Notionでプロジェクト管理をしよう

みなさんは日々会社の業務を進める上で、どのような方法でタスク管理や議事録管理を行っていますか。

個人でメモを取る、ホワイトボードを使う、チームで管理ツールを導入するなど、いろいろな形で工夫されているかと思います。今回は、Notionでプロジェクト管理する方法やメリットについてご紹介します。→過去の回はこちらを参照。

Notionでプロジェクト管理をする

Notionでプロジェクト管理をすると、日々のタスクや議事録など、あらゆる情報を1か所にまとめて可視化することができます。さらに、複数のプロジェクトを俯瞰して確認できるため、「今日はプロジェクトAのタスク1とプロジェクトBのタスクBをやらなければいけない」といった情報を簡単に確認できます。

今回は、次の画像のようなプロジェクト一覧を作ってみます。

また、それぞれのプロジェクトの中身には「目標」「タスク」「議事録」「参考資料」を表示できるようにします。

一度仕組みを作っておけば、ボタン1つでこのページを作れるようになります。

はじめに、「プロジェクト」「タスク」「議事録」「参考資料」の4つのデータベースを用意します。

ここまでで、必要なデータベースが揃いました。

次に、プロジェクトのテンプレートを作成しましょう。テンプレートを用意すると、すぐにプロジェクト管理ページを作成できるようになります。

テンプレートにアイコンや名前を付けておくと、後でテンプレートを使用するときにわかりやすくなります。

テンプレートの中身に「目標」「タスク」「議事録」「参考資料」の見出しを並べてみましょう。

タスク、議事録、参考資料は先ほど用意したデータベースを「リンクドデータベース」で表示させましょう。あわせて、データベースの見た目も整えてみましょう。

ここで最後に重要なポイントです。フィルターを設定します。例えば「プロジェクトAのページにはプロジェクトAに関するタスクしか表示させない」といったフィルターを作る際、プロジェクトページを作る度にフィルターを手動で設定するのは大変です。

テンプレートに上手くフィルターを設定しておくと、プロジェクトページを作るときに自動的にフィルターがかかった状態にすることができます。

先ほど、リンクドデータベースで表示させた「タスク」「議事録」「参考資料」のそれぞれにおいて、関連プロジェクトのフィルターを「テンプレート自身」に設定します。

この段階では何も表示に変化がないためわかりづらいとは思いますが、今後このテンプレートを使ってプロジェクトを作るときにフィルターが適切に自動設定されるようになります。以上で、プロジェクト管理用の設定はすべて完了となります。

最後に、複数プロジェクトを俯瞰できる魅力についてお伝えします。例えば、個人のタスクをプロジェクト横断で確認することができます。

いかがでしたか。Notionでプロジェクト管理をすることで、情報やタスクの抜け漏れなく円滑にプロジェクトを進行させることができます。

今回のプロジェクト管理テンプレートをこちらに用意しました。画面右上の「複製」からご自身のNotionに取り込んで使うことができます。