「優先トレイ」で重要なメールだけをチェックしやすく

Gmailで最初に表示される受信トレイは、標準では「受信トレイ」の中にあるメールの一覧が時系列に表示される仕組みです。ですがこの状態では、受信トレイの中にさまざまな種類のメールが混在しているため、重要なメールを見逃しやすいというのが弱点です。

もちろん、スターや重要マーク、ラベル名などを見ればそのメールがどういった種類のメールであるかは分かるのですが、その数が多すぎるとやはり見落としの要因になってしまいます。そのため、例えばスター付きのメールだけを受信トレイに優先的に表示できれば見落としは少なくなるかもしれません。

そこで今回は、特定のラベルの中身を優先的に表示する「優先トレイ」の使い方について説明したいと思います。

「優先トレイ」を設定するには、Gmailの設定画面から「受信トレイ」タブを選び、「受信トレイの種類」を「デフォルト」から変更し、「変更を保存」ボタンを押すだけです。

Gmailの設定画面の「受信トレイ」タブ(1)を選んだ後、「受信トレイの種類」(2)をデフォルト以外に変更し、画面下部にある「設定を保存」ボタンをクリックする

設定できる項目としては「重要なメールを先頭」「未読メールを先頭」「スター付きメールを先頭」「優先トレイ」の4つが用意されています。このうち前の3つはそれぞれ「重要マークが付いたメール」「未読のメール」「スターが付いたメール」を、それ以外のメールの前に優先表示するというものです。

例えば「重要なメールを先頭」に設定すると、下のように重要マークが付いたメールだけが1つのセクションとしてまとめて受信トレイの先頭に優先表示されるようになり、それ以外のメールが「その他のメール」セクションとして、その下に表示される形となります。

「重要なメールを先頭」に設定した場合。受信トレイに重要マークの付いたメールだけをまとめた「重要」セクション(1)が表示され、それ以外は下部に「その他のメール」セクション(2)としてまとめられる

ちなみに全てのセクションのメールを画面内に表示できない場合は、各セクション名の隣にある「Λ」ボタンをクリックしましょう。するとセクションを折り畳んで、その上下のセクションのメールを確認しやすくなります。

「重要」セクションの左にある「Λ」ボタンをクリックすると、セクションを折り畳んで上下のセクションのメールを参照しやすくなる

また、セクションごとに一覧表示されるメールの最大表示数は、標準では25に設定されています。表示するメールの数を増やしたい、あるいは減らしたい場合は、先の受信トレイの設定画面から「受信トレイのセクション」で、それぞれのセクションの「オプション」をクリックし、最大表示数を変更するとよいでしょう。

なお「セクションが空の場合は非表示にする」を選んでおくと、該当するメールがなければセクション自体が表示されなくなります。特に「未読メール」を優先トレイに設定した場合などは、これを設定しておくと未読メールがないときの表示がすっきりして見やすくなるかもしれません。

「受信トレイ」設定画面の「受信トレイのセクション」で、各セクションの最大表示数(1)を変更できるほか、「セクションが空の場合は非表示にする」(2)こともできる

では、重要マークやスター以外、つまり自分が作成したラベルを優先表示したい場合はどうしたらいいのかと言うと、4番目の「優先トレイ」を使います。

まずは「受信トレイの種類」で「優先トレイ」を選んだ後、「受信トレイのセクション」で「その他のメール」以外のセクションのオプションをクリックし、「指定したセクションに表示するラベル」の「その他のオプション」を選びます。

自分で作成したラベルを優先表示したい場合は、「受信トレイの種類」で「優先トレイ」(1)を選んだ後、「受信トレイのセクション」の「オプション」で「その他のオプション」(2)を選ぶ

続いて、セクションに表示したいラベルを選んでクリックすれば、選んだラベルを優先表示できるようになります。ちなみに優先トレイで設定できるセクションは「その他のメール」を除いて3つあるので、「重要マーク」と「スター付き」、あるいは「〇〇」ラベルと「××」ラベルといったように、使い方に応じて複数のラベルなどを登録しておけば、より重要なメールだけを確認しやすくなると言えるでしょう。