図表番号の基本的な使い方を知る

Wordで、画像やグラフの下に「図XX 説明文」といった形でキャプションを付けたいときに活用できるのが、「図表番号」という機能だ。ただし、この機能を使いこなすには、ある程度の慣れが求められる。そこで、まずは「図表番号」の基本的な使い方から紹介しよう。

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  図表番号の基本的な使い方

図表番号の挿入

それでは、具体的な例を示しながら「図表番号」の使い方を紹介していこう。まずは、初期設定である「行内」のレイアウトで画像を貼り付けたときの挙動について解説する。なお、今回の例では「中央揃え」を指定することにより、画像を文書の左右中央に配置している。

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  「行内」のレイアウトで配置した画像

この画像に図表番号を追加してみよう。画像をクリックして選択し、「参考資料」タブにある「図表番号の挿入」をクリックする。

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  図表番号を挿入する操作(1)

以下の図のようなダイアログが表示されるので、最初に「ラベル」を選択する。画像は「図XX」という形でキャプションを示すのが一般的なので、一覧から「図」を選択する。なお、適切なラベルが見つからない場合は「ラベル名」ボタンをクリックして、オリジナルのラベルを作成できる。

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  図表番号を挿入する操作(2)

ラベルを選択できたら、画像の下に記載する文字(キャプション)を入力し、「OK」ボタンをクリックする。

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  図表番号を挿入する操作(3)

以上で「図表番号」の挿入は完了。画像のすぐ下の行に「図1」としてキャプションが入力される。今回の例のように画像を「中央揃え」で配置していた場合は、図表番号にも「中央揃え」の書式が自動指定される。

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  挿入された図表番号

同様の手順で以降の画像にも「図表番号」を追加していくと、以下の図のようになる。図1、図2、図3、……という具合に、連番形式のキャプションを手軽に増やせるのを確認できるだろう。

こういったキャプションを普通に手入力で作成しても構わないが、「図表番号」を利用したほうが連番の管理が楽になる。続いては、途中に画像を追加/削除したときの操作手順について解説していこう。

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  次の画像に図表番号を挿入した様子

図表番号の更新(フィールド更新)

ひととおり画像を配置した後に、画像の追加や削除といった修正を行うケースもあるだろう。この場合、画像の増減にあわせて「図XX」の番号を修正していく必要がある。こういった状況で威力を発揮するのが「図表番号」で作成したキャプションだ。

具体的な例を見ながら解説していく。たとえば、以下の図に示した文書において、「図3」の画像とキャプションを削除するとしよう。

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  画像と図表番号の削除

結果は以下の図のとおり。「図3」が削除されたので、もともと「図4」と記されていたキャプションを「図3」に修正しなければならない。もちろん、以降の画像についても「図5」→「図4」などの修正作業が発生することになる。

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  画像と図表番号を削除した様子

「図表番号」を使ってキャプションを作成した場合は、この修正作業を一瞬で完了できる。番号を自動修正するときは、「Ctrl」＋「A」キーを押して全テキストを選択し、右クリックメニューから「フィールド更新」を選択すればよい。

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  フィールド更新の実行

文書内に「目次」が作成されていた場合は、目次の更新についての確認画面が表示される。目次の更新方法を選択して「OK」ボタンをクリックする。

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  目次の更新の確認

「図XX」の番号が先頭から順番に振りなおされ、正しい番号に自動修正される。各番号をひとつずつ自分の手で修正していく必要はない。

このように、画像の増減にも手軽に対応できるのが「図表番号」を利用するメリットのひとつといえる。番号を管理する手間を大幅に軽減できるので、ぜひ使い方を覚えておくとよい。

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  更新された図表番号

「行内」以外のレイアウトで画像を配置した場合

続いては、画像を「行内」以外のレイアウトで配置したときの挙動について触れておこう。以下の図は、「四角形」のレイアウトで画像を配置した文書の例だ。

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  「四角形」のレイアウトで配置した画像

こういった自由配置の画像にも「図表番号」を利用できる。操作手順は先ほどと同じ。画像を選択し、「参考資料」タブにある「図表番号の挿入」をクリックする。続いて、ラベルの種類を選択し、画像の下に記載する文字(キャプション)を入力する。

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  図表番号を挿入する操作

「OK」ボタンをクリックすると、画像のすぐ下にテキストボックスが自動作成され、そこに「図表番号」が配置される。

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  テキストボックスで作成された図表番号

このように画像のレイアウトが「行内」以外であった場合は、テキストボックスで図表番号が配置される。「行内」の場合とは動作が大きく異なることを覚えておこう。

また、「画像」と「テキストボックス」がグループ化されていないことにも注意する必要がある。このため、画像の位置を移動すると、キャプションだけが取り残される形になってしまう。

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  画像を移動した様子

画像を移動するときは、テキストボックスも同時に選択してから移動を開始するか、もしくは事前にグループ化を施しておく必要がある。

画像を横並びで配置した場合の挙動

話を「行内」のレイアウトに戻して、今度は「横並び」で画像を配置したときの挙動について解説していこう。以下の図は、ふたつの画像を「行内」のレイアウトで配置し、その間全角スペースを挿入して間隔を確保した例だ。この段落の配置には「中央揃え」を指定してある。

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  「行内」のレイアウトで配置した画像

このように画像を横に並べて配置するケースもあるだろう。この場合も「図表番号」を利用できるが、その結果は想定外のものになってしまう。実際に試してみよう。

左側の画像を選択して「図表番号の挿入」をクリックする。続いて、ラベルの種類を選択し、画像の下に記載する文字(キャプション)を入力する。

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  図表番号の挿入(左側の画像)

「OK」ボタンをクリックすると、画像の直後で自動的に改行され、その下の行に「図表番号」が挿入される。「ふたつの全角スペース」と「もともと右側にあった画像」は、その次の行へ移動されることになる。

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  挿入された図表番号(左側の画像)

念のため、次の画像にも「図表番号」を挿入した例を紹介しておこう。こちらも画像のすぐ下の行に「図表番号」が挿入される。

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  挿入された図表番号(もともと右側にあった画像)

このように「横並び」で配置した画像に図表番号を挿入すると、配置が勝手に「縦並び」に変更されてしまう。とはいえ、紙面を間延びさせないように、横並びで画像を配置したいケースもあるだろう。

そこで次回は、画像を「横並び」で配置するときの対処方法と、図表番号の文字の書式をカスタマイズする方法を紹介しよう。