Notionをチームに浸透させるテクニック7選

Notionをチームや会社全体で活用すると、ナレッジが蓄積され、透明性が高まり、チーム内やチームを超えたコラボレーションも実現できるようになります。→過去の回はこちらを参照。

ただ、残念ながらNotionを導入しただけでいきなり上手く活用できるわけではありません。Notionをチームに浸透させるべく、日々あらゆる企業でさまざまな工夫を凝らしています。筆者も会社にNotionを浸透させるために試行錯誤してきました。

今回は、Notionをチームに上手く浸透させるためのテクニックを7つご紹介します。

テクニック1. 導入の意図を伝える

• Notionを導入する意図を伝える

なぜNotionを導入するのか、意図をしっかりと伝えましょう。どういう活用方法を想定しているのか、それによってどんな効果を期待しているのか。

今までのチームの課題をNotionによってどう解決したいのかを伝えると、納得感を得られます。もし他のツールからNotionに移行する場合には、既存のツールとの違いについても説明するとよいでしょう。

新しいツールの導入にはどうしても心理的な抵抗が付きものです。「あのツールでやっていたことをNotionでどうやって実現するのか？」という疑問をあらかじめ解消できると、抵抗感を弱めることができます。

テクニック2. 社内研修を実施する

• 社内研修でNotionを操作している様子を見せる

Notionをどのように使うのか、社内で研修を実施してレクチャーしましょう。筆者は下記の内容で社内研修を実施しています。

• Notionとは何か
• ブロックについて
• ページについて
• データベースについて
• 活用事例紹介

Notionを実際に触っている様子を見ると理解しやすいため、画面を映しながら操作している様子を共有するようにしています。

テクニック3. 運用ルールをまとめたページを作る

• チームのNotion運用ルールをまとめる

Notionは自由に使える点がメリットであり、同時にデメリットでもあります。チームでNotionを使う際、自由過ぎるがゆえにどこに何を書けばよいかわからなくなることがあります。

チームのNotion運用ルールをまとめたページを作っておくと便利です。ページ階層のルールやアイコン設定のルールなど、チーム独自の決まりを作るとよいでしょう。

運用ルールとして一定の制約を設けることで、チームメンバーは迷わず操作できるようになり、ワークスペース全体に統一感が出るでしょう。

テクニック4. 権限を設定する

• 編集できる権限をコントロールする

ルールを決めたとしても、チームメンバー全員がすべてのルールを暗記できるわけではありません。

権限を上手く設定することで、誤操作を防いだり、チームメンバーの「壊すのが怖いからページを開きたくない」という心理的ハードルを解消したりことができます。

社内規定などの誤って編集されると困るページについては、編集できる権限を一部の人に限定するとよいでしょう。

ワークスペース全員を「読み取り権限」に設定し、必要な人だけに「フルアクセス権限」を付与しましょう。

また、わざわざ権限設定するほどでもないが基本的に編集する必要がないページについては、ページロック機能を活用しましょう。

テクニック5. 気軽に見てもらうページを用意する

• 写真置き場などの気軽に見てもらえるページを用意する

まずは実際にNotionを開いて触ってみる機会を提供すると、「Notionってこんな感じなんだな」とチームメンバーの理解が深まります。

そのために、いきなり業務の重要なページを用意するのではなく、まずは気軽に見てもらうためのページを用意するとよいでしょう。

例えば「写真置き場」「お知らせ一覧」「社内報」などのページを用意すると、チームメンバーはページを見ながらNotionの操作に慣れていくことができます。

テクニック6. 気軽に書き込めるページを用意する

• 日記データベースで書き込む練習をする

チームメンバーが気軽に書き込めるページを用意するとさらによいでしょう。

テキスト装飾、データベースのプロパティ設定やテンプレート機能などを覚える良い機会となります。

例えば、「日記データベース」を作って自由に日記を書いてもらったり、「推薦図書一覧」を作って本の感想を書いてもらったりするとよいでしょう。

以前の記事でご紹介した「社員一覧データベース」を作ると、メンバーそれぞれのページに自己紹介を書き込んでもらうことができます。

テクニック7. 定期的にパトロールをする

• 不要なページやプロパティを定期的にメンテナンスする

どんなに使い方をレクチャーしても、想定外のできごとは起こるものです。不要なページが作られたり、よくわからないプロパティが追加されたり…。

定期的にワークスペース内のページをパトロールして、メンテナンスしていきましょう。もし意図がわからない操作が行われた場合には、なぜそうしたのかヒアリングすることで根本的な課題を見つけることも大切です。

根気強く改善していくことで、ワークスペース全体が使いやすく親しみやすい形に一歩ずつ近づいていきます。

いかがでしたか。いろいろな工夫を凝らしながら、Notionがチームに上手く活用されるようにサポートしていきましょう。