Microsoft Outlookで検索する＜後編＞

■Microsoft Outlookの検索キーワードで直接検索

前回は検索ボックスのメニューを使って検索する方法を紹介しました。メニューで検索条件を入力した後、検索ボックスに検索キーワードが表示されます。
たとえば、検索メニューで差出人にメールアドレスを指定すると、検索ボックスに「差出人:メールアドレス」が表示されます。
つまり、検索メニューを使わずに、検索ボックスに検索キーワードで「差出人:メールアドレス」と入力しても同じ結果が得られるのです。検索メニューは検索キーワードの入力を代行するに過ぎません。

(1)検索メニューで差出人を入力する

(2)検索ボックスに差出人を指定するキーワードが自動入力されている
(3)検索結果が表示される

こう見ると検索キーワードは不要のように思えますが、検索キーワードを使うことには以下の2つのメリットがあります。

●キーボードで入力できる
パソコンの操作に慣れてくると、しばしばマウスを使うよりもキーボード入力が便利になります。マウスでメニューをクリックし、さらに次のメニューをクリックし、キーボードから文字を入力し、またマウスで「OK」ボタンをクリックし…とマウスとキーボードを行ったり来たり手を動かして操作しているよりも、キーボードから検索ボックスに一気に入力した方が便利に感じることがあります。 検索キーワードを覚えれば、キーボードとマウスを持ち替える回数が少なくなるのです。

●複雑な条件を組み合わせることができる
連載第103回にて、ORやNOT、（）を活用した複雑な条件指定を紹介しました。検索キーワードとORやNOT、（）を組み合わせることで、さらにきめ細かい検索条件を設定し、大量のアイテムから目的のものを素早く検索できるようになります。

※演算子ANDについて
連載第103回では、OR、NOT、（）を紹介しましたが、他にもANDが利用できます。ANDは「且つ」の意味があり、「aaa AND bbb」と入力すると、「aaa」且つ「bbb」としての両方言葉を含むアイテムだけを検索します。
ただし、ANDを省略して「aaa bbb」とだけ表記しても同じ意味になるので、ANDを明記しないことも多いのです。一方で、複雑な検索条件を指定するときは、ANDを明記した方が、条件式が明確になってわかりやすい場合もあります。必要に応じてANDを使ってください。 なお、AND、OR、NOTを演算子または論理演算子と呼びます。

■検索キーワード

Outlookの検索ボックスでは、以下のような検索条件を指定するキーワードを利用できます。一部、日本語のキーワードもありますが、基本的には英語のキーワードになります。英語のキーワードは半角英字で、大文字と小文字は区別しません。

キーワード	意味	表記例
差出人: From:	送信者のメールアドレスまたは 送信者の表示名を指定する	差出人:name@mynavi.jp 差出人:マイナビ太郎 From:name@mynavi.jp
宛先: To:	宛先のメールアドレスまたは 宛先の表示名を指定する	宛先:name@mynavi.jp 宛先:マイナビ太郎 To:name@mynavi.jp
CC:	CCの宛先のメールアドレスまたは CCの宛先の表示名を指定する	cc:name@mynavi.jp cc:マイナビ太郎
件名: Subject:	件名に含む文字列を指定する	件名:領収書
Received:	受信日または受信日の範囲を 指定する。	Received:2023-11-17 2023年11月17日に受信したメール Received: 2023-11-07..2023-11-08 2023年11月7日から2023年11月8日に 受信したメール Received:today
Received:	受信日の相対的な時期を指定 する。 指定できるのは以下の通り。 Today（今日） Yesterday（昨日） This week（今週） Last week（先週） This month（今月） Last month（先月） This year（今年） Last year（昨年） January（すべての年の1月）	Received:“this month” this weekのように2単語で指定する キーワードはダブルクォーテーションで 囲んで指定する 月名の指定はJanuary（1月）から December（12月）まで指定できる
Received:> Received:>=	受信日範囲の開始日	Received:>2023-11-14 2023年11月14日より後に受信したメール Received:>=2023-11-14 2023年11月14日以降に受信したメール
Received:< Received:<=	受信日範囲の終了日	Received:<2023-11-15 2023年11月15日より前に受信したメール Received:<=2023-11-15 2023年11月15日までに受信したメール
Isread:	未読/既読の別	Isread:yes 既読メール Isread:no 未読メール
Hasattachment:	添付ファイルの有無	Hasattachment:yes 添付ファイルあり Hasattachment:no 添付ファイルなし
Attachments:	添付ファイルのファイル名	Attachments:請求書 「請求書」で始まるファイル名の 添付ファイルを含むメール Attachments:*.zip 拡張子zipのファイル名の添付ファイルを 含むメール

これらの検索条件は、演算子を使って組み合わせることができます。
例を紹介します。たとえば…

itsuki@mynavi365.comが差出人のメールは「from:itsuki@mynavi365.com」
2023年6月6日に着信したメールは「received:2023-06-06」
添付ファイルがついているメールは「hasattachment:yes」

と表現できますが、これらを組み合わせることで、「差出人が itsuki@mynavi365.com で、2023年6月6日に受信したメールまたは添付ファイルがついているメール」を以下のように表記できます。

from:itsuki@mynavi365.com AND (received:2023-06-06 OR hasattachment:yes)

(1)条件式「from:itsuki@mynavi365.com AND (received:2023-06-06 OR hasattachment:yes)」を入力する
(2) 「差出人が itsuki@mynavi365.com で、2023年6月6日に受信したメールまたは添付ファイルがついているメール」が表示された

もちろん、もっと複雑な式も指定できます。

なお、日付の指定には注意が必要です。電子メールは世界中で送受信されていて、時刻には「時差」があります。また、本来、システム内部では日本時間ではなく世界標準時で時刻が管理されています。
そのため、日本時間で日付を指定しても、設定環境によっては時差分（9時間）ずれてしまい思った結果を得られない場合があるのです。
その日付にあるはずのメールが見つからない場合は、前後1日幅をもって検索してみると目的のメールが見つかる場合があります。

条件の式を検索ボックスに入力するのは少々難しく思えるかもしれませんが、慣れてくると複雑な条件を指定して一発で目的のメールを見つけられるようになりますので、ぜひ、活用してください。

※検索キーワードの新旧
インターネットでOutlook検索ボックスの条件指定キーワードを検索すると、さらに多くのキーワードが見つかりますが、Outlookのバージョンアップによって、使える検索キーワードも変遷しているのでご注意ください。

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