明治の経理業務ペーパーレス化の全容 - 現場担当者を巻き込み運用を最適化

乳製品やチョコレートなど食品の製造・販売事業を展開する明治は、2022年7月13日に経理業務の全領域をペーパーレス化したと発表した。

従来から利用していた会計システム「HUE Classic」をバージョンアップし、一部機能の自社開発などをして新たな会計システムの構築を進めた同社の担当者に、ペーパーレス化プロジェクト推進で気を付けた点や成功要因を聞いた。

コストや導入期間の短さから既存システムの後継版を採用

明治では経費精算や請求書の処理などを行う際に、従来は現場の従業員が会計システムに必要項目を入力した上で会計伝票を印刷し、レシートや請求書などの証憑を添付して経理業務のシェアードサービスセンター(経理センター)に郵送していた。

だが、日々の業務フローや人材リソースの活用、経理関連書類の保管コストなどの観点から無駄が多いことが課題として挙がり、全社で推進していたIT活用や業務デジタル化の一環で2019年半ばからペーパーレスプロジェクトを開始した。

既存システム(HUE Classic)がペーパーレスに非対応だったことから会計システムの刷新も必須項目となった。RFP(提案依頼書)を基に複数ベンダーからの提案を受け、バージョンアップ費用がかからず、現行業務への影響を最小限に抑えられ、短期間での導入が実現できることから後継版の「HUE」を選定した。

会計システムを刷新した明治の経理業務フロー

現在は会計システム内で作成した会計伝票に、クラウド請求書受領サービス「Bill One」で代行受領した証憑のPDFを添付して会計処理を進めており、各種データと共に経理作業の内容もデジタル保管されている。

明治デジタル推進本部情報システム部業務1グループ長兼アカウンティングイノベーションPT 河合利英氏は、「更新の目的がペーパーレスの実現なので、そこに関連しない部分は大きく変更したくなかった。また、導入期間やトレーニングにかかる工数も、新規導入に比べて短期間で済むことが見込まれたため、今回はバージョンアップを選択した」とシステム選定の理由を説明した。