Excelデータ分析の基本ワザ (48) ピボットテーブルの基本的な使い方

今回は、「ピボットテーブル」と呼ばれる機能の基本的な使い方を紹介していこう。データを色々な角度から分析できるツールとして、それなりに知名度のある機能であるが、実際に活用している方はさほど多くないようだ。この機会に、その便利さだけでも実感していただければ幸いだ。

ピボットテーブルの起動

今回は、以下の図のように「リスト形式」にまとめられた表を使って、ピボットテーブルの使い方を紹介していこう。このデータは、あるTシャツ屋さんの過去の販売実績をまとめた表となる。

リスト形式にまとめられた表

なお、ピボットテーブルの基となる表が「クロス集計表」になっていた場合は、あらかじめ「リスト形式の表」に変換しておくのが基本である。その手順を前回の連載で詳しく解説しているので、あわせて参照しておくとよいだろう。

ピボットテーブルを使用するときは、表内のセルを1つだけ選択し、「挿入」タブにある「ピボットテーブル」をクリックする。

ピボットテーブルの起動

すると、以下の図のような設定画面が表示される。ここでは、基データとなる「セル範囲」とピボットテーブルの「挿入先」を指定する。通常は「表全体のセル範囲」が自動的に指定されるので、特に理由がない限り、範囲を指定しなおす必要はない。挿入先も「新規ワークシート」のままで構わないだろう。

セル範囲と挿入先の指定

「OK」ボタンをクリックすると、新しいワークシートが追加され、そこにピボットテーブルが挿入される。ただし、最初はフィールドを配置していないので、空白のピボットテーブルが表示されるだけである。

ピボットテーブルのワークシート

フィールドの配置

ピボットテーブルを使うと、好きな項目（フィールド）を行／列に配置したクロス集計表を簡単に作成できる。続いては、フィールドの配置方法を解説していこう。

まずは、「値」の部分に「集計するフィールド」を指定する。ここには「数値データが入力されている列」を指定するのが基本だ。今回の例では「販売数」のフィールドが「集計するフィールド」に該当する。よって、「販売数」のフィールドを「値」のボックス内へドラッグ＆ドロップする。

「値」に配置するフィールドの指定

次は、「行」や「列」に配置するフィールドを指定する。ここには「分類項目が並んでいる列」を指定すればよい。たとえば、「行」に「色」のフィールドを指定すると、以下の図のようなピボットテーブルが作成される。

「行」に配置するフィールドの指定

作成されたピボットテーブル

この結果を見ることで、「各色のTシャツをそれぞれ何枚ずつ販売したか？」を手軽に集計することができる。もちろん、「列」にフィールドを配置することも可能だ。今度は、「列」に「店舗」のフィールドを配置してみよう。

「列」に配置するフィールドの指定

すると、ピボットテーブルが以下の図のように変化する。これで「色」×「店舗」のクロス集計表を作成できたことになる。つまり、「色」と「店舗」の関係性を把握しやすい表に加工できた訳だ。

「色」×「店舗」のクロス集計表

「行」や「列」に配置したフィールドは、いつでも好きなときに入れ替えることが可能である。たとえば、「色」のフィールドを「行」のボックス外へドラッグ＆ドロップして解除し、代わりに「Size」のフィールを指定すると、ピボットテーブルは以下の図のように変化する。

「Size」×「店舗」のクロス集計表

今度は、「Size」と「店舗」のクロス集計表を作成できたことになる。このように、ドラッグ＆ドロップ操作で「行」や「列」に配置するフィールドを自由に変更できるのがピボットテーブルの利点となる。「データを色々な角度から分析できる」ということが実感できるだろう。もちろん、「値」（集計するデータ）のフィールドを変更することも可能だ。