Microsoft Teamsを使う…(4)

■チームの基本設定を変更する

Microsoft Teamsで作成した各チームの、アイコンを変更したり、チャネルを作成したり、メンバーを管理したり、チームの基本設定を変更することができます。

WebブラウザからMicrosoft Teamsにサインインしても、Microsoft Teamsのデスクトップアプリを使っても、どちらでも同様に管理できます。

なお、チームを管理できるのはチームの所有者だけです。最初にチームを作成したユーザーは自動的にチームの所有者になります。また、チームの所有者は、他のユーザーをチームの所有者に設定できます。

(1)Microsoft Teamsの「チーム」を開き、チーム名をクリックします。

(2)または、チーム名一覧の管理したいチーム名の右側の「…」をクリックし、ポップアップメニューの「チームを管理」メニューをクリックします。

※このポップアップメニューから「メンバーを追加」「チャネルを追加」など、直接管理ページを開くこともできます。

■チームのメンバーを管理する

チームの管理ページで、「メンバー」タブをクリックして、チームに参加するメンバーを追加したり、権限を変更したり、メンバーを削除したりできます。

(3)メンバーを追加するには「メンバーを追加」をクリックします。

(4)追加するメンバーのユーザー名を入力し、「追加」ボタンをクリックします。ユーザー名は途中まで入力すると自動補完機能が働きますので、リストアップされた候補から選択できます。ユーザーを追加したら、ユーザー名右側の「ｖ」ボタンをクリックして、ユーザーのチームに対する権限を変更できます。「閉じる」をクリックすると、ユーザーをチームのメンバーに追加します。

(5)チームに登録済みのユーザーの権限を変更するときは、ユーザー名右側の「ｖ」をクリックし、「所有者」または「メンバー」をクリックしてください。チームのメンバーを削除するときは、ユーザー名右側の「×」をクリックしてください。

※チームに所属していないOffice 365ユーザーからチームへの参加要請があったときは、「保留中の要求」タブをクリックすると、参加要請をしたユーザーが表示されます。参加の承認または拒否の手続きをしてください。

■チャネルを作成する

チャネルとはチーム内のカテゴリ、あるいはチーム内の話題の単位のようなものです。Microsoft Teamsでは、チーム内のメンバー全員でチャットなどのコミュニケーションを行うことができますが、様々な話題を同じ次元で平面的にコミュニケーションしていると、話題の展開をつかみにくくなることがあります。そのような場合には、それぞれの話題に即したチャネルを作成するといいでしょう。

(6)チームの管理ページの「チャネル」タブをクリックすると、現在作成済みのチャネルの一覧を表示します。新しいチャネルを作成するには、「チャネルを追加」をクリックします。

(7)チャネルの名称と説明を入力します。また、チームのメンバーがチャネルにアクセスしやすいように「このチャネルを自動的にチーム全体のお気に入りに入れる」チェックボックスをオンにするといいでしょう。入力が完了したら「追加」をクリックします。

(8)作成したチャネルは、「チーム」メニューに一覧表示されます。チャネル名をクリックすると、そのチャネルのチャットだけが表示されます。

(9)作成済みのチャネルを削除したり、設定を変更したりするときは、チャネル名の右側の「…」をクリックして、ポップアップメニューから操作を選択します。

※「メールアドレスを取得」を実行すると、このチャネルに投稿するためのメールアドレスを取得できます。Microsoft Teamsを利用できない環境でも、そのメールアドレスにメールを送信すると、チャネルに投稿できます。

■チームの基本設定を変更する

チームのアイコンを変更したり、チームのメンバーのアクセス許可を詳細に設定したりできます。

(10)チームの基本設定を変更するには、チームの管理ページの「設定」タブをクリックします。

チームの画像、メンバーアクセス許可、ゲストのアクセス許可…等の設定メニューが表示されます。設定したいメニューをクリックすると、サブメニューを展開します。たとえば、チームのアイコン(初期設定ではチーム名の最初の1文字)を変更するには、「チームの画像」をクリックして、画像ファイルをアップロードします。

(11)メンバーのアクセス許可の設定例。チームのメンバーに使わせたくない項目の許可を無効化(チェックボックスをオフ)するなど、詳細に設定できます。

■アプリを管理する

チームでは、Office 365のアプリを活用して、よりダイナミックに各種の情報交換、コラボレーション、情報共有を実現できます。チームで使用するアプリを追加したり、削除したりできます。

(12)アプリを追加するには、チームの管理ページから「アプリ」タブをクリックし、「ストアに移動」をクリックして、目的のアプリを追加してください。

すでにインストール済みのアプリで不要なアプリがあれば、削除したいアプリの右側の「ごみ箱」ボタンをクリックして削除できます。今後アプリについても、当連載で紹介していきます。

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