Microsoft Teamsに投稿したファイルは、チームやチャット相手と共有できます。そして共有している複数ユーザーで同時に編集できます。

今回は、共有ファイルの同時編集を紹介します。ファイルの共有については当連載の第71回、72回を参照してください。

共有ファイルを開く

まずは共有ファイルを開きます。共有ファイルのあるチームまたはチャットを開きます。 ここではExcelのブックを例に紹介します。

(1)「投稿」タブをクリックし、投稿ページを開く。
(2)共有ファイルをクリックして開く。

  • 「投稿」タブをクリックし、投稿ページを開き、共有ファイルをクリック

チームの共有フォルダーから開くこともできます。

(3)「ファイル」タブをクリックして、共有フォルダーを開く。
(4)共有ファイルをクリックして開く。

  • 「ファイル」タブから共有ファイルをクリックして開く

ここではTeamsで直接編集する画面を例として紹介します。 Excelで編集することも可能です（フイルを開く詳細については第71回記事を参照）。

(5)自分のアイコンを表示。
(6)同時に開いている他のユーザーのアイコンを表示。アイコンにマウスを合わせると、ユーザー名と編集中のセルを表示。
(7)クリックすると編集中のセルに移動。

  • Teamsで直接編集する画面例

共有ファイルの編集

複数のユーザーが同時に編集する際に、各ユーザーの編集状況がどのように表示されるか紹介します。

(1)「編集」（ペン）ボタンをクリック。
(2)「編集」メニューをクリックして編集開始。

  • 「編集」メニューをクリックして編集開始

共有ファイルを開いたとき、編集するか、閲覧のみにするか選択できます。編集しない場合は、誤編集を避けるために「閲覧」を選択するといいでしょう。

PCのローカルファイルを編集するときは、誤編集してもファイルを保存せずにExcelを終了すれば編集を取り消せます。しかし、Teamsの共有フォルダーの場合は、編集操作は即時ファイルに反映されますので、元に戻せない場合があります。

(3)開いているユーザーのアイコンが色分け表示され、編集中のセルもそれぞれ同じ色で表示。
(4)自分が編集しているセルは自分のアイコンと同色で表示。

  • 自分が編集しているセルは自分のアイコンと同色で表示

(5)他のユーザーが編集中のセルのアイコンにマウスを重ねると、ユーザー名を表示。

  • アイコンにマウスを重ねると、ユーザー名を表示

校閲履歴を確認する

複数のユーザーで1つのファイルを編集すると、誰がどこを編集したのか、校閲履歴（変更履歴、編集履歴）を確認したいことがあります。

(1)「校閲」タブが表示されていないときは、タブ列に表示されている「∨」をクリック。
(2)「校閲」メニューをクリック。

  • 「校閲」メニューをクリック

(3)「校閲」タブが表示されたら「変更箇所の表示」をクリック。
(4)校閲履歴が表示される。

  • 校閲履歴が表示される

Excelで編集する場合

Excelで編集する場合も同じです。Teamsのときと同様に、複数のユーザーで１つのファイルを編集でき、校閲履歴も確認できます。 クラウド版Excelの画面の例を紹介します。

(1)開いているユーザーのアイコンを表示。
(2)「校閲」タブをクリック。
(3)「変更箇所の表示」をクリック。
(4)校閲履歴が表示される。

  • Excelの校閲履歴

Word文書の場合

Word文書、PowerPoint文書についても同じように複数ユーザーによる同時編集を可能です。ただし、それぞれの文書の特徴の違いによって、表示スタイルや機能に違いがあります。たとえば、Word文書ではセルがありませんので、編集個所は校正記号で表示します。 以下に、Wordも紹介します。

(1)Teamsで共有しているWord文書をクリックして開く。

  • Teamsで共有しているWord文書をクリックして開く

(2)自分のアイコン。
(3)他のユーザーのアイコン。
(4)タブ列の「∨」ボタンをクリック。
(5)「校閲」メニューをクリック。

  • 「校閲」メニューをクリック

(6)編集個所にユーザーのアイコンと同じ色で校正記号を表示。
(7)校正記号にマウスを合わせると、誰がいつどう編集したのか表示。

  • Wordの校閲履歴

Word文書の場合、校閲履歴を黒くするためには、「校正」タブの「変更履歴の記録」メニューで、あらかじめ記録を有効化しておきます。

なお、Teamsのファイル共有機能…共有ファイルの同時編集は、OneDrive for Businessの共有フォルダーでも、SharePointサイトの共有フォルダーでも、まったく同じように使用できます。

というよりも、TeamsもOneDrive for Businessもその実体はSharePointサイトにあるため、すべてSharePointサイトの機能と言えます。