複数の分類に該当する書類をタグで整理できる？ - iPhoneユーザーのためのMacのトリセツ

Q：フォルダやエイリアス以外に、ファイルの分類や整理に役立つ方法はありますか？

A：タグを使う方法を紹介します。どの方法が自分にとって使いやすいか、試してみてください

ファイルを整理する方法として、本連載の前々回記事ではフォルダ、前回記事ではエイリアスを紹介しました。今回はタグを使ってみます。

ファイルにタグを付ける

前回記事と同様に、経理の書類、人材採用業務の書類、新製品発売業務の書類があり、これらをどう整理するかを考えます。「人材採用」と「経理」のフォルダがある場合、人材採用に関わる経理の書類はどのように分類しよう迷ってしまう、という想定です。

今回はタグを使ってみます。タグを使うのであれば、必ずしもフォルダで分類しなくてもかまいません。

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  フォルダで分類せず、すべて「書類」フォルダに直接置いてあります

最初からいくつかのタグが用意され、Finderウインドウのサイドバーに示されています。

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  Finderウインドウのサイドバーにタグが表示されています

レッドが経理、イエローが人材採用、グリーンが新製品発売というように自分で決めておきます。

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  「定例会議議事録」は人材採用に関する会議の議事録です。そこでこのアイコンをControlキーを押しながらクリックし、メニューが表示されたらイエローのタグを選択します

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  タグが追加され、ファイル名の先頭にイエローの目印が付きます

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  「発注書_販促ノベルティ」は新製品発売関連です。そこで先ほどと同じ操作でグリーンのタグを追加しました

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  ところが、この「発注書_販促ノベルティ」は経理の書類でもあります。そこでもう一度同じ操作をして、レッドのタグも追加します

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  レッドのタグも追加されました。このように、1つのファイルに対して複数のタグを追加できます

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  同じ操作を繰り返して、ほかのファイルにもタグを追加しました

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  タグを誤って追加した場合は、同じ操作でタグをもう一度選択すると削除されます

ここまでの操作ではファイルにタグを付けましたが、フォルダにつけることもできます。また、ここでは1つのファイルにタグを2つ追加しましたが、さらに追加することもできます。

ファイルをタグで集める

このようにタグを付けておけば、必要なときに同じタグの項目をすぐに集めることができます。

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  サイドバーの「レッド」をクリックすると、レッドのタグを付けた項目が表示されます

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  「イエロー」も同様です

すぐ上の図と1つ上の図を見比べると「見積書_説明会会場」のファイルはどちらにも表示されていることがわかります。ファイル自体は1つですが、複数のタグを付けておくことでこのように両方に表示させることができます。

タグの名称を変更する

ところで、レッドが経理、イエローが人材採用などと覚えておくのは面倒です。タグの名称を変更しましょう。

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  サイドバーの「レッド」をControlキーを押しながらクリックします。メニューが表示されたら「"レッド"を名称変更」を選択します

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  名称の部分が選択された状態になるので、新しい名称を入力し、Returnキーを押して確定します

同様に、ほかの色も必要に応じて変更します。 先ほどはサイドバーのタグをクリックして同じタグの項目を集めましたが、検索の機能を使うこともできます。

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  Finderウインドウの右上にある虫眼鏡のアイコンをクリックしてから、検索フィールドにタグの語句を入力します。タグの「経理」を選択すると、該当する項目だけが表示されます

タグの名称を変える前に、例えば「レッド」などと入力して検索することもできるのですが、名称を変えてからの方が検索しやすいでしょう。

タグを編集する

今のところタグを3つしか使っていないので、ほかのタグがFinderウインドウのサイドバーに表示されていると操作しづらいかもしれません。逆に、もともと用意されているタグでは足りなくなるかもしれません。タグを編集する方法も紹介しましょう。

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  サイドバーのタグは、上下にドラッグして並び順を変えられます。よく使うタグを上の方にするなど、使い方に応じて変えるとよいでしょう

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  タグの設定をするには、「Finder」メニューの「設定」を選択し、「Finder設定」が開いたら上部の「タグ」をクリックします。サイドバーに表示する必要がないタグは、右端のボックスをクリックしてチェックをはずします

非表示にするだけで使いやすくなると思いますが、不要なタグをクリックして選択し、リストの下にある「ー」をクリックして削除することもできます。

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  タグを追加するには「＋」をクリックします

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  新しいタグが作成されるので、名称を入力します

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  先頭の丸をクリックして、色を選びます

この「Finder設定」で各タグをControlキーを押しながらクリックし、名称を変更することもできます。