リコー、フリーアドレスの座席の予約管理ができるクラウド型ソリューション

リコーは7月24日、会議室予約管理システム「RICOH スマート予約サービス」シリーズのラインアップとして、「RICOHスマート予約サービス for フリーアドレス」を8月1日から提供開始することを発表した。

このサービスは、フリーアドレスのオフィスにおける座席および備品の予約や、利用状況の可視化、管理が可能なクラウド型のソリューションだ。専用のサーバを設置するといった設備投資が不要で、付属のマニュアルを見ながらユーザー自身がセットアップできるという。

同サービスを利用することで、利用者は座席状況をリアルタイムで確認し、自身が利用したい座席をスムーズに予約できるようになる。管理者は座席や備品の利用状況を可視化してレポートを作成できるため、空きスペースの把握やオフィスレイアウトの見直しが容易になるという。オフィス環境の効率的な活用や継続的な改善に活用できる。

• RICOHスマート予約サービス for フリーアドレス

予約と利用手続きは、利用したい座席または備品のQRコードをスマートフォンで読み取ることで開始できる。PC画面からフロアマップの一覧を確認して、利用したい座席を選択しても利用手続きが可能だ。

また、検索画面から利用目的に合う座席の条件を入力し、利用したい座席が空席かどうかを検索する機能も備えるとのことだ。なお、予約時刻から一定時間を経過しても利用が開始されない場合は、自動でキャンセルされる。

• サービス利用時の手続き

事前に登録した利用者が、出社やリモートワーク、外出など勤務状況を登録することで、互いの状況と座席位置がリアルタイムで確認できる。また、他の利用者の勤務状況の検索も可能だ。Microsoft 365と連携し、勤務状況一覧から直接Microsoft Teamsにアクセスしチャットを開始できるという。

• 利用者同士で座席位置を共有し可視化できる

ユーザーライセンスは1人当たり月額100円（年額1200円）、座席ライセンスは1座席当たり月額200（年額2400円）で、新規申込または追加申込時にはスタートパック5000円が必要。