の解決を目指す営業DXプロジェクトを発足した。

「kintone」へのお引越しでアプリ数を4分の1に削減

同プロジェクトがまず取り組んだことは、CRM(顧客情報管理)の整備と、SFA(営業支援システム)の導入だ。CRMに関しては、名刺管理の「Sansan」を2022年に導入したことで達成。しかし、SFAの導入は難航を極めた。

プロジェクトチームが10のSFAを選定し、3つのサービストライアルを実施したが、現場の反応はイマイチだった。「多くの営業社員から『現行のサイボウズ Officeと違いすぎて無理』と断固拒否されました」と寺西さんは苦笑い。

営業部門は「サイボウズ Officeと違いすぎる」と批判

情シス部門と営業部門の双方が深く話し合った結果、「kintoneならギリやれる」ということになり、2023年6月にkintoneでSFAの構築を開始した。サイボウズ Officeからkintoneへのお引越しが始まった。

寺西さんがまず取り組んだことは、野良アプリに対する立ち退き依頼だ。数年回しか使わない野良アプリを選定し、kintoneへの移行をやめた。加えて、類似するアプリを統合し、最終的に210個から52個まで移行するカスタムアプリを絞った。「kintoneへ移行したカスタムアプリは即時アクセスを停止しました」と、営業社員が慣れ親しんだサイボウズ Officeを使ってしまわないように工夫した。