Microsoft Outlookで検索する＜前編＞

■Microsoft Outlookで検索

Microsoft Outlookには強力な検索機能があります。
大量の情報から必要なときに必要な情報をすばやく見つけ出すために、Outlookの検索機能を覚えておくと便利です。

■言葉で検索

誰もが使っていると思われる一番簡単な検索方法は、検索したい言葉を入力して検索する方法です。

(1)検索ボックスに検索する言葉を入力する
(2)検索ボタンをクリックする（またはEnterキーを押す）

(3)検索して見つけたメール
(4)見つかったキーワードは強調表示される
(5)検索を元に戻す

ただし、Outlookはあいまい検索機能を持っているため、入力した言葉と似たような言葉も提示します。入力した言葉をそのまま正確に検索したいときは、言葉をダブルクォーテーションで囲んでください。

(6)ダブルクォーテーションで囲まずに言葉を入力して検索する
(7)似た言葉も検索結果として提示する

(8)言葉をダブルクォーテーションで囲んで入力する
(9)検索結果は完全に一致する言葉だけとなり、この場合、完全に一致するものは見つからなかった

■複数の言葉で検索

検索ボックスには複数の言葉を列挙して検索することができます
言葉を単純に並べると、「かつ」になります。たとえば、Aという言葉とBという言葉を列挙すると、「A　かつ　B」として検索します。これをAND条件と呼びます。

(1)AND条件検索。「予定表」と「ZAO」の2つの言葉を両方含むメールを検索する
(2)検索結果

「AまたはB」として検索したいときは、キーワードORを使用し、「A OR B」とします。このときのキーワードのORは、必ず半角大文字で入力してください。これをOR条件と呼びます。

(3)OR条件検索。「予定表」または「ZAO」のどちらかを含むメールを検索する
(4)検索結果

「A以外」という否定の検索したいときは、「NOT　 A」とNOTキーワードを使ってください。これをNOT条件と呼びます。ただNOT条件だけで検索する機会はあまりないでしょう。通常は、「A 　NOT　 B」（AかつBでない）のように、他の条件と組み合わせて検索するのが一般的です。

(5)NOT条件を使った複合検索。「予定表」を含み、かつ、「ダイジェストメール」を含まないメールを検索する
(6)検索結果

複数の条件を組み合わせるときは、数学の式のように、半角の（）を使って条件の優先順位を指定できます。たとえば、「A OR (B NOT C)」だと、「AまたはC以外のB」となります。

また、ORやNOTといったキーワードに使われる単語そのものを検索したいときは、”OR”や”NOT”など、キーワードをダブルクォーテーションで囲むことで、検索対象の単語として扱えます。

■電子メールはデータベース

2000年頃、電子メールが一般的に使われるようになり、毎日送受信するメールが増えるにつれ、メールを差出人別、あるいは内容別（プロジェクト別など）にフォルダー分けして整理することが一般的になりました。
しかし、メール公害とさえ言われるほど大量のメールが飛び交うようになった現在、受信メールをフォルダー分けすることさえ負担になってきています。
Outlookでも、フォルダー分けしてメールを整理することもできますが、もう一つ、発想を転換した使い方があります。Outlookの強力な検索機能を利用することです。メールを分類整理することはせずに、大量のメール全体を一つのデータベースと捉えて、必要に応じてメールを検索して必要な情報を取り出すのです。
検索のコツを覚えなければなりませんが、この使い方によって、メールを分類する日常的な手間暇から解放されます。
また、Outlookではメールを検索するだけでなく、連絡先やメモなど、Outlookで管理するあらゆる情報を検索できます。

次回も引き続きさまざまな検索キーワードを紹介します。

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