LINE WORKSを開始すると、基本的には設立作業を担当した人が「最高管理者」という初期設定になっている。しかし実務上、本当にその人が最高管理者でいいのかどうか、1人でその役割が果たせるのかどうかは、本格的に使い始める前に考えておきたい。今回は誰が最高管理者なのか確認する方法や権限の委任方法を紹介する。

管理者権限を確認しよう

管理者権限の確認をするには、まずトーク画面等で右上にある名前をクリックして表示されるメニューから「管理者画面」を選択。「メンバー」を選んでから、左メニューの「管理者権限」を選択すればいい。

名前をクリックしたメニューから「管理者画面」を選択
「メンバー」を選んでから「管理者権限」を選択

それぞれの役割で何ができるのかは、「権限の表示」で確認できる。IT管理者は基本設定、サービス、セキュリティについての設定変更をすることができ、人事管理者は基本設定ならびにメンバーに関する権限を持っている。最高管理者・副管理者は同じ権限を持っていて全機能を利用できるが、あくまでも最高管理者が副管理者を任命する形になっているため、最高管理者は一方的に副管理者の権限を剥奪することも可能だ。

「最高管理者」と「副管理者」は全機能が利用できるが、「人事管理者」は主にメンバーについて担当するなど役割が分担されている

「副管理者」を設定する

少人数のグループでのんびりと利用するなら最高管理者が1人いるだけで問題ないだろうが、人数が多くなった場合や、活発に利用をしたい場合には、それでは少し困ることがあるかもしれない。LINE WORKSを無料で利用できる「フリープラン」では操作できる設定は少ないから、ポイントとなるのはメンバーの招待や承認・削除といった作業をできるのが「1人」だけでいいのかどうかだ。

作業量が多いから負担を分けたい、出張が多く細かく対応するのが難しいから補助者が欲しい、といった時には副管理人を設定するといい。もちろん、メンバー管理だけを任せる専門家として「人事管理者」を設定するのもアリだろう。

設定したい役割を左メニューから選び、右上に出てくる「権限の付与」フォームに任命するユーザーの名前を入力する。人数が多い時には「連絡先」で一覧を表示して選ぶと便利だ。人を選んだら「権限を付与する」で任命できる。

「副管理者」を左メニューで選択
「権限の付与」フォームや「連絡先」を使ってユーザーを指名し、「権限を付与する」で任命完了だ
付与する相手を間違えた場合や、一旦任命した相手を解任する時には「権限を解除」を選択する

「最高管理者」の権限を委任する

最初の設立は担当したが、試験導入の後は別の人をメインの担当者にしたいということはあるだろう。また、それまでの管理者が異動で業務を離れることがあるかもしれない。そういった場合「最高管理者」の権限を新しい担当者に委任すればいい。

管理者権限画面で「最高管理者」を選択すると、管理者の名前の右側に「権限の委任」という項目がある。これをクリックすると他ユーザーを指名するためのフォームが出てくるので、相手を指定してから「管理者を委任する」ボタンをクリックしよう。

「最高管理者」の名前の右にある「権限を委任」をクリック
委任する相手を指定して「管理者を委任する」をクリックすれば完了だ

詳細なセキュリティ設定は有料版で

管理者画面の上部メニューで「サービス」や「セキュリティ」を選ぶと、今回紹介した以外にもいろいろな項目が出てくる。しかし残念ながら、大半は有料版でのみ利用できる機能だ。

詳細設定については大半が有料版でのみ利用可能となっている

「サービス」ではカレンダー等の各種機能の利用有無や詳細な設定についてと、一般のLINEとのやりとりを拒否するかどうかなどの設定ができる。また「セキュリティ」ではパスワードポリシーや利用できるファイル種別の指定といったことが可能だ。

内容は無料版ユーザーでも確認できるので、しっかりと見た上で必要な機能があれば有料版へ移行することを考えてみるとよさそうだ。

「LINE WORKS 完全指南 設定＆使い方」バックナンバーはこちら
https://biz.news.mynavi.jp/category/lineworks

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