Business Starter以上のユーザーが利用できるビジネス版の「Googleグループ」は、メールアドレスをベースとしていることから、外部とのコミュニケーションにも活用しやすいことは前回説明した通りです。→過去の「Google Workspaceをビジネスで活用する」の回はこちらを参照。

しかし、Googleグループはそのことを生かして、他のGoogle Workspaceに活用することで、グループ間での情報共有がよりしやすくなることも覚えておくべきでしょう。

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Googleカレンダーで予定を複数の人と共有する

その具体的な方法は、データや情報などを共有する相手を指定する際にGoogleグループのメールアドレスを使用することです。

例えばGoogleグループに部署全員を登録したグループを作成している場合、全員のメールアドレスを入力する代わりにそのグループのメールアドレスを入力すれば、簡単に情報共有できるようになります。

代表的な例の1つとして「Googleカレンダー」でスケジュールを共有する場合を挙げてみましょう。Googleカレンダーで予定を複数の人と共有する際は、予定の作成時に「ゲスト」の項目に共有したい人のメールアドレスを入力していく必要があります。

ですが、ここにグループのメールアドレスを登録すれば、グループに登録されているメンバー全員が一斉に追加されるので、1人ずつ追加する手間を省くことができるのです。もちろん複数のグループを登録することも可能で、グループのメールアドレスを追加するとそこに参加しているメンバーを一覧で確認できることから安心感があります。

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