パワークエリの“大まかな流れ”を復習しよう

これまでの連載でパワークエリを使った自動処理の“大まかな流れ”は説明できたと思う。とはいえ、通常のExcelとは全く違う使い方になるため、少し頭が混乱している方もいるだろう。そこで今回は、パワークエリの基本プロセスを復習しておこう。パワークエリを自由自在に使いこなせるように、まずは土台を固めておくことが大切だ。

データの取得元と出力先の関係

パワークエリは「ETL」と呼ばれるジャンルに分類されるツールとなる。ETLとは、データの抽出（Extract）、変換（Transform）、書き出し（Load）のことを指している。これらの処理をExcelで自動化するツールが「パワークエリ」だ。パワークエリの役割について、わかりやすく説明すると、

・外部からデータ表を取得する
・取得したデータ表を目的に合わせて加工する
・加工したデータ表をExcelに書き出す

という一連の流れを自動処理してくれるツールとなる。このことを踏まえながら、これまでに解説した内容を復習していこう。

パワークエリの基本プロセスを復習

まずは「取得元」と「出力先」の関係について。パワークエリでは、「取得元」と「出力先」の両方がExcelファイルになるケースが多い。これらのうち、クエリ（自動処理）は「出力先のExcelファイル」に保存される仕組みになっている。よって、クエリを作成・編集するときは、「出力先のExcelファイル」を開いて操作するのが基本となる。

これまでの連載では、

（1）フォルダー内にあるExcelファイルを結合して取得する
（2）取得したデータ表を最適な形に加工する
（3）加工したデータ表をExcelに出力する

という流れで解説を進めてきた。この場合、データの取得元は「フォルダー」になる。

取得元（フォルダー）と出力先の関係

このほかにも、さまざまな取得元を指定することが可能だ。単体のExcelファイルはもちろん、CSVやXML、JSONといった形式のファイルからデータを取得する、PDFやWebページ内にある「表」からデータを取得する、といった使い方にも対応している。

取得元（ファイル）と出力先の関係

ここで覚えておくべきポイントは、パワークエリは「取得元ファイルに一切の影響を与えない」ということだ。取得元ファイルからデータを読み取るだけで、取得元ファイルそのものを書き換える機能はない。

このため、大切なデータが保管されているファイルであっても、安心してパワークエリを使用できる。「会員名簿」や「過去の取引履歴」のように、個人が勝手に編集してはいけないファイルから必要なデータを取得し、好きな形に加工して出力する、といった使い方が可能である。

このように、オリジナルのデータ（ファイル）を維持したまま、目的に合わせて「新しいデータ表」を作りだせることもパワークエリの利点といえる。

クエリの作成

それでは、具体的な作業の流れを“おさらい”していこう。今回は、単体のExcelファイルからデータを取得して加工する場合を例に、作業手順を紹介していく。

データの取得元は、「データ」タブにある「データの取得」コマンドで指定する。ここで取得元のファイル形式を選択し、取得元ファイルの保存場所（パス）を指定する。

データの取得元の指定（1）

データの取得元の指定（2）

参考までに、データの取得元に指定した「会員名簿.xlsx」の内容を紹介しておこう。このファイルには、会員の氏名、生年月日、性別、メールアドレス、電話番号、住所といった情報が記録されている。

データの取得元に指定したExcelファイルの内容

データの取得方法を指定すると「Power Query エディター」が起動し、取得したデータ表がプレビューとして画面に表示される。

取得されたデータ表

このデータ表を目的に合わせて加工していく。ここでは、今日が誕生日の会員に「おめでとうメール」を送信する場合を例に解説を進めていこう。この作業を行うには「今日が誕生日の会員」だけをピックアップしておく必要がある。よって、以下の処理手順でデータ表を加工するように「Power Query エディター」を操作した。

（1）「電話番号」や「住所」など、不要な列を削除する
（2）「生年月日」をもとに「今年の誕生日」のデータ（列）を作成する
（3）「今日の日付」と「今年の誕生日」が一致する会員だけを抽出する

（1）と（2）の処理を施したデータ表

（3）の処理を施したデータ表

希望する形にデータ表を加工できたら、クエリに適当な名前を付けて「閉じて読み込む」のアイコンをクリックする。すると、加工済みのデータ表が「テーブル」としてExcelに出力される。

以下の図は、2024年6月26日に作業を行った例だ。この場合、「今日の日付」は2024/6/26になるため、「今年の誕生日」が2024/6/26の会員だけが抽出されることになる。その結果、「誕生日が6月26日の会員」だけをピックアップしたデータ表が出力される。

出力されたデータ表（テーブル）

以上が、クエリを作成するときの“大まかな流れ”となる。今回の例では「今日が誕生日の会員」だけを抽出するようにデータ表を加工したが、この処理手順は用途や目的に応じて変化する。

つまり、「Power Query エディターで処理手順を自由に指定できること」が、パワークエリを使えるようになるための条件といえる。そのためには、Power Query エディターに用意されている“コマンドの使い方”を学ぶことが当初の目標になる。これについては、以降の連載で詳しく解説していく予定だ。