働き方改革! 残業を規制するよりも、まずは業務の効率化を

2019年4月、働き方改革関連法が施行された。中小企業には多少の猶予期間があるものの、いまのうちから法対策の準備はしておくべきだろう。またすでに対応済みという大企業であっても、これから数字となって現れてくる効果をみながら、再検討・改善を図っていく必要が生まれてくるかもしれない。

本稿では、働き方改革を計画・実施するにあたっての課題を再確認しつつ、有効で投資効果も見込める対策とはどのようなものなのかを探っていく。企業内で改革の推進を任されている方々の参考にしていただければ幸いだ。

そもそも何のために「働き方改革」を行うのか

施行された働き方改革関連法には、「時間外労働の上限規制」「有給休暇の5日の消化義務」「勤務間インターバルへの対応」「フレックスタイム制の拡大」などの見直し内容が列挙されており、罰則が設けられているものも少なくない。たとえば時間外労働の上限は、原則として、月45時間・年360時間(休日労働は含まない)であり、これに違反すると6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるおそれがある。

コンプライアンス違反が多発すれば、企業としての信用やイメージにも影響が出るため、なかには社員を強制的に退社させたりPCをシャットダウンしたりという強硬手段に出ている企業もあるようだが、いきなりこうした対策をとれば、むしろ業務に滞りが生じてしまうだろう。

またこっそりPCを持ち帰って仕事をしたり、自宅のPCから会社のシステムにアクセスしたりする社員がいれば、管理しきれない時間外労働を生むだけでなく、セキュリティ上のリスクも高まってしまう。

法律化されたことで、それを遵守するための方法ばかりが重視されるようになってしまったが、そもそも何のために働き方改革を行うのかを十分に考えなければ、適切な対策は講じられないだろう。

改革の目的は、効率的に働ける環境を整えることで、生産性向上や社員の充実した生活に寄与することであるはずだ。まずはこの考え方に立ち戻り、社員の労働を「規制」するのではなく、「いまある仕事の無駄をなくす」というところから対策を考え直してみるのが改革への最短かつ最良の道筋と言えるのではないだろうか。

「紙の書類がある場所に、人もいなければならない」のか?

もちろん働き方改革関連法の施行以前から、業務の効率化に取り組まれている企業は多いだろう。だが、これを機会に改めて手つかずの領域がないか、調べてみると良いかもしれない。

そのような時に見落とされがちなのが、稟議書や見積書、各種申請など、紙の申請業務だ。「これまででも運用は出来ているので、改善の優先順位が低い」「改善しても売上につながらない」としばしば考えられる部分だが、実はそうした申請業務が社員を縛り、仕事を非効率にする要因になっていることも多い。

営業担当者が顧客に見積を求められた場合を例に説明しよう。担当者がまず営業先から事務所に戻り、見積書を作成・印刷して上司の承認・押印をもらい、それを改めて客先に手渡しする(あるいはスキャンしてメールで送信する)という手間と時間をかける必要がある。担当者は遅い時間になっても見積書を作成するために帰社しなければならず、承認者も事務所でチェックしなければならない。

「紙の書類がある場所に、人もいなければならない」という縛りから解放されれば、大幅な時間短縮が実現するだろう。申請者や承認者がどこにいても業務をスムーズに進められるようにするためには、書類を電子化し、ネットワークを利用したワークフローにのせるのが最適だと言えそうだ。

見積書だけではない。各種申請書も場所と時間を問わずに申請・承認できるようになれば、「上司の印鑑をもらうために会社に残っていなければならない」ことや「様々な承認者の承認を取り付ける為に、オフィス内やフロア間を移動しなければならない」ということもなくなり、無駄な時間を削減することが出来るであろう。

使い慣れた帳票 + 電子化の利点 =「Create!Webフロー」

市場を見渡せば、このような効率化を実現するためのワークフロー製品は数多く存在する。しかし、今までの紙の申請書の運用から大きく変わり操作が複雑であると社員に浸透させるのは難しく、また設定が難しいと導入する側の負担になってしまう。

「こうした点へのきめ細やかな配慮がなされているのが、当社の『Create!Webフロー(クリエイトウェブフロー)』です」と、インフォテック株式会社の橋本 慶之氏は言う。

• インフォテック株式会社
  プロダクトソリューション統括部 プロダクトセールスグループ
  シニアエキスパート 橋本 慶之氏

「Create!Webフロー」は「紙による申請・決裁業務を そのまま電子化」というコンセプトに基づいている。それまで慣れ親しんだフォーム様式をWebブラウザ上に表示できるため、利用者が電子化で感じる違和感や抵抗感を最小限に抑えることができる。フォームのデザインはもちろん、承認ルートの設定や変更も簡単で、管理者の負担も少ない。

• 紙の書式とそっくりなデザインで初めて使う方でも迷うことなく操作ができる

「最初は電子化に抵抗感のある方でも、それまでの申請書と同じように扱えるので、浸透させやすいとご好評をいただいています」と、同社の氏家 幸宏氏は語る。

• インフォテック株式会社
  プロダクトソリューション統括部 プロダクトセールスグループ
  氏家 幸宏氏

大阪と東京に本社を持ち、そのほか約20カ所の事業所を展開しているA社では、それまで紙の申請書類を社内便やFAXでやりとりしていたが、「Create!Webフロー」を導入することで決裁が短時間に行えるようになり、業務スピードが大幅に上がったという。

またB社では、出産や育児に関する申請(休暇や復職)や、フレキシブル勤務申請を社員の家からでもできるようにして、小さな子供を持つ社員にも働きやすい環境づくりに役立てている。

さらに、同じく導入企業のC社では、「Create!Webフロー」による電子化によって、それまで紙の帳票類を保管するために用意していたキャビネットルームを、社員のコミュニケーションルームとして利用できるようになり、円滑な情報共有を実現しているという。

申請業務のコスト削減で、投資効果にも期待

これまで企業は「製造現場での工数削減」や、「システム基盤の一元化によるスピーディなデータ共有」など、生産性や収益に直結する部分を優先的に効率化させてきたかもしれない。

しかし、働き方改革関連法の施行をきっかけに、収益に直結しないと思われがちな申請業務の効率化にも、もっと目を向けるべきだと、橋本氏は言う。

「時間を有効活用できるようになれば、残業時間の削減にもつながるのはもちろんですが、ペーパーレス化によって紙代だけでなく、申請書類の保管費用や送料などのコストも削減可能です。過去の申請書類を検索するのも容易なので、キャビネットの中の大量の書類から探す時間や手間、人件費も省けるようになります。相応の投資対効果は見込めるでしょう」

[PR]提供：インフォテック