知って得するWord使いこなし術(30) ヘッダー・フッターの編集とページ番号

文書の上部にある余白は「ヘッダー」、下部にある余白は「フッター」と呼ばれている。もちろん、この部分にも文字を入力できる。ヘッダー・フッターには、文書のタイトルや作成者名、作成日時、ページ番号などの情報を記載するのが一般的だ。今回は、Wordでヘッダー・フッターを編集するときの操作手順を解説していこう。

ヘッダー・フッターの編集とページ番号

特にページ数の多い文書を作成するときは「ページ番号の記載が必須」となる。ページ番号がないと「目次」を作れないし、「詳しくはXXページを参照して……」といった表現もできない。よって、ページ番号の記載方法は必ず覚えておくべきスキルといえる。

ヘッダー・フッターを挿入するコマンド

まずは、Wordに初めから用意されているヘッダー・フッターを利用する方法から紹介していこう。「挿入」タブを選択して「ヘッダー」コマンドをクリックすると、以下の図のような一覧が表示される。

Wordに用意されているヘッダーの一覧

この中から好きなデザインを選択して「ヘッダー」を作成することもできる。たとえば、「モーション」(偶数ページ)を選択すると、以下の図に示したようなヘッダーが文書の上部に挿入される。

挿入されたヘッダーの例

あとは、文書の内容に合わせて［文書のタイトル］や［作成者名］などを入力するだけ。具体的には、［］で囲まれた部分をクリックし、普通に文字を入力していけばよい。

［文書のタイトル］などの入力

ヘッダーのデザインによっては［日付］という項目が用意されている場合もある。こちらはカレンダーから日付を選択する仕組みになっている。

「日付」の入力

文書の下部にフッターを作成するときも、基本的な操作手順は同じと考えて構わない。この場合は「フッター」コマンドから好きなデザインを選択すればよい。

Wordに用意されているフッターの一覧

このように、Wordに用意されているコマンドを使ってヘッダー・フッターを作成することもできる。なお、文書に挿入したヘッダー・フッターは「全ページに同じ内容が記載される」と考えるのが基本だ。ページ番号だけが「1、2、3、……」と自動的に変化していくことになる。

文書の途中でヘッダー・フッターの内容を変化させることもできなくはないが、そのためには「セクション区切り」の使い方を習得しなければならない。これについては、いずれ機会をあらためて詳しく解説していく予定だ。

ヘッダー・フッターを自分で編集する

話をヘッダー・フッターに戻して解説を進めていこう。Wordに初めから用意されているデザインを利用するのではなく、自分でヘッダー・フッターを自由に編集していく方法もある。

この場合は「ヘッダー・フッターの編集モード」に切り替えて作業を進めていく。まずは、ページの上部にある余白部分をダブルクリックする。

ヘッダーの編集を開始する操作

すると、「ヘッダー・フッターの編集モード」に切り替わり、ヘッダー(またはフッター)の領域に文字を入力できるようになる。

ヘッダーに文字を入力

ヘッダー・フッターには「中央揃え」と「右揃え」のタブ位置が初期設定されているため、「Tab」キーの入力によって文字の配置を調整できる。具体的には、1番目のタブの後の文字が「中央揃え」、2番目のタブの後の文字が「右揃え」で配置される、と考えればよい。そのほか、「ホーム」タブで文字サイズやフォントなどの書式を変更することも可能だ。

タブを使った文字の配置と書式指定

念のため、ヘッダー・フッターの編集を終了して「通常の編集モード」に戻すときの操作手順も紹介しておこう。この場合は「ヘッダーとフッター」タブにある「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックするか、もしくは本文の領域をダブルクリックすればよい。

ヘッダーの編集を終了する操作

以上が、ヘッダー・フッターを編集するときの基本操作だ。ヘッダー・フッターは必須の要素ではないが、ページ数の多い文書では「ぜひとも追加しておきたい情報」といえる。ページ番号の必要性は前述したとおりであるし、「いつ作成された文書か?」(古いバージョンでないか?)を即座に確認できる日付も重要な情報のひとつといえる。そういう意味でも、ヘッダー・フッターの編集方法を学んでおく必要がある。