本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していきます。今回は、Excelでセルの端にボタンを付けて、プルダウンでリストを表示させる方法を確認します。このプルダウンリスト(正式にはドロップダウンリストといいます)は、さまざまな用途で活用できる便利な機能なので忘れないようにしましょう。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

項目を設定してプルダウンで一覧表示

たとえば、備品購入用のフォーマットやアンケートなどをExcelで作成する場合、あらかじめ決められた項目を入力してもらいたいセルが出てくるはずです。回答者が手動で入力すると、記述ミスが起こる可能性があるため、項目のリストから選択してもらうのが効率的です。Excelには、セルの端にボタンを付けてプルダウンでリストを表示させる「ドロップダウンリスト」機能が備わっていますので、活用してみましょう。

  • まずは選択項目を1つの列に入力していきましょう(本例ではA列)。次に、ドロップダウンリストを付けたいセルを選択し(本例ではB2)、「データ」タブをクリックしてリボンの表示を切り替えます

  • 「データ」タブのリボンから、「データの入力規制」の右にある「▼」ボタンをクリックし、「データの入力規制」を選択します

  • 「データの入力規制」画面が表示されるので「設定」タブにある「入力値の種類」欄右の「▼」ボタンをクリックして「リスト」を選択します

  • 「入力値の種類」を「リスト」にすると表示内容が変わります。「ドロップダウンリストから選択する」のチェックがオンになっていることを確認して、「元の値」欄の右端にある「↑」ボタンをクリックします

  • 「データの入力規制」画面が最小化されたら、シート画面で入力した選択項目部分をドラッグして範囲を選択(本例ではA2~A8)。最小化された「データの入力規制」画面の右端にある「↓」ボタンをクリックします

  • 「データの入力規制」画面が通常のサイズに戻るので、「元の値」欄に範囲選択したセルが表示されていることを確認します。問題なければ「OK」ボタンをクリックして画面を閉じましょう

  • 設定したセルを選択すると右端に「▼」ボタンが表示され、これをクリックするとドロップダウンリストが表示されます。入力したい項目をクリックして選択してみましょう

  • 選択した項目がセルに入力されました。「▼」ボタンをクリックしてドロップダウンリストから選び直すことも可能です

ドロップダウンリストを「データの入力規制」から直接入力

上の例では、あらかじめ1つの列にドロップダウンリストの項目を入力してから設定を行いましたが、「データの入力規制」画面で直接入力することも可能です。好みの方法でドロップダウンリストを作成してください。

  • ドロップダウンリストを付けたいセルを選択したら、「データ」タブのリボンで「データの入力規制」の右にある「▼」ボタンを押し、データの入力規制」をクリックします

  • 「データの入力規制」画面が表示されたら「入力値の種類」欄で「リスト」を選択。「元の値」欄の入力ボックスにドロップダウンリストに表示させたい項目を「,」(半角カンマ)で区切って入力し、「OK」ボタンをクリックします

  • セルを選択すると「▼」ボタンが表示され、クリックすると「データの入力規制」画面で入力した項目がリスト表示されます

  • 最後にドロップダウンリストの設定を解除する方法を紹介しましょう。解除したいセルを選択して「データの入力規制」画面を表示させ、「すべてクリア」ボタンをクリックします

  • 設定した内容が消去されるので「OK」ボタンをクリックして画面を閉じます。これでセルを選択しても「▼」ボタンは表示されなくなります