表紙の作成とページ区切りの挿入

何ページにも及ぶ長い文書では、先頭ページを「表紙」として扱うケースもある。そこで今回は、表紙の作成に関連するテクニックを紹介していこう。最も手軽なのは、Wordに用意されている「表紙」コマンドを活用する方法だ。もちろん、自分で表紙を作成しても構わない。ただし、そのためには「目次」の前に空白ページを挿入する方法を学んでおく必要がある。そのほか、表紙の必要性についても考えてみよう。

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  表紙の作成とページ区切りの挿入

Wordに用意されている表紙の作成機能

Wordには、表紙を自動作成してくれる機能が用意されている。まずは、この機能の使い方から紹介していこう。「挿入」タブを選択して「表紙」コマンドをクリックする。すると、以下の図に示したような一覧が表示される。この中から好きなデザインの表紙を選択する。

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  「表紙」コマンドを使った表紙の作成

文書の先頭ページに表紙が挿入される。あとは［文書のタイトル］や［文書のサブタイトル］、［会社名］などに適切な文字を入力していくだけ。

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  作成された表紙

もちろん、入力した文字の書式を変更することも可能となっている。この操作手順は、通常の文字に書式を指定するときと同じ。「ホーム」タブのリボンを使って、文字や段落の書式を指定していけばよい。［文書のサブタイトル］などが不要な場合は「Delete」キーで削除してしまっても構わない。

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  文書のタイトルなどの入力・編集

以上が、Wordに用意されている「表紙」コマンドの使い方だ。ある程度Wordに慣れている方なら、詳しく解説しなくても表紙を問題なく作れるだろう。各自の好み(または用途)に合うデザインが見つかれば、これが最も手軽な表紙の作成方法になる。

念のため、この方法で表紙を作成したときの文書構成も紹介しておこう。表紙は文書の先頭ページとして扱われるが、表紙にページ番号はなく、表紙の次のページ(今回の例では目次)が1ページ目になる。

よって、表紙は0ページ目として考えなければならない。ページ番号を指定して文書を印刷する場合などは、間違えないように注意しておく必要がある。

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  表紙を作成した文書の構成

そもそも表紙は必要なのか?

ところで、「そもそも表紙は必要なのか?」についても考えてみよう。一昔前の「文書を印刷して使用する」が当たり前の時代であれば、表紙の役割は十分にあったと考えられる。書類の山から文書を探し出すときに、表紙が用意されていれば“目的の文書”を見つけやすくなる。デザインされた表紙であれば、その色合いを頼りに文書を探し出すこともできるだろう。

一方、文書を印刷するのではなく、PDFとして配布・管理する機会が増えた現在では、表紙の役割は小さくなっていると考えられる。この場合、ファイル名などを頼りに文書を探すのが一般的で、PDFを開いた時点で「何の文書であるか?」を把握できているケースが多い。よって、PDFビューワーの画面全体に表紙が表示されても、それは「すでに知っている情報」でしかない。

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  PDF化した文書を開いた様子

肝心の文書に内容を閲覧するには、画面を下へスクロールする手間が発生してしまう。その後、目次から該当ページへ移動する、という流れになるのが一般的だ。

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  PDF化した文書を下へスクロールした様子

このように考えると、文書をPDFとして利用する場合、表紙は「邪魔なだけの存在」になってしまう可能性がある。画面を1ページ分だけ下へスクロールさせる程度の“わずかな手間”でしかないが、閲覧者にとってメリットがないのであれば、わざわざ時間をかけて表紙を作成する意味はない。

よって、「あえて表紙を作成しない」というのも十分にアリな考え方と思われる。文書が利用される場面に合わせて、表紙の有無を検討してみる必要があるだろう。

もちろん、「会社の規則」や「取引先に渡す文書なので欠かせない」といった理由で、表紙を作成するケースもあるだろう。さらには、「表紙」コマンドに適切なデザインが見当たらない、というケースもある。そこで、シンプルかつ手軽に表紙を自作する方法を紹介しておこう。

目次の前に空白ページを確保するには?

