アドビシステムズの調査によると「テレワークを実施して感じた業務上の課題」の第2位に「プリンタやスキャナがない」が挙げられています。家庭用のプリンタや複合機はたくさん発売されていますが、置き場所に困るし、なかなか購入に踏み切れない方も多いかもしれませんね。今回は、買わずにプリント/スキャンする方法をご紹介します。

iPhoneで紙をスキャンする方法

iPhone用のスキャナアプリはたくさん出されていますが、特に専用アプリを用意しなくても紙をスキャンすることができます。

使用するのはiOS純正の「ファイル」アプリです。直接iCloudに保存されるので、Macなどと連携しやすいのが利点です。高精細とは言えませんが、A4サイズの文字は十分に読める程度。自動で歪みや明るさが補正され、複数ページの連続スキャンも可能です。

  • 「ファイル」アプリで書類を保存したいフォルダを開き、検索窓の下にある「…」をタップ→「書類をスキャン」をタップ

  • カメラが開いたら画面の中に紙を入れます。範囲が認識されると自動的にシャッターが切られます→続きのページを同様に画面に入れて撮影。最後に右下の「保存」をタップします

  • スキャンした書類が保存されました→PDFを開いたら、マークアップツールで書き込みが可能。シェアボタンから送信したり、iCloud経由でMacから直接開くこともできます

うまく認識させるには、紙の境目がハッキリ見える色の背景を選ぶのがコツです。認識されない場合は手動でシャッターボタンを押し、読み取り範囲を指定しましょう。

  • 紙が認識されない場合は手動でシャッターボタンを押す→四隅の丸を動かして、読み取り範囲を指定し「スキャンを保持」をタップ

「メモ」や「リマインダー」でもスキャンが可能

このスキャン機能は他に「メモ」や「リマインダー」アプリでも使用できます。単にスキャンして保存するだけでなく、仕事の流れに合わせた場所で活用しましょう。

  • 「メモ」の場合。使用中のファイルにスキャンした書類を添付できます。メニューのカメラをタップ→「書類をスキャン」を選択

  • 先ほどと同様に紙を撮影して「保存」をタップ→メモに書類が添付されました。タップして開くと閲覧・編集が可能。シェアボタンからPDFとして送信することもできます

  • 「リマインダー」の場合。リマインダーの項目ごとに書類を添付できます。リマインダー入力画面で「カメラ→書類をスキャン」の順にタップ。先ほどと同様に紙を撮影します→タスクに書類が添付されました

プリントの代わりにPDFを活用しよう

iPad＋Apple Pencilを使うと、書類やWebページなど画面に表示できるものを何でもキャプチャして、簡単に書き込みができます。書類チェックや校正をペーパーレス化するのに便利です。詳しくは以前ご紹介した記事をご参考ください。

  • Apple Pencilで画面を下角から内側にフリックすると、画面をキャプチャ。そのまま書き込みができます

Macの場合は各アプリケーションの「プリント」(⌘P)機能から「PDF」への書き出しが可能です。プリントアウト先が紙でなくPDFファイルになる、と考えるとわかりやすいでしょう。

  • 「プリント」画面を開き、「PDFとして保存」を選択→保存先を指定して書き出します。プリントしたのと同じ状態でPDFに変換できます

PDFにした書類は、無料のAcrobat Readerで注釈を書き込んだり、サインを挿入することが可能です。書類の校正や社内チェックなどのペーパーレス化に役立ちます。

  • Acrobat Readerには、書類を開くだけでなく、注釈を書き込んだりサインを追加したりする機能があります

紙が必要な場合はコンビニプリントで

WordやExcel、Illustratorなど、どんなアプリケーションで作成した書類もPDFに変換すればコンビニのマルチコピー機でプリントすることができます。

SDカードやUSBメモリーなで書類を持ち込み、コピー機のメモリースロットに差し込んで、画面のガイドに沿ってプリントします。機種によって対応メディアが異なりますのでご注意ください。

  • メモリーデバイスに保存した書類をコンビニのマルチコピー機でプリント。白黒1枚10円、カラー50円(A3のみ80円)

また、マルチコピー機の「ネットプリント」機能を使うと、他の人が別の店舗からプリントアウトすることができます。

ネットプリントのサービスサイトにファイルを登録し、その予約番号と暗証番号をマルチコピー機に入力することでプリントが可能です。通常のプリントよりもやや割高になりますが、大勢で共有したい場合などに便利です。

下の図はセブンイレブンのマルチコピー機向けのものです。ローソン、ファミリーマートにも同様のサービスがあります。

  • オンラインでファイルを登録すると「予約番号」と「暗証番号(省略可)」が発行されます。これを入力すればどの店舗からでもプリントができます