プロジェクトリーダーにとって進行管理は基本中の基本です。しかし、進行管理はメンバーやタスクが増えれば増えるほど複雑になるもの。「大型プロジェクトはお手上げ!」と思う方も少なくないでしょう。 それに加えて昨今では、在宅勤務など働き方の多様化が進む中で、チーム内の連携がしにくいといったケースも増えています。

進行管理のコツはツールを活用してタスクを見える化することですが、とはいえシステムやITの知識に自信がないと、なかなか新しいツールを使ってみる勇気も出ませんよね。そんな方に一度使ってもらいたいのが、「Jira Work Management (ジラ ワーク マネジメント) 」です。とある若手社員の体験談をもとに、Jira Work Managementの魅力をお伝えしましょう。

はじめてのプロジェクトリーダー! 進行管理に悩むA子さん

とある企業の営業職として勤める入社3年目のA子さんは、はじめてプロジェクトリーダーを任されることに。しかし、タスクの割り振りが偏ってしまったり、対応漏れが発生してしまったり……などうまくいかず、早速壁にぶち当たっている様子。悩んだ末にA子さんは、先輩社員のB美さんに相談してみることにしました。

  • プロジェクトリーダーを任されたはいいもののうまく進行できずに頭を抱えているA子さん

A子さん
B美さん……。私も進行管理を任されるようになったんですけど、うまくタスクの割り振りができないし、プロジェクト全体が遅れ気味なんです。ハイブリッドワークで社内にいない人も多くてコミュニケーションもとりづらいし。なにかアドバイスもらえませんか?



B美さん
それは、みんなのタスクの進み具合を把握・共有できてないからだね。



A子さん
ですよね……。なにかツールでも使った方がいいんでしょうか。



B美さん
Jira Work Managementっていうわかりやすいソフトウェアがあるよ、ホラ。



  • B美さんの進行管理画面

A子さん
す、すごい! これならプロジェクト全体の進捗状況が一目瞭然ですね。でも私、ITとか正直苦手で……。こういうツールって絶対にセットアップとか設定とかややこしいですよね? 使いこなせる自信がないです。



B美さん
私もITには詳しいわけではないけど、Jira Work Managementは簡単だったよ。Webブラウザ上で使えるし、ちょうどいま体験キャンペーン中みたいだから、まずは試してみたら?



体験キャンペーンで覚える「Jira Work Management」

Jiraは、開発者向けのプロジェクト管理ツールで、世界各国で活用されています。「Jira Work Management」は、ビジネスパーソン向けに作られており、技術者レベルの知識がなくても 使いこなせるJiraファミリーの製品の1つです。 小規模チームのタスクの進行管理から大規模チームのプロジェクト管理まで、幅広く活用できるのが特徴です。

ITスキルは必要なく、だれでも直感的に利用できるJira Work Managementですが、やはり最初の一歩を踏み出すことが一番難しいもの。そこでアトラシアンでは、「“ちび”っとJiraを体験しよう!」という体験キャンペーンを開催しています。架空の社内パーティー“ちび社歓迎パーティー”の幹事になり、準備作業をチームで分担するという設定で、手順書通りに進めていけば、Jira Work Managementのセットアップから進行管理までを1時間かからずにサクッと体験できます。一度体験すれば基本的な使い方と特長をつかめるはず。メールアドレスかGoogleアカウントがあれば、だれでもすぐに始められます。いまなら、課題をクリアしてツイートすれば、コラボ賞品がもらえるチャンスも!

A子さんはさっそく体験キャンペーンをスタート。手順書に沿って準備編を進め、「Jira Work Management」へのサインアップと、体験キャンペーン用に協力してくれるメンバーの追加まで終えました。

  • 手順書通りに操作するだけで簡単にできそうだと表情を明るくするA子さん

A子さん
これでサインアップもプロジェクトへのメンバー追加も完了! 本当に手順書に沿うだけでできるんだ。よし、次は社内パーティーの企画書から作ってみよう!



キャンペーンと手順書のダウンロードはこちら

社内パーティーの企画書を作成しよう

まずは企画書を作成するために「Confluence (コンフルエンス)」をセットアップします。「Confluence」はドキュメントやデータなどの情報を共有したり、それらを編集したりするための共同作業ワークスペースです。事前に準備編で追加したメンバーを「Confluence」のチームメンバーとして招待します。ナビゲーションバー内から「作成」をクリックし、企画内容を記載していきます。企画書が完成したら画面右上の「公開」をクリックして、メンバーに共有しましょう。
  • Confluenceで作成した企画書

A子さん
企画書を作るために、Confluenceをセットアップするんだね。企画書でチームメンバーを決めて、準備することを入力して……と。プロジェクト内容をここに集約しておけば、いつでもみんなが見られるし便利かも!



