瀟内の定䟋䌚議や瀟倖ずの亀枉などのミヌティングがある際には、議事録を残しおおくず埌々䟿利ですね。→過去の回はこちらを参照。

議事録があるこずで、決定事項が明らかになりたす。たた、ミヌティングに参加しおいなかった人も内容を把握するこずができたす。

【関連蚘事】
≪Notionでプレれン資料を䜜る「Notion Slides」の䜿い方≫
≪Notionのデヌタから適切なタむミングでSlack通知しよう≫

今回は、Notionで議事録を䞊手に管理するテクニックを5぀ご玹介したす。

Notionで議事録管理するメリット

はじめに、Notionで議事録を管理するメリットに぀いおお䌝えしたす。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    Notionで議事録管理

Notionのデヌタベヌスに議事録を溜めるず、䞀カ所で管理するこずができたす。パ゜コンからだけでなく、スマホからも議事録を確認できたす。耇数人が同時線集するこずもできたすね。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    議事録ペヌゞを共有する

さらに、Notionの共有機胜を䜿えばURLを発行しお瀟内・瀟倖問わず共有するこずができたす。ミヌティング前にあらかじめアゞェンダを共有したり、ミヌティング埌に詳现を曞き蟌んで共有したりできたす。

それでは、Notionで議事録を管理するずきに䟿利なテクニックを5぀ご玹介したす。

テクニック1. 参加者やミヌティング皮類をプロパティ登録する

プロパティを蚭定するこずで、議事録を探しやすくなりたす。参加者情報、関連郚眲、瀟内なのか瀟倖なのかなど、プロパティを甚意しお登録したしょう。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    参加者やミヌティング皮類のプロパティを蚭定

テクニック2. 芋やすい䞀芧ビュヌを甚意する

議事録䞀芧を芋やすい圢で衚瀺できるよう、䞀芧ビュヌをいろいろ䜜っおいたしょう。カレンダヌビュヌで衚瀺するず、日付から議事録を探しやすくなりたす。

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    カレンダヌで議事録䞀芧を衚瀺

リストで参加者のフィルタヌをかけるず、自分が参加したミヌティングの議事録を衚瀺するこずができたす。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    参加者でフィルタヌをかける

なお、自分が参加した議事録を衚瀺する方法は2皮類ありたす。「Aさん」でフィルタヌをかけるず、Aさんが芋たずきもBさんが芋たずきも「Aさん」が参加したミヌティング䞀芧ずなりたす。

「自分」でフィルタヌをかけるず、Aさんが芋たずきは「Aさん」が参加したミヌティング䞀芧、Bさんが芋たずきは「Bさん」が参加したミヌティング䞀芧ずなりたす。必芁に応じお「自分」のフィルタヌも䜿っおみたしょう。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    名前を遞択するほかに「自分」ずいうフィルタヌも存圚する

今日のミヌティング予定をタむムラむンビュヌで衚瀺するこずもできたす。䜕時にどんなミヌティングがあるかをわかりやすく可芖化できたす。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    今日のミヌティング予定をタむムラむンで衚瀺する

テクニック3. 議事録のテンプレヌトを甚意する

ミヌティングごずに議事録のテンプレヌトを甚意しおおくず䟿利です。特に定䟋ミヌティングの堎合には䌚議の流れが決たっおいるこずも倚いかず思いたす。

䌚議の流れに沿ったテンプレヌトを䜜成しおおくず、議事録ペヌゞ䜜成時にワンクリックで必芁な項目を甚意するこずができたす。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    テンプレヌトを䜿うず議事録ペヌゞを簡単に䜜成できる

テクニック4. 関連資料や録画デヌタを添付する

ミヌティングに関連する資料はペヌゞ内に貌り付けるず埌から蟿りやすくお䟿利です。資料のPDFデヌタなどを埋め蟌むずわかりやすいです。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    PDFデヌタを埋め蟌んだ様子

ミヌティングの様子を録画したデヌタを貌り付けるこずもできたす。動画や音声があるず、ミヌティングのリアルな状況を確認するこずができお䟿利です。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    録画デヌタを貌り付けた様子

テクニック5. ミヌティング䞭に決たったタスクを管理する

ミヌティングの議論䞭にタスクが決たるこずもしばしばありたすね。そんな時、議事録ペヌゞにメモを残しおおくだけだず埌で忘れおしたう可胜性がありたす。

タスクをデヌタベヌスに保存しお、埌から確認しやすい仕組みを䜜りたしょう。たず、タスク管理甚のデヌタベヌスを䜜成したす。議事録ずのリレヌションを䜜りたす。

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    タスクデヌタベヌスを䜜る

テクニック3の議事録テンプレヌトを䜜成する際、デヌタベヌスにテンプレヌト自身のフィルタヌをかけた状態にしおおきたしょう。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    関連ミヌティングにテンプレヌト自身を指定する

そうするこずで、議事録内で新たなタスクを䜜成するず、議事録ず玐づけた状態でタスクを蚭定するこずができたす。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    議事録ペヌゞでタスクを新芏䜜成するず、自動的に関連ミヌティングがセットされる

タスクをデヌタベヌスで管理するこずで、自分のタスクを締め切りが近い順に䞊べるなど、ミヌティングで決たったこずを埌から確認しやすくなりたす。耇数のミヌティングで決たったタスクをたずめお可芖化できたす。

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第20回

    自分のタスクを締め切り順に䞊べた様子

いかがでしたか。Notionで議事録を䞊手く管理しお、ミヌティングをさらに有意矩なものにしおいきたしょう。