Googleグループの共同トレイと共有ラベルで外部からの問い合わせを効率化

メールを軸とした情報共有ができるGoogleグループ。現在ではチャットを主体とした「スペース」があることから、限られたメンバー同士の情報共有手段としてはそちらに優位性がありますが、Googleグループはあくまでメールを軸としていることから、外部の人とのコミュニケーションに活用しやすいというメリットがあります。→過去の回はこちらを参照。

Googleグループを代表アドレスとして活用する

その代表的な活用事例となるのが、サポートや営業などの問い合わせを受ける代表アドレスとしての活用です。

Googleグループで作成したメールアドレスを外部に公開し、問い合わせなどはすべてそちらに送付してもらうことにより、外部からの問い合わせをメンバー全員で共有しやすくなる訳です。

ただ、自社ドメイン外からのメールを受け付けられるようにするには、管理者側の設定内容にもよりますがGoogleグループではなく、管理者コンソール側での設定が必要になります。まずは、管理者権限で管理者コンソールにログインした後、ホームから「グループ」を選びます。

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  ドメイン外からのメールを受け付けるには、管理者コンソールから「グループ」を選んで設定する必要がある

続いて外部からの投稿を受け付けたいグループを選びます。

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  グループ一覧から設定を変更するグループを選ぶ

詳細画面が現れたら「アクセス設定」を選びます。

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  詳細画面から「アクセス設定」を選ぶ

この設定で「投稿できるユーザー」の項目の「外部」にチェックを付け、「保存」をクリックすれば外部からのメールを受け付けられるようになります。

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  「投稿できるユーザー」の「外部」にチェックを付け、画面下部にある「保存」をクリックすれば外部からのメール送信に対応できる

Googleグループの「共同トレイ」

そして、Googleグループには、複数のメンバーが外部からのメールに適切に対応できるようにする「共同トレイ」という機能が用意されています。

これはGoogleグループで受信したメールの対応を誰に割り当てるかを指定できるもので、誰がどのメールに対応しており、対応が終わったかどうかなどを確認できるようになります。

共同トレイを使えるようにするには設定が必要です。グループのオーナーまたはマネージャーの権限を持つ人が、Googleグループの「マイグループ」から共同トレイを利用したいグループを選んだ後、左ペインの「グループ設定」をクリックします。

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  共同トレイを使えるようにするには、まずグループを選んだ後に左ペインから「グループ設定」を選ぶ

設定画面が現れたら、「追加のGoogle グループの機能を有効にする」の項目で「共同トレイ」を選び、「変更を保存」をクリックします。

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  設定画面の「追加の Google グループの機能を有効にする」から「共同トレイ」(1)を選び、「変更を保存」(2)を押す

共同トレイがオンになると、特定の会話を選んでグループに参加しているメンバーに割り当てられるようになります。ここでは会話の詳細を表示した時を例に挙げて説明しますと、まずは会話を表示した後に右上のボタンから「他のユーザーに割り当てる」をクリックします。

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  会話の上にある「他のユーザーに割り当てる」をクリックする

すると会話の割り当て先を入力するダイアログが現れるので、割り当てるメンバーを入力して「完了」ボタンを押すと割り当てができます。割り当てるメンバーは1人だけでなく、複数登録することも可能で、割り当てられたメンバーにはメールが送られます。

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  割り当て先のメンバーを入力(1)し、「完了」(2)を押せば割り当てが完了する

割り当てが終わると会話の右上に「(割り当てたメンバー)が(割り当てられたメンバー)に割り当て済み」という表示が現れ、誰がどのメンバーに割り当てをしたのか判別できるようになります。ちなみに「他のユーザーに割り当てる」の左にある「自分に割り当てる」を押せば、自分に割り当てることも可能です。

割り当てられたメンバーは会話の内容を確認し、対応するかどうかを判断してアクションを示します。対応が完了した場合は「完了マークを付ける」で完了したことを示せるほか、対応する必要がないと判断したら「対応不要」、同じ内容が複数割り当てられた時は「重複のマークを付ける」を押して意思を示すことが可能です。

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  割り当てがなされた会話にはメンバー名(1)が表示され、「自分に割り当てる」(2)を押せば自分への割り当てが可能。(3)を押すとアクションを示すことができ、左から「完了マークを付ける」「重複のマークを付ける」「対応不要」となる

個々の会話に対してラベルを付けることができる「共有ラベル」

共同トレイを利用する上でもう1つ、便利な機能が「共有ラベル」です。これは個々の会話に対してGmailのようにラベルを付けることができる機能で、会話の内容を分類したり、対応状況を示したりするのに活用すると役立ちます。

なお、共有ラベルを利用するのにも設定が必要ですので、共同トレイの設定と同じように設定画面からあらかじめ設定しておいて下さい。

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  共有ラベルを使用するには、グループの設定の「共有ラベル」のチェックをオン(1)にしてから「変更を保存」(2)を押す

共有ラベルをオンにして会話を表示するとGmailと同じラベルのアイコンが現れ、このボタンを押すことで共有ラベルを作成したり、付与したり可能。なおラベルを付与した会話は、左ペインからラベルを選んで表示することが可能です。

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  会話から「ラベル」ボタン(1)を押すことで共有ラベルの付与や作成が可能。ラベルを付与した会話を閲覧するには、左ペインからラベル(2)を選べばよい

外部からの問い合わせに活用できるというのはGoogleグループならではといえるだけに、サポートなどの業務で情報共有に困っているというのであれば、今回紹介した機能を活用すれば業務を大幅に改善できるのではないでしょうか。