これたで、本連茉ではWordの知識に぀いお色々ず玹介しおきたが、最埌に、Word文曞をPDFに倉換する方法に぀いお詳しく解説しおおこう。倚くの方にずっお、PDFの䜜成は「必須の機胜」ずいえるので、よく䜿い方を芚えおおく必芁がある。

PDFの䜜成手順

Wordはビゞネスに必須のアプリケヌションずなっおいるため、「Word文曞を閲芧できるのは圓たり前」ずいっおも過蚀ではないかもしれない。しかし、状況によっおは「Word圢匏の文曞では困る・・・」ずいう堎合もある。

たずえば、スマヌトフォンやタブレットでWord文曞を閲芧するには、「Office Mobile」や閲芧甚のアプリなどが必芁になる。Webで文曞を配垃するずきも、Word圢匏がベストな遞択になるずは限らない。このような堎合に備えお、Word文曞をPDFに倉換する方法を芚えおおくずよい。

たずは、「Word文曞」を「PDF」に倉換するずきの操䜜手順から解説しおいこう。ずいっおも、この操䜜は特に難しいものではない。以䞋の手順で操䜜を進めおいくだけで、誰でも簡単にPDFを䜜成するこずが可胜だ。

1PDF化するWord文曞を開き、「ファむル」タブを遞択する。

  • 「ファむル」タブの遞択

2「名前を付けお保存」を遞択し、保存先を指定する。

  • 名前ず付けお保存

3文曞をファむルに保存するためのダむアログが衚瀺されるので、「ファむルの皮類」を「PDF」に倉曎する。

  • ファむルの皮類の指定

4「PDF」を遞択するず、「最適化」ずいう蚭定項目が衚瀺される。ここでは、以䞋に瀺した基準で「暙準」たたは「最小サむズ」を遞択すればよい。

　　暙準・・・・・・文曞内に配眮した「画像の品質」を優先したい堎合
　　最小サむズ・・・PDFの「ファむル容量」をなるべく小さくしたい堎合

  • 最適化の指定

5保存先フォルダヌずファむル名を確認し、「保存」ボタンをクリックする。

6Adobe Acrobat ReaderなどのアプリPDFビュヌワヌが起動し、PDF化された文曞が衚瀺される。文曞の内容をひずずおり確認できたら、このアプリを終了する。

  • PDFに倉換された文曞

7保存先に指定したフォルダヌを開くず、PDFファむルが䜜成されおいるのを確認できる。

  • PDFファむルの確認

以䞊が、「Word文曞」を「PDF」に倉換するずきの基本的な操䜜手順ずなる。なお、ここでは「PDFに倉換」ず衚珟しおいるが、この䜜業により元のWord文曞が削陀される蚳ではない。厳密には、「Word文曞」をもずに「新しいPDF」を䜜成する、ずいう䜜業になる。初心者の方は勘違いしないように泚意しおいただきたい。

PDF䜜成時のオプション蚭定

このように、PDFの䜜成そのものは簡単な操䜜で実珟できる。すでに利甚した経隓がある方も沢山いるだろう。

ただし、「カスタマむズした圢でPDFを䜜成したい」ずなるず、PDFのオプションに関する知識が求められる。たずは、オプション画面を開く方法から玹介しおいこう。PDFずしお保存する際に「オプション」ボタンをクリックするず、以䞋のようなオプション画面が衚瀺される。

  • オプション蚭定画面の呌び出し

  • PDFのオプション蚭定

ここで各皮蚭定を倉曎しおからPDFを䜜成するこずも可胜だ。それぞれの蚭定項目に぀いお詳しく解説しおいこう。

文曞党䜓ではなく、䞀郚のペヌゞだけをPDF化したい堎合は、あらかじめ「ペヌゞ範囲」のオプションを指定しおおく必芁がある。たずえば、文曞の38ペヌゞ目だけを抜き出しおPDF化するずきは、以䞋の図のように蚭定を倉曎しおからPDFの保存を実行する。

  • ペヌゞ範囲の指定

䜕ペヌゞに及ぶ長い文曞では、「しおり」を付加しおおくのも効果的だ。この堎合は、「次を䜿甚しおブックマヌクを䜜成」をONにし、「芋出し」を遞択する。するず、䜿い勝手のよいPDFを䜜成できる。

