マイナビニュースマイナビ

Googleコンタクトの3つの連絡先を活用して連絡しやすく

【連載】

Google Workspaceをビジネスで活用する

【第12回】Googleコンタクトの3つの連絡先を活用して連絡しやすく

[2021/07/09 13:00]佐野正弘 ブックマーク ブックマーク

Google Workspaceには「Googleコンタクト」といういう機能が用意されています。これは文字通り、社員や取引先など、頻繁にやり取りする相手の連絡先をあらかじめ登録しておき、Gmailなどで連絡をしやすくする連絡帳ツール。Google Workspaceのアプリランチャーから「連絡先」を選ぶことで利用できます。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第12回

「Googleコンタクト」は業務でよく連絡する人などのメールアドレスや電話番号などをすぐ確認できるツールだ

Googleコンタクトの利用法

Googleコンタクトに連絡先を登録するには、大きく分けて1つずつ個別に登録する方法と、まとめて登録する方法の2つが用意されています。それぞれの方法について簡単に説明しますと、前者の場合はまず「連絡先を作成」ボタンをクリックした後、メニューからさらに「連絡先を作成」を選びます。

1件ずつGoogleコンタクトに連絡先を登録するには、左上の「連絡先を作成」ボタンを押した後、さらに「連絡先を作成」を選択する

すると相手の連絡先の登録画面が現れるので、ここに名前やメールアドレス、電話番号などを入力し、必要に応じて相手の写真を登録してから「保存」をクリックして保存します。画面下部の「もっと見る」を選択すれば、誕生日や住所など、より詳細な情報を登録しておくことも可能です。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第12回

名前やメールアドレスなどの必要な情報(1)や顔写真(2)などを入力・登録した後「保存」(3)を押せば登録できる。より詳細な情報を追加するなら「もっと見る」(4)をクリックすればよい

一方、後者のまとめて登録する方法を取る場合は、他のアプリやサービスから連絡先をファイルでインポートするケースが多いかと思います。その場合は左ペインの「インポート」を選択した後に「ファイルを選択」を選び、他のサービスなどからエクスポートした連絡先ファイルを選んで登録して下さい。なお、対応するファイル形式はCSVとvCard形式になります。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第12回

ファイルからまとめて連絡先を追加する場合は、「インポート」(1)をクリックした後「ファイルを選択」(2)を選び、追加するファイルを選べばよい

登録された連絡先は「連絡先」の一覧に表示されるので、連絡したい相手をクリックすると詳細を確認することが可能です。一覧画面でメールアドレスを選択すれば、Gmailで直接メールを送ることもできます。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第12回

登録した連絡先をクリックすると詳細を見ることができるが、メールを出したいなら一覧からその相手のメールアドレス部分をクリックしてもよい

しかし、登録した連絡先の数が数十、数百となってくると、特定の相手を見つけるのが難しくなってしまいます。そんな時はGmailと同様にキーワード検索機能を使うか、あらかじめ「ラベル」を付けて分類することも可能です。

ラベルの使い方はGmailとほぼ同じで、まずは左ペインの「ラベルを作成」をクリックし、ラベル名を入力してから「保存」をクリックしてラベルを作成します。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第12回

ラベルを作成するには「ラベルを作成」(1)をクリックした後、ラベル名(2)を入力して「保存」(3)を押せばよい

あとは連絡先の詳細画面などから、ラベルのボタンを押して付与したいラベルを選んだ後に「申請」をクリックするだけです。もちろん一覧画面から複数の連絡先を選択し、まとめてラベルを付与することも可能です。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第12回

連絡先にラベルを付与するには、詳細画面からラベルボタン(1)をクリックした後、付与したいラベル(2)を選び「申請」(3)をクリックする

自分で登録した連絡先だけでなく、2つの連絡先が使える

ですが実はGoogleコンタクトでは、自分で登録した連絡先だけでなく、他にも2つの連絡先が使えるようになっています。1つ目はGmailの「オートコンプリート」という機能によって登録された連絡先です。

これはGmailからメールを送信した相手の連絡先が自動的に連絡先として登録され、Gmailからその相手のメールアドレスが入力しやすくなる機能。といってもオートコンプリートでは連絡先に直接登録するのではなく、「その他の連絡先」という独自のカテゴリに登録される形となります。

それゆえ左ペインから「その他の連絡先」を選択すれば、オートコンプリートで登録された連絡先だけを確認することが可能です。さらにマウスカーソルを合わせて「連絡先に追加」ボタンを押せば、正式な連絡先として登録することもできます。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第12回

「その他の連絡先」(1)を選ぶとオートコンプリートで登録された連絡先の一覧が表示される。正式な連絡先として登録するには、マウスカーソルを合わせて「連絡先に追加」ボタン(2)を押せばよい

そして、2つ目は「ディレクトリ」で、これはGoogle Workspaceで同じ組織に所属しているメンバーの連絡先を一覧表示するもの。有料版のGoogle Workspaceならではの機能であり、別途連絡先を作る必要なく組織内のメンバーに連絡を取りやすくなるのが大きなメリットといえるでしょう。

Google Workspaceをビジネスで活用する 第12回

「ディレクトリ」を選ぶと同じ組織のメンバーの連絡先が表示されるので、社内の相手に連絡する時などに便利だ

もちろん、ディレクトリに公開するユーザーや内容を変更することは可能なのですが、それには管理者権限が必要で、なおかつGoogle 管理コンソールから設定する必要があるため誰でも設定できる訳ではありません。そうしたことからこちらの設定については、また別の機会に触れたいと思います。

著者紹介


佐野 正弘

福島県出身、東北工業大学卒。エンジニアとしてデジタルコンテンツの開発を手がけた後、携帯電話・モバイル専門のライターに転身。現在では業界動向からカルチャーに至るまで、携帯電話に関連した幅広い分野の執筆を手がける。

※ 本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合がございます。予めご了承ください。

一覧はこちら

連載目次

この記事に興味を持ったら"いいね!"を Click
Facebook で TECH+ の人気記事をお届けします
注目の特集/連載
[解説動画] Googleアナリティクス分析&活用講座 - Webサイト改善の正しい考え方
Slackで始める新しいオフィス様式
Google Workspaceをビジネスで活用する
ニューノーマル時代のオウンドメディア戦略
ミッションステートメント
次世代YouTubeクリエイターの成長戦略
IoTでできることを見つけるための発想トレーニング
教えてカナコさん! これならわかるAI入門
AWSではじめる機械学習 ~サービスを知り、実装を学ぶ~
Kubernetes入門
SAFeでつくる「DXに強い組織」~企業の課題を解決する13のアプローチ~
マイクロサービス時代に活きるフレームワーク Spring WebFlux入門
AWSで作るマイクロサービス
マイナビニュース スペシャルセミナー 講演レポート/当日講演資料 まとめ
セキュリティアワード特設ページ

一覧はこちら

今注目のIT用語の意味を事典でチェック!

一覧はこちら

会員登録(無料)

ページの先頭に戻る