生年月日から年を除いて誕生日順に並べ替える

前回の連載では、「生年月日」から「誕生月」だけを取り出す方法を紹介した。今回は、似たような事例として、「生年月日」から「誕生日」（X月X日）を取り出す方法を紹介していこう。この方法は色々と考えられるが、日付データを作成する関数DATEを使うのが最も効率的だ。あわせて関数TIMEの使い方も覚えておくと役に立つだろう。

数値から日付データを作成する関数DATE

前回の連載では、YEAR、MONTH、DAYといった関数を使って「日付データ」から年、月、日の「数値データ」を取り出す方法を紹介した。これとは逆に、年、月、日の「数値データ」から「日付データ」を作成する関数DATEも用意されている。「時刻データ」を作成する関数TIMEとあわせて、使い方を学んでおくとよいだろう。

指定した日付、時刻をシリアル値に変換する関数DATE、TIME

まずは、簡単な例を使って「関数DATE」の使い方を紹介していこう。以下の図は、ある部署における「書籍・研修費の残高」の推移をまとめたものだ。この会社では、自由に使える書籍・研修費として、各部署に毎月3万円を支給する制度が用意されている。

書籍・研修費の残高をまとめた表

この表のように「月」と「日」を別々の列に分けて、日付を“単なる数値”として扱っているケースもよく見受けられる。昔ながらの帳簿や見積書、請求書などに倣った形式といえるが、日付順に並べ替えたり、期間で絞り込んだりするには、少し不便なデータ形式であると考えられる。

このような場合に「関数DATE」を活用すると、「月」と「日」の数値から「日付データ」（シリアル値）を作成することが可能となる。

関数DATEの入力に必要な引数は3つで、年（西暦）、月（1～12）、日（1～31）を順番に数値で指定すればよい。

■関数DATEの書式
　=DATE(年, 月, 日)

具体的な例を示しながら紹介していこう。まずは、関数の入力用に「日付」の列を挿入する。

「日付」の列を挿入

続いて、関数DATEを入力する。この表は2023年の入金／出金の記録をまとめたものなので、第1引数（年）には2023を指定する。あとは、第2引数（月）にB3セルの参照、第3引数（日）にC3セルの参照、という具合に関数を入力していけばよい。

関数DATEの入力

「Enter」キーを押して関数の入力を確定すると、1（月）と1（日）の数値データをもとに「2023/1/1」という日付データ（シリアル値）を作成できる。

作成された日付データ（シリアル値）

あとは、この関数をオートフィルでコピーするだけ。これで全データの「月」と「日」を「日付データ」に変換することが可能となる。

関数DATEをオートフィルでコピー

日付の表示がガタガタして見にくい場合は、表示形式にyyyy/mm/ddなどを指定してあげるとよい。年/月/日の桁数が統一され、日付を見やすく表示できる。

表示形式にyyyy/mm/ddを指定

このように、年、月、日の「数値データ」をもとに「日付データ」（シリアル値）を作成するのが「関数DATE」の基本的な役割となる。

「生年月日」から「誕生日」だけを取り出すには？

続いては、もう少し実践的な例を紹介していこう。以下の図は、ある施設の会員名簿をExcelファイルにまとめたものだ。

会員名簿のリスト

このデータをもとに、明日、誕生日を迎える方に「おめでとうメール」を送信したいとしよう。この表には「生年月日」の項目が用意されているため、「明日、誕生日を迎える人」を調べるのは不可能な話ではない。

ただし、何百件もあるデータの中から「明日、誕生日を迎える人」を1件ずつ自分の目で確認していくのは大変な作業になるはずだ。「生年月日」の列を基準に表を並べ替えても、「生まれた年」を優先した並び順になるだけで効率のよい作業は望めない。

「生年月日」の昇順に並べ替えた場合

このような場合は、関数DATEを使って「今年の誕生日」を求めるとスムーズに作業を進められる。表に「今年の誕生日」という列を挿入し、以下の図のように関数DATEを入力する。

関数DATEの入力

念のため、簡単に補足しておこう。関数DATEの第1引数には、今年の西暦である2023を指定する。続いて、関数MONTHで「生年月日」から「生まれた月」を数値として取り出し、これを関数DATEの第2引数に指定する。同様に、関数DAYで「生年月日」から「生まれた日」を数値として取り出し、これを第3引数に指定する。

このように処理すると、「生年月日」の「月/日」を維持したまま、「年」だけを今年の数値（2023）に置き換えることができる。