Microsoft Teamsを使う…(3)

■Microsoft Teamsの電子会議

Microsoft Teamsでは、複数のユーザーで思い立った時にすぐにチャットを開始できます。しかし、計画的に実施すれば、参加ユーザーも予定を調整しやすいですし、記録をとるのも用意です。Microsoft Teamsでは計画的なチャットを電子会議として、スケジュール予約できます。

■会議予定の作成

Microsoft Teamsの電子会議の予定を作成するには、Office 365にサインインしてMicrosoft Teamsを開きます。あるいは、Microsoft Teamsアプリを起動します。

(1)Microsoft Teamsの左サイドメニューボタンから、「会議」をクリックし、スケジュール下部の「会議の予約」をクリックします。

(2)「新しい会議」画面を開きますので、タイトル、開始日時、終了日時を設定し、会議の説明を「詳細」に入力します。なお、定期亭に開催する会議の場合は、「繰り返し」チェックボックスをオンにします。

(3)Microsoft Teamsに作成済みのチームで会議を行うときは、「会議をするチャネルを選択」をクリックし、ドロップダウンリストから会議を行うチームを選択します。

(4)「ユーザーを招待」に、会議に参加するメンバーを入力し、会議に招待します。

(5)会議の各項目の設定が済んだら、「会議の予約」をクリックして、会議の予定を作成します。

(6)会議に招待されたメンバーには、自動的にメールで通知が届きます。メール内の「承諾」「仮の予定」「辞退」のいずれかをクリックしてください。「承諾」または「仮の予定」を選択すると、自動的にOutlookの予定表にも会議の予定が登録されます。また、Microsoft Teamsの会議予定には、参加者の出欠予定が表示されるようになります。

※出欠予定の表示には若干のタイムラグがあり、数分遅れて反映されることがあります。 ※チームの会議の場合、チームのページに会議の予定が表示されますので、会議の予定をクリックして開き、「予定表に追加」をクリックして自分の予定表に追加できます。予定表に追加すると、会議への参加の承諾、辞退などを選択できるようになります。

■会議への参加

会議を予約すると、Microsoft Teamsの「最新情報」「チーム」「会議」などのページに、作成した会議が表示されるようになります。時間になったら、会議に参加してください。

(7)参加する会議をクリックして選択し、「参加」をクリックします。電子会議の画面開いたら、この画面は「会議」ページの例ですが、「チーム」や「最新情報」のページから参加することも出来ます。

(8)電子会議の開始画面が表示されたら、ビデオ、音声のON/OFFを選択し、「今すぐ参加」をクリックします。ビデオ入力や音声入出力のデバイスを切り替えるときは「デバイス」をクリックしてください。

(9)ビデオ会議を開始すると、会議画面には以下のようなボタンが表示されます。左から順に紹介します。

(10)会議画面の右上には，以下のようなボタンが表示されます。左から順に紹介します。

各機能ボタンについて、ボタンを一度クリックすると会議画面右側にパッドを表示し、同じボタンをもう一度クリックするとパッドを閉じます。次に、主要な機能の画面を紹介します。

(11)メモパッド。付箋紙のように、気軽に会議中にメモを記入できます。1つのメモにはタイトルと本文を入力し、新しいメモは「＋」ボタンで追加します。

(12)会話の表示。映像/音声による会議と並行して文字チャットを行います。メールアドレスやURL、数値など、住所など、音声会話で誤認されやすい情報を間違いのないように文字で送信したり、会議で使用する画像やファイルを転送したりします。

(13)参加者。会議の参加者を追加します。「他のユーザーを招待」テキストボックスに、招待したいユーザーのユーザー名を入力します。

(14)デバイスの選択。使用するビデオカメラ、マイクを変更できます。

■会議の記録

Microsoft Teamsによる会議終了後、会議で使用した会話、メモを、会議の記録として利用できます。Microsoft Teamsの左サイドメニューボタンから、「最新情報」または「チーム」をクリックして、目的の会議を選択してください。以下は、「チーム」メニューから開く例です。

(15)「会話」タブをクリックすると、このチームの今までの会話履歴を表示します。その中に、このチームで開催した会議も表示されますので、会議の概要表示の中から「○件の返信、送信者：…」をクリックします。

(16)会議中の会話履歴を表示します。表示した会話を閉じる場合は、「すべて折りたたむ」をクリックしてください。

(17)「会議のメモ」タブをクリックすると、会議中に記録したメモを閲覧できます。

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