新型コロナウイルスの登場によって、日本企業でもテレワークが定着しつつある。とはいえ、テレワークしている従業員がオフィスにいる時と同様に働いているとは信じきれないことから、テレワークを導入していない企業もあるだろう。

ある調査では、テレワークの可否が就職や転職の決め手になるという結果も出ており、これからはテレワークを認めていない企業はよい人材を獲得できなくなってくるかもしれない。

そこで、EmailAnalyticsの公式ブログ「7 Ways to Monitor Employees Working from Home」をもとに、テレワークしている従業員を監視する方法のポイントを紹介しよう。

電子メールを監視する

ビジネスチャットが普及してきたとはいえ、ビジネスシーンではまだまだメールの利用が幅を利かせている。ビジネスマンは1日の勤務時間の28％～50％をメールの操作に費やしているとも言われている。

したがって、従業員のメールの操作を監視することは、生産性を把握することに寄与するだろう。

電子メールの管理ツールを使うと、従業員が送受信している電子メールの数、上位の送信者と受信者、最も忙しい時間帯と曜日、電子メールの平均応答時間などを確認することができる。

  • メールの利用状況を監視するツール「EmailAnalytics」

生産性追跡ツールを使う

従業員ごとに、1日の労働時間をどのように使っているかを監視することも生産性を把握する上で役に立つといえる。

例えば、特定のアプリやWebサイトに費やした時間を確認すると、メール、会議、プロジェクト管理、管理など、集中力をそぐタスクや価値の低いタスクを明らかにすることができる。

ただし、EmailAnalyticsはこの方法について、「労働時間の追跡は、電話や緊急の会議などを追跡するのには理想的ではない。従業員が時間の使い方を捏造している可能性もある」と指摘している。

プロジェクト・タスク管理ツールを使う

プロジェクトに関連するタスクを管理できるツールを使うと、どの従業員がどのプロジェクトに割り当てられているか、さらにタスクが必要な従業員がいるかどうかを確認することが可能になる。

ただしこのツールは、プロジェクトにひもづいていないタスクを管理することはできない。

加えて、プロジェクトごとに異なるレベルの責任や時間のコミットメントが伴う場合があるため、定量化は難しいという。

自己申告をしてもらう

従業員を信頼している場合、チームの人数が少ない場合などは、自己申告を利用するのも手だ。

例えば、業務の終了時に簡単なレポートを管理者にメールで送信し、取り組んでいるプロジェクト、どの程度忙しいか、およびその能力があると感じているかどうかを説明してもらう。

この方法は、従業員が、自身が過小労働か過労か、バランスのとれた仕事量かどうかを自分で判断できる。

なお、従業員に暗黙の信頼を置いている場合でも、このシステムとは別に、客観的な測定方法を用意することが勧められている。

管理職に管理と報告を求める

従業員に自身の業務に関する情報を自発的に提供するよう求める代わりに、管理職に、従業員の労働状況を管理・報告してもらい、必要に応じて再調整するように依頼する方法もある。

この方法の特徴は、管理職に適切なアプローチを調整する権限が与えられ、従業員が報告のプロセスに責任を負わないことにあるという。

この方法も他の方法と組み合わせて使うことが推奨されている。