プロジェクト全体のタスクを入力しよう

いよいよ本格的に「Jira Work Management」を操作します。まずは「Confluence」から「Jira Work Management」に戻り、ここからタスクを追加していきます。画面左側にメニューからボードビューを表示させ「To Do」列の「+作成 (create)」をクリックし、表示された入力欄にタスクを入力していきます。なお、作成したタスクをもう一度選択し「サブタスクを作成」を行うことでより細かなサブタスクを作ることもできます。

  • Jira Work Managementのボードビュー

他のチームからの リクエストも受け付けましょう。画面左側にメニューから「フォーム」を選び「新しいフォーム」作成をクリックすれば、リクエスト受付用フォームを作成できます。フォーム名や項目名を変更したり、ドラッグ&ドロップで項目の順番を変えたり、不要な項目を非表示にしたり、新しい項目を追加したりなど、簡単にカスタマイズできます。

共有用のリンクを取得することで、他のチームにフォームを共有することができます。試しに自分が他のチームメンバーになりきって、リクエストを入れてみましょう。フォームにリクエスト事項を入力し、送信すると、ボードビューにリクエストされたタスクが追加されました。

  • 他のチームからリクエストフォーム経由でタスクを受け付ける例

タスクの進行管理をしてみよう

これですべてのタスクが揃いました。ここから、担当者の割り当てや日付指定という、進行管理を行っていきます。画面左側のメニューから「リスト」を選択すると、ここまで入力したタスクを一覧で確認できます。

各タスクには「@担当者欄」がありますので、ここをクリックして担当者を入力すると、担当者に割り当てられたことを知らせるメールが届きます。この通知はビジネスチャットツールとの連携も可能です。続いて「Start date(タスクの開始日)」「期限」をそれぞれ入力します。

  • Jira Work Managementのリストビュー

画面左側のメニューから「タイムライン」を選択し、タイムラインビューを開くと、タスクの進行状況やしめきりを見える化できます。

  • タイムラインビューを確認するA子さん

続いてタスクの進行・完了を管理します。ボードビューに戻ると、「TO DO」「進行中」「完了」列が並んでいるので、タスクの進行状況に応じてドラッグ&ドロップで移動させていきます。

  • 進行状況に応じてボードビューで操作している様子

A子さん
終わったタスクを「完了」の列にドラッグしていくと、どんどん仕事が片付いていくのが目に見えて快感かも!



タスクにはコメントを挿入することもできます。今回は「ケータリング」タスクカード内で、なに料理にするか質問してみました。「@」を入力して質問相手を指定することもできます。

  • タスク内でコメントしている様子

A子さん
これならハイブリットワークでも進捗状況をこまめに報告したり、迷ったときに手軽に誰かに相談したりできそう。たとえば「クライアントと連絡がつかないため確認に時間がかかりそう」とか。



  • 実務に活かせそうなポイントを見つけて、笑顔でOKマークを作るA子さん

プロジェクト全体が遅延する要因として「タスクの依存関係」があげられます。たとえば、社内パーティーの参加人数の決定が遅れると、いすやケータリングの準備に取りかかれませんよね。ひとつ遅れるとそれに付随するタスクも一緒に遅れてしまう「タスクの依存関係」を「Jira Work Management」では管理できます。

  • タスクの依存関係を結んでいる状態

A子さん
進行が遅れたときになぜ遅れているかの原因究明もできるし、担当者も「私の対応が遅れたらこのあとの進行に影響しちゃうかも…」って意識できるようにもなるね!



ほかにも便利な機能がたくさん。Jiraを使い倒せば、進行管理のプロ……!?

A子さん
A子さん:やったー、できた! 手順書をなぞっていくだけで、使い方が理解できた気がする。もしかして私、天才?



  • パソコンを閉じて達成感を感じているA子さん

A子さん
B美さん! 今回はホントーにありがとうございました! 思っていたより簡単で、操作方法もばっちり覚えました! 早速プロジェクトに導入します!



B美さん
今回の手順書では手っ取り早い使い方が紹介されていたけど、実はJiraはとても奥が深いんだよ。会社をまたいだ大きなプロジェクトでも使えるから、勉強してみてね。あとキャンペーンで景品もらえるみたいだから、ツイートも忘れずにね(笑)。



A子さん
了解です! B美さんみたいなデキる女を目指してガンバります!



数日後……

ちびゴジラの可愛いオリジナルTシャツとステッカーをもらいました。
ここでしか手に入らないレアアイテム!

  • キャンペーン景品のTシャツを着て、ステッカーを手にするA子さん

Jiraは、個人が抱えるタスク、チームが抱えるタスク、プロジェクトが抱えるタスクを視覚化し、管理・共有できるツールです。全体の作業を俯瞰して見ることで、メンバーの負担を把握し、プロジェクトの進捗をわかりやすく管理することができるでしょう。タスク期日が近くなったら担当者に通知するように設定が可能でSlackなどビジネスチャットとの連携も可能で、Webブラウザのみならず、iOSやAndroidではアプリも用意されています。

Freeプランであれば10ユーザーまで無料で、2GBのクラウドストレージも利用できるため、まずは少人数から試してみるといいでしょう。あなたもJiraで、一歩進んだ進行管理に挑戦してみませんか?

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手順書のダウンロードはこちら

「Jira Work Management 準備編」
今回は省略しましたが、手順書には「サインアップ」から「プロジェクトの作成」、「チームメンバー招待」までを解説した「Jira Work Management 準備編」も用意されています。準備に悩んだら、こちらも参考にしましょう。

「Jira Work Management社内パーティー編」
今回紹介した進行管理の詳しい操作方法はこちらの手順書をご確認ください。

[PR]提供:アトラシアン