Notionで日報管理をしよう

日々の業務の中で、一日の終わりに日報を書く文化を作るとメリットがたくさんあります。その日にやったこと、わかったことを記録すると、成長が可視化されてモチベーション向上につながります。また、失敗や反省を記録することで、個人が得た教訓を蓄積することができます。

さらに、社員同士がお互いの日報を読み合うことで、仲間意識の醸成やコミュニケーションの促進にもつながります。上長が部下全員の日報を俯瞰することで、チーム全体として良い方向に進んでいるかどうかを把握するための指標にもなります。

今回はNotionで日報を管理する方法についてお伝えします。

Notionで日報を管理するメリット

日報管理を始める上で、「書きやすさ」「振り返りやすさ」がとても重要です。日報を書くのが大変、頑張って書くけど一度も見返さない、といった事態は避けなければなりません。

• Notionで日報管理

Notionで日報管理を行うと、テンプレート機能を使って簡単に書くことができます。テキスト装飾や画像挿入をしたり、Notion内の他ページへのリンクを入れたりするのも良いでしょう。

また、Notionの大きな強みは振り返りのしやすさです。社員全員の日報を俯瞰したり、個人ごとやチームごとの日報をフィルターして表示したりできます。評価の点数を集計して、チーム全体の点数推移を可視化することもできます。

日報を楽しく書くことができ、蓄積された情報をさまざまな角度から確認することができます。

日報データベースの作り方

日報管理用のデータベースを作成しましょう。日報管理にはカレンダービューが使いやすいです。

• 新たに日報データベースを作成する

• 日付: 日付プロパティ
• 評価: セレクト(星1～星5)
• 作成者: ユーザー

評価の集計用に、評価の数を数値で表す関数を作成します。星の数をそのまま数値に変換すればよいため、次の関数を設定します。

length(prop("評価"))

• 日報に必要なプロパティを用意する

日報を書きやすくするために、テンプレートを用意しましょう。データベース右上の「新規」ボタンの隣の矢印を押し、「新規テンプレート」から日報用のテンプレートを作成します。

• 日報テンプレートを作る

ここまでで、日報を溜めていく準備が整いました。

蓄積された日報をさまざまな形で振り返る

日報を振り返る方法についてお伝えします。まずは、新しいビューを作り、作成者でフィルターを作って絞り込んでみましょう。1人の社員の日報のみを表示することができます。

• 特定の社員の日報のみを抽出

続いて、社員全員の評価を週単位で集計してみましょう。新しいビューを作り、グループ機能を使って週単位に日報をまとめます。

• 日報を週単位でグルーピングする

評価数の下部にマウスカーソルを合わせると「計算」というメニューが表示されます。「平均」を選択すると、週ごとに評価数の平均点を算出することができます。

• 週ごとに評価の数の平均点を算出する

いかがでしたか。Notionで日報を上手く管理して、社員のモチベーション向上につなげていきましょう。

今回の日報テンプレートをこちらに用意しました。画面右上の「複製」からご自身のNotionに取り込んで使うことができます。