  • ブックマヌクしおりの䜜成

PDFの「しおり」機胜は、PDFを閲芧するずきに目次代わりに掻甚できるものだ。Adobe Acrobat ReaderでPDFを閲芧する堎合、以䞋の図に瀺したアむコンをクリックするず「しおり」が䞀芧衚瀺され、目的のペヌゞぞ即座に移動できるようになる。

  • 「しおり」を䜿ったペヌゞ移動

ただし、この機胜を利甚するには、芋出しの段萜に「アりトラむン レベル」を指定しおおく必芁がある。アりトラむン レベルに぀いおは、本連茉の第25回で詳しく解説しおいるので、よくわからない方はあわせお参照しおおくずよいだろう。

PDFを䜜成するずきは、䞀緒に保存される情報にも泚意しなければならない。通垞の方法でWord文曞からPDFを䜜成するず、䜜成者などの情報も蚘録されおしたう。これらの情報は、Adobe Acrobat Readerで「ファむル」「プロパティ」を遞択するず確認できる。

  • PDFのプロパティ

䌚瀟の文曞ずしおWebに公開する堎合など、こういった個人名の情報が残っおいるず困る堎合もあるだろう。このような堎合は「ドキュメントのプロパティ」をOFFにしおからPDFを䜜成するず、関連情報を削陀したPDFを䜜成できる。

  • 情報を残さない堎合の蚭定

そのほか、PDFのオプションには、以䞋のような蚭定項目も甚意されおいる。これらは必芁に応じおチェックのONOFFを切り替えるずよい。

  • PDFのオプション

PDF/A準拠

この項目をONにするず、文曞の長期保存を目的ずしたPDFPDF/Aに準拠したPDFが䜜成される。すべおのフォントを埋め蟌む圢でPDFを䜜成したいずきも、この項目をONにするずよい。ただし、「透明凊理を斜した画像が正しく衚瀺されない」などの䞍具合が生じる可胜性があるこずに泚意しなければならい。

PDFに埋め蟌たれおいるフォントは、Adobe Acrobat Readerで「ファむル」「プロパティ」を遞択し、「フォント」タブを遞択するず確認できる。「埋め蟌みサブセット」ず衚瀺されおいるフォントは、PDFに埋め蟌たれおいるフォントずなるため、フォントの有無にかかわらず正しい字䜓が再珟される。䞀方、「埋め蟌みサブセット」ず衚瀺されおいないフォントは、他のフォントに眮き換えられお衚瀺される恐れがある。

  • 埋め蟌たれおいるフォントの確認

画質に察応した最適化

この項目をONにするず、「暙準」よりもさらに高い画質で画像を保存するこずが可胜ずなる。そのぶん、PDFのファむル容量も倧きくなる。印刷所にデヌタを枡しお印刷する堎合など、「ファむル容量」よりも「画質」を重芖する堎合にチェックするずよい。

フォントの埋め蟌みが䞍可胜な堎合はテキストをビットマップに倉換する

PDFにフォントを埋め蟌めない堎合の代替凊眮ずしお、文字の字圢をビットマップに倉換しお蚘録する。なお、「PDF/A準拠」をONにするず、この蚭定項目は遞択䞍可になる。

ドキュメントをパスワヌドで暗号化する

パスワヌドを知っおいる人だけがPDFを閲芧できるようにするオプション蚭定。この項目をONにしおから「保存」ボタンをクリックするず、パスワヌドを指定する画面が衚瀺される。

  • パスワヌドの指定画面

この画面に入力した文字列が、PDFの閲芧に必芁なパスワヌドずなる。632文字の範囲内で奜きな文字列をパスワヌドずしお指定すればよい。ただし、ここで指定したパスワヌドを忘れおしたうずPDFを開けなくなるこずに泚意するこず。

このようにWordには、PDF䜜成に関するいく぀かのオプションも甚意されおいる。PDFを積極的に掻甚しおいきたい方は、これらのオプション内容に぀いおも、いちど確認しおおく必芁があるだろう。