元・国税局の電子帳簿保存法スペシャリストに聞く！2023年10月のインボイス制度スタートを前に、いま企業が知るべきこと・するべきこと

2023年10月、消費税のインボイス制度がスタートする。これに伴い、企業では会計・経理部門はもちろんのこと、ITシステム面での対応が必要となるケースも出てくる。インボイス制度、電子インボイスとはどのようなもので、いま企業がなすべき対応は何か。国税庁で長年にわたり法人税法に関わる業務を担当し、退職後は税理士業務の傍ら企業の電子化に関するコンサルティングも行う、SKJ総合税理士事務所長の袖山喜久造氏に伺った。

• SKJ総合税理士事務所 所長・税理士　袖山 喜久造氏

そもそもインボイス制度とは何なのか

──まずは、インボイス制度とは何か、簡単にご説明いただけますでしょうか。

袖山氏　インボイス制度の前に、消費税法の仕組みについて簡単にお話しします。消費税は、税を負担するのは消費者です。しかし、消費者が支払う先は企業や店舗などの事業者で、事業者が消費者から預かった消費税を、国や地方自治体に納める仕組みです。消費税の納税は原則的に事業者が確定申告により行うことになっており、確定申告しなければならない事業者のことを消費税の課税事業者と呼んでいます。納税に際しては、消費税の計算をする課税期間に消費者から預かった消費税から、その期間中に自らが支払った消費税分を控除できます。この控除する消費税額のことを控除対象仕入税額といいます。消費税の申告において仕入税額控除が認められているのは、支払い先の事業者などが消費税の納税を行う、という理由からです。

現在は、支払った先が消費税の申告をするかしないかにかかわらず仕入税額控除ができるのですが、実際にはすべての事業者が納税することはなく、2年前の課税売上が1000万円に満たない場合は免税事業者として消費税の申告を免除されています。となると、免税事業者は消費税として受け取った分を国や地方に納税しないこともできてしまいます。これは「益税」と呼ばれたりしていました。

そして、この益税の問題を解決するために導入されるのが消費税のインボイス制度です。インボイス制度では仕入税額控除ができる範囲を、適格請求書発行事業者への支払いのみに限定しています。適格請求書発行事業者とは、消費税を申告しており、かつ国（税務署）に登録されている事業者のことです。

──インボイス制度が始まるにあたり、企業はどのような対応をする必要があるのでしょうか。

袖山氏　インボイス制度への対応では、発行者側の対応と受領者側の対応の両面の検討が必要となります。まず適格請求書の発行側の対応としては、国（所轄税務署）へ各請求書発行事業者を登録するための届出書を提出し、登録番号の通知を受けること、そして通知された登録番号や法令の記載項目の適格請求書への記載、適格請求書に記載される消費税額の計算方法への対応など、検討する項目は多くあります。

また、受領者側の対応としては、消費税の仕入税額控除の適用を受けるためには、帳簿への所要事項の記載と保存、および適格請求書の保存が必要になります。これまでも伝票処理をきちんと行っており、受領した請求書などの保存ができている事業者であれば、インボイス制度が導入されたからといって会計処理自体に特に変えるべきことはありません。今後も紙での処理を続けたいなら、そのままでも構わないのです。

ただし、現行の消費税率は8％・10％と2種類の税率があるため、紙で受け取った請求書などであれば税率ごとに会計入力をする必要があり、入力の手間がかかっています。会計入力や伝票処理を電子化すれば入力業務などの効率化や入力間違いが減ることによる適正化が図れます。インボイス制度への対応の検討を機に会計業務の電子化を検討するのが望ましいのではないでしょうか。

電子インボイスに対応していく必要性も

──インボイス制度に加えて、「電子インボイス」という言葉も耳にします。電子インボイスとはどういったものを指すのでしょうか。

袖山氏　データで交付される適格請求書などのことを電子インボイスと呼んでいます。この電子インボイスのフォーマットが標準化されれば、それぞれの会社ごとに電子化の対応やシステム開発を行わなくても、パッケージ製品などで処理ができるようになっていくと思います。この電子インボイスの標準フォーマットは電子インボイス推進協議会で検討されているところです。

消費税法では、電子インボイスは発行側も受領者側も電子帳簿保存法の規定に従ったデータの保存が必要と規定されていますが、書面保存も容認しています。ただし、電子インボイスは電子取引に該当することから、電子帳簿保存法の規定においても保存義務が規定されています。令和3年度の改正では、法人税などの納税義務者の電子取引データについて、書面による保存が認められなくなりました。この規定は2年間の宥恕（ゆうじょ）期間が認められていますが、令和6年1月1日からは完全に書面による保存ができなくなりますので対応は必要となります。

