Outlookの受信メール仕分け

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Office 365 Outlookで受信メールを仕分ける設定

今回は条件を設定してメールを仕分けする方法を紹介します。Office 365で条件を設定してメールを仕分けるには、テナント管理者による設定と、テナントユーザーによる設定の2種類があります。テナント管理者がテナント全体に作成したルールは、ユーザーによるルールに優先して、テナントの全ユーザーに効果を持ちます。ユーザーが自分で設定するルールは、そのユーザーのメールにだけ効果を持ちます。

今回は、ユーザーが設定できるルールの作成方法を紹介します。例として、メールアドレスに「microsoft.com」を含むメールが着信したら、「Microsoft」というフォルダーに仕分けするルールを設定します。

フォルダーの作成

まず、受信メールを仕分けて保存するための「Microsoft」というフォルダーを作成します。 Office 365にサインインして、左上のアプリボタンをクリックし、「メール」をクリックして、Outlookを開きます。

「＋」(フォルダーの新規作成)ボタンをクリックします。「＋」ボタンは、マウスポインターをウインドウ左サイドのフォルダーのリストに近づけたときにだけ表示されます。

テキストボックスに「Microsoft」と入力し、新しいフォルダー「Microsoft」を作成します。

仕分けルールの作成

ルールの作成は、まず条件を設定し、次に条件に当てはまるメールをどうするかというアクションを設定します。また、Office 365では複数のルールを作成して、ルールの優先順位を設定できます。

まずは「歯車」(設定)ボタンをクリックして、「オプション」メニューをクリックします。

左サイドのメニューから、「メール」→「自動処理」→「受信トレイと一括処理ルール」をクリックします。「受信トレイのルール」ページで「＋」(追加)ボタンをクリックします。

「名前」にルールの名前を入力し、「メッセージを受信し、そのメッセージが次の条件をすべて満たす場合」ドロップダウンリストをクリックして、条件を選択します。ここでは、「次の単語が含まれている場合」→「送信者のアドレス内」を選択します。多彩な条件を設定できますので、一度、ドロップダウンリストのすべての条件に目を通しておくといいでしょう。

差出人のメールアドレスによって受信メールを仕分けるには、他に「送信または受信した場合」→「差出人」という条件設定がありますが、この場合は「連絡先」から差出人を選択しますので、連絡先に登録している差出人が条件設定の対象となります。

「単語または語句の指定」ウインドウで、「microsoft.com」を入力し、「＋」(追加)ボタンをクリックしてリストに追加します。

リストに追加したら、「OK」ボタンをクリックします。

この画面で、引き続き単語を入力して「＋」をクリックし、複数の単語を登録することもできます。

複数の単語を追加したときは、そのいずれかに当てはまるときに条件を満たしたと判断します。たとえば、ここで「microsoft.com」に加えて「microsoft.co.jp」を追加すると、「microsoft.com」または「microsoft.co.jp」のどちらかの単語を差出人メールアドレスに含むメールが、アクションの対象となります。

次に、条件に合うメールに対するアクションを設定します。「次の全てを実行する」ドロップダウンリストをクリックし、「移動、コピー、または削除」→「メッセージを次のフォルダーに移動する」を選択します。

条件設定と同様、多数の設定項目がありますので、目を通しておくといいでしょう。

(10) 移動先として「Microsoft」フォルダーを選択し、「OK」ボタンをクリックします。

(11) 必要に応じて「以降のルールは処理しない」チェックボックスをオンにし、「OK」ボタンをクリックして作成したルールを保存します。

なお、このページの「追加の条件」ボタンをクリックすると、条件設定項目を追加して、複数の条件を組み合わせることができます。複数の条件を設定すると、すべての条件に当てはまるメールだけが処理対象になります。

「アクションの追加」ボタンをクリックすると、アクションを追加して、複数のアクションを実行できます。

また「以降のルールは処理しない」は、複数のルールを作成したときに意味を持ちます。Office 365は、複数のルールがあるとき、すべてのルールを実行するからです。たとえば、「microsoft.com」からのメールをフォルダー「Microsoft」に移動するというルールと、迷惑メール対策で「投資」という単語が含まれているメールを削除するというルールを作成したとします。もし、「microsoft.com」からのメールに「投資」という単語が含まれていた場合、「microsoft.com」からのメールは迷惑メールでないとしても、最終的にそのメールは削除されてしまいます。

このとき、フォルダー「Microsoft」に移動するというルールの優先順位を、単語「投資」を含むメールを削除するルールよりも高く設定し、ルールの設定で「以降のルールは処理しない」チェックボックスをオンにしておくと、移動したあとのルールは処理されず、「microsoft.com」からのメールであれば「投資」という単語を含んでいても削除されません。

(12) 「受信トレイのルール」ページに戻ると、作成したルールが表示されています。これ以降、差出人メールアドレスに「microsoft.com」を含むメールを、フォルダー「Microsoft」に保存します。

作成済みのルールの設定を変更するときは、変更するルールをクリックして、「ペン」(編集)ボタンをクリックします。複数のルールを作成したときは、このページで「↑」「↓」ボタンをクリックし、ルールの優先順位を適切に設定します。作成したルールの有効無効の切り替えは、「オン」のチェックボックスをオンまたはオフにします。

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