表紙を自分で作成するときは、まず文書の先頭に「空白のページ」を挿入しなければならない。このとき、問題となるのが「目次」の存在だ。文書の先頭が「目次」になっていた場合は、その操作手順に注意する必要がある。

まずは、普通に操作したときに起こる失敗例から紹介していこう。文書の先頭、すなわち「目次」の前にカーソルを移動する。続いて、「挿入」タブにある「ページ区切り」を選択する。

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  目次の先頭にカーソルを移動して「ページ区切り」を挿入

カーソル位置に「ページ区切り」が挿入され、文書の先頭に空白ページが挿入される。ただし、この結果をよく見ると、目次エリアを分割するように「ページ区切り」が挿入されていることに気づくと思う。

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  「ページ区切り」によりページ分割された目次

つまり、目次のエリア内に「ページ区切り」が挿入され、目次エリアが2ページに分割された状態になってしまう。これは求めていた結果とはいえない。このようなミスを回避するには、カーソル位置を「目次のエリア外」に移動してから「ページ区切り」を挿入しなければならない。その手順を示していこう。

先ほど示した手順と同様に、「目次」の前にカーソルを移動する。現時点では、目次のエリアを示す枠線が表示されている。この場合、カーソルは「目次のエリア内」にあると考えなければならない。

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  「目次のエリア内」にカーソルがある状態

カーソルを「目次のエリア外」に移動するには、続けて「←」キーを押す。すると、目次のエリアを示す枠線が消去される。

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  「目次のエリア外」にカーソルがある状態

これが「目次のエリア外」にカーソルがある状態となる。この状態にしてから「ページ区切り」を挿入する。

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  「ページ区切り」の挿入

すると、目次エリアの前に「ページ区切り」が挿入され、通常の空白ページを設けることが可能となる。あとは、この空白ページを表紙として編集していけばよい。

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  「ページ区切り」により挿入された白紙のページ

このように、文書の先頭が「目次」であった場合は、カーソル位置に注意しながら作業を進めていく必要がある。基本的には、枠線の有無で「目次のエリア内」と「目次のエリア外」を見極め、「←」キー(または「→」キー)でカーソル位置を移動させる、と覚えておけばよい。

なお、今回は「ページ区切り」を使って文書の先頭に空白ページを設けたが、「挿入」タブにある「空白のページ」コマンドを利用する場合も同様の考え方になる。

シンプルな表紙を自作する方法

では本題に戻って、シンプルな表紙を自作する方法を紹介していこう。表紙用の空白ページを用意できたら、「改ページ」の前に“表紙に記載する文字”を入力する。

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  表紙に記載する文字の入力

続いて、それぞれの段落にフォントや文字サイズ、配置などの書式を指定していく。この操作手順は普通に「ホーム」タブで書式を指定するだけなので、詳しく解説しなくても理解できるだろう。

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  表紙に記載する文字の書式指定

続いて、上下の間隔を調整する。この指定には「段落前」の書式が活用できる。「レイアウト」タブで操作する場合は、上に間隔を設けたい段落を選択した状態で「前」の値を変化させていけばよい。

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  「段落前」の書式で上下の間隔を調整

右端に配置する文字は「左インデント」を指定することにより位置を調整する。こちらも画面で結果を見ながら操作していくことが可能だ。配置を調整する段落を選択し、「レイアウト」タブにある「左」の項目を適当な値に変更する。

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  「左インデント」による配置調整

このような手順で全体のバランスを整えていくと、シンプルな表紙を自作できる。デザインされた表紙とは言えないが、ビジネス文書の表紙としては十分に役割を果たしてくれるだろう。これならデザインに自信がない方でも短時間で作業を終えられるはずだ。

ただし、表紙用のページにもヘッダー・フッターが表示されることに注意しなければならない。この場合、1ページ目が「表紙」で、2ページ目以降が「目次と本文」という構成になる。

これらのヘッダー・フッターを削除したり、表紙をカウントしないページ番号にしたりするには、「セクション区切り」の使い方を覚えておく必要がある。ということで、次回は「セクション区切り」の役割と使い方を紹介していこう。

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  文書のページ構成とヘッダー・フッターの状況