──EDI（Electronic Data Interchange）を利用している企業における電子インボイスへの対応について教えてください。

袖山氏　EDIは見積りから請求までなどの場面でやり取りされるさまざまなメッセージ情報を、企業の基幹システム間で授受するシステムであり、授受されるデータは電子取引となります。このためEDI取引は電子取引に該当し、授受データを保存する必要があります。適格請求書情報をEDIにより授受する場合、そのデータを保存しないと適格請求書が保存されていないことになります。EDI取引を行っている企業は、適格請求書に該当するメッセージのやり取りを行うのであれば、データ項目に法令記載項目が含まれているか、当該データ保存がきちんとできているか検討する必要があります。

幅広い業務の電子化という視点から考える

──企業はインボイス制度・電子インボイスへの対応においてどういった点に留意すべきでしょうか。

袖山氏　インボイス制度の対応には、適格請求書の発行側と受領側の2通りがあります。ほとんどの会社が、請求書を受け取って支払う側であるだけでなく、請求書を発行する立場にもなります。そのため、両面からの対応が必要になるでしょう。

まず、受領側が仕入税額控除を受けるための要件は2つあり、1つは帳簿への所要事項の記載と保存です。これについては従来通りで、インボイス制度が入っても何も変わりません。もう1つは、適格請求書などの保存です。現行の消費税法では、仕入税額控除の要件の1つとして3万円以上の支払いについて仕入税額控除を行う場合には、紙の請求書・領収書などの保存が必要です。実際には請求書や領収書をデータで受領することも多くなっていますが、そのような場合には紙の請求書や領収書を受領できないことについてやむを得ない事情があるとして処理されてきました。インボイス制度では、金額を問わずすべての支払いについて仕入税額控除を行う場合には適格請求書の保存が必要となります。適格請求書は紙でもデータでも発行できるようになっています。

対して発行側では、受け手である取引先から適格請求書の発行を要求されれば、法令に従った適格請求書を発行する義務が生じます。また、適格請求書を発行した場合にはその控えの保存も義務付けられるので、電子インボイスで適格請求書を発行するなら電子帳簿保存法の規定に従った控えの保存方法も検討しなければなりません。

──いずれのケースでも、データ保存に際しては電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを利用するほうが、企業にとって経理業務が効率的になるということでしょうか。

袖山氏　そうですね。たとえば紙で受け取った請求書を紙で保存し、データで受け取った請求書をデータで保存することにしてしまうと、請求書の保管場所が2カ所に分かれることになります。すると一覧性、網羅性がないため、社内の統制が図られないことになりますし、電子化も図れません。書面で受け取った請求書もデータで受け取った請求書もすべてデータで管理するには、書面の場合には電子帳簿保存法のスキャナ保存の法令対応、データの場合には電子取引データの保存要件への対応が必要となります。電子帳簿保存法の要件に対応できているシステムを活用することで、紙で受け取った請求書もデータ化して一元管理したほうが経理業務は効率化されますし、社内のガバナンスも高まることになります。

──電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを発売しているベンダーに対し、期待するところをお聞かせください。

袖山氏　電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムがなければ、適格請求書以外の取引書類もデータで保存することはできません。ですから、日立ソリューションズの「活文 Report Manager」に代表される電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討し、電子化を進める必要が出てきます。

※日立ソリューションズでは、活文 Report Managerを中核とした「電子帳簿保存法対応支援ソリューション」も提供しています。

企業の経理業務の電子化には、単純な作業の効率化より大きな目的があると考えます。適格請求書の処理や帳票保存をこれまで通り紙で、人間の手作業で行っていると、属人的な作業になりがちですし、ミスや不正が発生する可能性も高まります。だからこそシステムで電子化する意義があるのですが、単なるインボイス制度への対応にとどまらず、社内で行われるさまざまな業務処理を電子化することで、社員の業務が効率化して生産性を上げられますし、データの活用を進めてDX（デジタルトランスフォーメーション）につなげることも可能になります。

企業は電子帳簿保存法に対応するためのデータ保存だけでなく、多様な業務の電子化・自動化も含めた幅広い視点での検討が必要だと思います。「活文 Report Manager」で帳票のデータ保存に加え、会社のシステム全体の電子化を推進できれば、現状で遅れている日本企業の電子化をリードするソリューションになるのではないかと、大いに期待しています。

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